2015商務文書寫作基礎知識

為了更有效地學習並運用有關商務文書寫作的方法和技巧，讓我們首先了解一下商務文書寫作的基本內容。

(一)商務文書的分類

在實際工作中，大家可能會遇到形形色色、各種各樣的商務文書，根據其形式和內容用途可以大致將其劃分為以下的類型：

1. 按形式來劃分

以形式作為劃分標準，商務文書可以大致分為以下兩類：

固定格式的商務文書

常見的固定格式的商務文書主要有：商務合同、邀請信、通知、請示以及批覆。相比較而言，這類商務文書的格式是有比較規範的要求的。

非固定格式的商務文書

而所謂非固定格式的商務文書，在日常工作中則往往應用得更為廣泛，其中最為大家所熟悉的就是隨着計算機和網絡一起興起的電子郵件。

2. 按內容用途來劃分

以內容以及用途作為劃分標準，商務文書則又可以分為以下兩類：

通用的商務文書

常見的通用商務文書主要有：通知、會議紀要、請示、批覆、總結、備忘錄以及報告等。由於相對於禮儀性商務文書而言，這些文體使用得更為頻繁，所以在課程後面的內容中將對它們的寫作方法進行專門的討論。

禮儀性的商務文書

而所謂禮儀性的商務文書，則主要是指賀信、賀電、邀請書、請柬以及慰問信。

(二)商務文書寫作的作用

正如前文所提到的，商務文書寫作是很多人工作的一部分;而每個人工作首先都是有私心的`，即工作首先是為了生存而不是為了做出貢獻，然後再將私心通過公心來實現——公司或單位好，個人才可以好。因此，商務文書寫作對於更好地完成大家的工作是非常重要的。

《福布斯》雜誌的創始人——馬爾克姆·福布斯曾經説“一封好的商務信函，可以讓你得到一次面試的機會，幫助你擺脱困境，或者為你帶來財富”。也就是説，寫好商務文書在一定程度上能夠給大家帶來很大的經濟利益。

【案例1】

單向溝通的表現

日常工作生活中有很多陷入單向溝通的例子，比如説短信。在一般情況下，無論對方是否想接收短信，只要手機開着他就會收到，並且往往根據他自己當時的心情去詮釋短信的內容。而發送人的心情則通常難以得到傳遞，由此而引發不必要的誤會和誤解。

(三)學習商務文書寫作的關鍵

商務文書寫作的核心內容包括以下幾個部分，這些內容也就是本課程的主要構成：

商務文書的寫作步驟以及相應的重點;

商務文書的寫作技巧;

商務文書寫作的注意事項;

商務文書寫作應掌握的範例。

(四)商務文書寫作的特點與要素

1. 商務文書寫作的特點。提煉出商務文書以下的特點：

簡明

正所謂“句中無餘字，篇內無贅語”，“簡明”是商務文書首要特點。

準確

而所謂“準確”，就是要求商務文書要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“關門閉户掩柴飛”這樣的表達一樣將同樣一個意思重複三次。在意思清楚的前提下，商務文書寫作應追求儘量用一段話、一句話甚至是一個詞將核心意思表達出來。

樸實

所謂“樸實”，就是指在商務文書寫作中不要去刻意地堆砌辭藻，一代文豪白居易尚且不這樣做，我們就更不必在這個方面顯示自己的實力和水平了。

莊重

所謂“莊重”，是指在商務文書中對整體風格的把握不要過於詼諧幽默，太多的玩笑會極大地影響文書的嚴肅性。

規範

商務文書寫作在很多方面還具有規範性強的特點，其中標點符號的規範性就尤為重要，但是卻往往被大家所忽視。

2. 商務文書寫作的要素

商務文書寫作有以下四個要素：

主旨

所謂“主旨”，就是指商務文書的中心思想，即作者所要表達的意思。就是應該對方看到該商務文書後產生作者所希望的感受和行動。在主旨方面，應該遵循“正確、務實、集中、鮮明”的原則。

材料

好的商務文書不是一蹴而就，需要圍繞作者的主旨來收集很多相關方面的素材。在材料方面，應該遵循“收集要多、選擇要嚴、使用要巧”的原則。

結構

好的商務文書還應該具有良好的結構，否則會導致在不應該浪費筆墨的地方花費很多不必要的時間，而需要去強調的內容則被相應的弱化。在結構方面，可以選擇“篇段合一式、分層表達式、分條列項式”等方式。

語言

如果説主旨、材料以及結構構成了商務文書的骨骼，那麼在其中行文的語言就是對其進行填充和豐富的血肉。在語言方面，應該做到“風格平直樸實莊重、表達規範準確簡練”，最低要求也必須進行拼寫檢查以保證用詞的準確。