2015企業公文寫作基礎知識

企業公文是在生產經營和行政管理等過程中形成的具有強制執行效力和規範體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，貫徹落實企業戰略部署、經營方針，發佈規章制度，施行行政措施，請示和答覆問題，指導、佈置和商洽工作，報告情況和進行經營活動等的重要工具和歷史資料。

一、 公文種類

公文種類主要分為：決定、通知、通報、通告、報告、指示、請示、批覆、意見、公函、會議紀要等種類。

(一)決定 適用於對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員。

(二)通知 適用於批轉所屬部門/公司的公文，轉發上級主管部門和不相隸屬單位公文;發佈規章制度;要求所屬部門/公司辦理和需要周知或共同執行的事項;任免幹部等。

(三)通報 適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

(四)通告 適用兩個方面：一是公佈應當遵守的事項，其內容帶有明顯的法制性、規定性，有關單位和個人都必須嚴格執行;二是公佈應知的事項，其內容只有告知性。

(五)報告 適用於向上級主管部門彙報工作、反映情況、提出意見或建議，答覆上級機關的詢問。

(六)指示 適用於對下級佈置重要工作，同時要闡明工作活動的原則時。

(七)請示 適用於向上級主管部門請求指示、批准。

(八)批覆 適用於答覆所屬部門/公司、羣眾組織請示事項。

(九)意見 適用於對重要問題提出意見和處理辦法。

(十)公函 適用於不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答覆某一事項或某些業務性、臨時性的`問題等。

(十一)會議紀要 適用於記載、傳達會議情況和議定事項。

二、公文格式

公文一般由祕密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件説明、成文日期、印章、附註、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

(一)涉祕公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密” 級公文還應當標明份數序號。

(二)緊急公文應當根據緊急程序分別標明“特急”、“急件”。

(三)發文機關標識應當使用發文機關全稱或者規範化簡稱;聯合行文，主辦機關排列在前。

(四)發文字號應當包括機關代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦機關發文字號。

(五)上行文應當註明簽發人、會籤人姓名。其中，“請示”應當在附註處註明聯繫人的姓名和電話。

(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容並標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

(七)主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。

(八)公文如有附件，應當註明附件順序和名稱。

(九)公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章;聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。

(十)成文日期要用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“O”。成文時間以領導人簽發的時期為準;聯合行文，以最後簽發單位領導人的簽發時期為準;幹部任免以會議通過日期為準。

(十一)公文如有附註(需要説明的其他事項)，應當加括號標註。

(十二)公文應當根據內容標註主題詞，主題詞應控制在5個詞組之內。

(十三)抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。

(十四)文字從左至右橫寫、橫排。公文用紙一般採用國際標準A4型 (210mm×297mm)，左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

三、行文要求

(一)行文應當注重必要性和實效性，堅持少而精的原則。

(二)行文關係根據職權範圍、隸屬關係確定，一般不得越級請示或報告。

(三)“請示”應當一文一事，只寫一個主送單位。如需要同時送其他單位，應用抄送形式，原則上不得同時抄送下屬單位。

(四)報告不得夾帶請示事項。

(五)主送上級主管單位的公文，用“請示”或“報告”;向無隸屬關係的有關部門洽談工作、詢問和答覆問題、請求批准等，行文用“函”，只主送一個單位，其他有關單位抄送。

四、草擬公文應注意以下事項

(一)內容要符合國家的法律、法規，符合黨的方針、政策，符合上級主管部門和本企業的有關規定和實際。

(二)情況確實、觀點明確、條理清楚，層次分明，文字精煉，用詞恰當，標點準確，篇幅力求簡短。行文關係恰當，公文格式得當，使用規範化簡稱。

(三)涉及國家祕密和企業祕密事項的公文要依據《中華人民共和國保守國家祕密法》規定，準確劃定密級，按要求明確標明密級及保密期限。

(四)人名、地名、數字、行文要準確。時間應寫具體的年月日。引用公文先引標題，後引發文字號。

(五)行文要使用國家法定計量單位。數字，除成文時間、部分結構層次、序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為語素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。

(六)公文中章節序數的寫法一般按下列順序排列：第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”。

(七)文稿一律用鋼筆、簽字筆書寫或計算機打印稿，原稿一併附後。