設備採購管理信息化應用分析論文

1採購管理信息化的思考與探索

以前的勘測設計院大都變為工程公司，面向以EPC為主的工程總承包，企業也以項目管理為核心來運作，而在EPC工程總承包中採購顯得尤為重要。在企業生產和銷售規模維持不變的情況下，如何為工程總承包項目提供質優價廉的設備和材料，成為企業利潤新的增長點。

1.1目前採購存在的一些主要問題

（1）合同管理手段落後。合同審批手續繁雜、緩慢；合同履行中沒有有效的統計和分析工具，對採購過程中的採購數據無法建立業務分析系統，來向決策者提供有價值的信息數據；各個項目的採購信息也無法有效同步共享。（2）監製環節難以全面覆蓋。監製環節涵蓋貨物的製造工藝、人員以及設備的審查，製造過程中進度和質量的監管，後續的包裝和儲運等各個方面。目前的採購管理手段無法全程覆蓋，對於進度和質量仍難以建立信息預警體系，實現實時監控。（3）異地辦公難度大。項目管理人員經常出差是常態，很多業務管理需要通過審批來走完流程，由於沒有充分利用互聯網+的技術或者APP，導致很多業務不能按時進行和完成，出現效率低下的現象。（4）供應商管理欠完善。從供應商准入、選擇、維護、再評價，沒有建立一套有效可行的動態監管機制，供應商的分類管理、動態更新未能充分發揮各自的'優勢來實現戰略合作以達到降低生產成本的目的，不完善的供應商分級管理以及再評價制度會給企業帶來風險。（5）物流管理智能化、標準化等方面有待提高。在內陸運輸、倉儲、海運、貨運單據等環節沒有充分的標準化和網絡化，降低了物流作業的效率；物流管理智能化程度不高，相關信息也無法實時採集與追蹤，過程的監控難免受到影響。

1.2採購管理信息化

（1）採購管理的標準化、流程化。數據層面的集成完全基於流程層面的集成，而流程層面的集成則會受管理系統和管理程序等因素的影響。這就需要重新梳理和完善採購管理的工作程序，規範部門的採購流程和運作方式。只有這樣，部門內部、部門之間的信息互通才能順暢，在此基礎上才能將採購管理過程的要素數據化進而信息化。（2）採購管理的數據化。將採購管理的一切要素進行數據化，貫穿整個採購的全過程。從採購策劃開始，對供應商管理、採買、合同管理、監製、物流、入庫、收尾各個環節進行數據的採集、存儲、關聯、統計、分析。針對不同環節，對數據進行具體的分析來形成符合要求的各類圖表，實現全過程在線監管，同時建立供應商、產品、服務等方面數據庫，為本部門或其他相關部門提供數據的實時支持服務。（3）採購管理的一體化。在採購數據化的基礎上，將採購申請、招採、合同、支付、驗收、入庫、結算等環節的數據建立信息的一致性，實現部門內部、部門之間的協同合作和風險預警。物流、資金流、信息流“三流”應無縫鏈接和無礙流動，真正實現三位一體，以達到降本增效、提升管理水平的效果。（4）採購管理的移動化。利用移動互聯網技術，藉助智能移動終端設備，實現通過手機等移動終端對採購管理的諸多業務進行移動管理。採購工程師可以通過手機APP在招採、流程審批、報表查詢、信息維護、進度和質量監控、工作交流、文檔共享等方面進行移動辦公，採購工作不再受到時間、地點等限制。供應商也可以通過手機APP上報進度情況、反饋質量問題、提交運輸存儲數據、交流日常工作情況。（5）採購管理的智能化。物流網、地理信息系統、商業智能等先進信息技術在管理信息系統中得到了廣泛應用，為信息採集、綜合決策等工作開展提供了支持。建立貨物信息採集系統、條碼自動識別系統、貨物自動跟蹤系統等，可以方便物流信息的實時採集與追蹤，提高整個物流過程的管理和監控水平，實現物流過程智能化、透明化。

2採購管理信息化的應用

結合以前項目採購管理的經驗和模式，基於項目採購管理信息化的新要求，對採購管理流程進行了重新梳理和完善，採購管理業務流程如圖1所示。

2.1基於設備清單的項目採購計劃

在前期策劃中，基於設計部門提交的初步設計的設備清單，按照項目的總體計劃制定採購計劃，從設備清單中選擇具體的設備明細數據歸入到採購計劃包中。隨後的催交計劃和檢驗計劃以此為依據，將採購計劃中的設備明細級數據帶入這些計劃中，並將採購計劃中相關步驟進行細化。

2.2大數據概念貫穿採購業務全過程

在供應商管理模塊中，通過申請、准入和考評，記錄並保存了供應商的大量信息，這些信息中包含准入名錄、產品信息、資質、業績、產品認證、服務關係狀態、考評等級等，對這些信息進行檢索和分析。（1）在採買管理模塊中，通過招標和非招標的方式確定最終供應商，對於所採購的設備按照各種特徵值的設置將設備的價格信息進行記錄，並同步至價格信息系統。同時通過分類、篩選等方式建立相應設備的備件庫。（2）在合同管理模塊中，合同評審和簽訂後建立完整的合同台賬，監控合同的履行情況，按照嚴格的流程完成合同支付，通過數據的歸集將費用資源加載到P6中，同時藉助數據接口為採購業務與財務子系統的緊密結合提供必要的支撐。（3）在監製模塊中，設備級進度台賬和檢驗台賬的建立有助於實時監管的更精細化。在進度控制方面，藉助不同的接口可以多方位獲得實時的進度數據，通過分析和統計將進度資源加載到P6中；在質量控制方面，同樣可以多方位獲取質量問題信息，通過分類和統計反饋的質量問題。（4）在物流模塊中，設備清單是最基礎的數據，在此基礎上建立貨物發運批次和貨運清單，將這些貨物數據歸集形成貨運單據，供出入庫、報關、海運等環節使用。

2.3辦公移動化

通過APP可以查看各類待辦工作，查看各類採購統計數據，辦理責權範圍內的審批，實現在線審批，實時查詢。同時接受郵件並查閲附件，在線瀏覽。監製工程師也可以通過手機終端進行進度實報，並將質量問題及時反饋，上載監製過程中的照片、視頻等資料。對供應商留有入口，供應商可以通過手機終端參與招投標過程，在線報價，查詢中標信息等，也可以上報實際的製造進度和相關的支撐資料。

2.4物流管理智能化

在發運前，供應商通過授權入口將貨物數據錄入物流管理模塊來完成貨物數據的採集，為後續的查詢、貨運單據編制等工作提供數據支撐。藉助條碼系統在運輸的重要節點進行物流信息的實時採集與追蹤，在項目現場根據倉儲計劃為存儲、出入庫等提供快速和便利的手段。同樣業主也可以在授權範圍內實時查詢和了解貨物狀況。

3結語

通過採購管理信息化的建設，重新梳理、完善並固化了採購管理流程，在傳統的採購管理模式上進行了有效的創新，數據取代了經驗，連續取代了離散，高效取代了人工。採購管理信息化使採購信息得到充分的共享，部門內部、部門之間、供應商和業主在授權範圍內可以自由使用這些數據，為決策者提供了數據支持。採購管理信息化對供應商、採購業務全過程進行了有效的監控，提升了風險管控能力，強化了採購管理力度。總之，藉助採購管理信息化的建設，達到了精細化管理、降本增效、提升核心競爭力的目的。