城建檔案信息化管理的建議論文

一、城建檔案信息化建設的現狀

（一）城建檔案信息化建設資金受到一定程度的制約，硬件設施方面的投入明顯不足，而城建檔案要實現高效率的信息化管理，先進的硬件設施是必備的保障，例如高配置的電腦、掃描儀、打印機以及複印機等等。此外，城建檔案的外部網絡、內部網絡以及安全防護設施等各個方面的建設也需要相應的資金保障。

（二）城建檔案部門的領導層對於城建檔案信息化管理的重視程度不足，沒有意識到城建檔案信息化建設的必要性、迫切性以及重要性，導致其並沒有將信息化工作提上日程，缺乏與日常城市建設工作的有機整合。

（三）城建檔案信息化建設是一個系統、漫長的工程，建設工作的任務量巨大。通過人工將城建檔案多年來所儲存的海量的音像、照片以及紙質化檔案轉化成為電子文件是一個極為繁雜的工作，需要耗費極大的時間、人力、精力。

（四）城建檔案部門缺乏檔案信息化建設的專業技術人才，既懂檔案管理同時又具備專業的信息技術的綜合型人才極為缺乏。

二、城建檔案信息化管理的措施與建議

（一）注重城建檔案電子文件的收集

在信息化技術的不斷推動下，城建檔案電子文件正在持續增加。由於城建檔案本身具有極強的專業性質，這就對城建檔案電子文件的收集、歸檔提出了較高的要求。所以，必須要建立健全城建檔案電子文件的收集、歸檔體系，進一步規範城建檔案電子文件的收集、歸檔時間、範疇、方法以及標準等各個方面，從而有效提升城建檔案電子文件的歸檔效率。在必要情況下，可以嘗試把城建檔案電子文件的收集、歸檔與員工的績效進行掛鈎。城建檔案機構還應當適當增加相應的人力、物力，加快檔案電子化歸檔的速度，為城建檔案信息化管理奠定紮實的基礎。除此之外，因為城建檔案本身的特殊性質，針對信息資源數據庫的建設應當選擇GIS軟件，通過構建GIS數據庫，便於城建數據資料的檢索、管理以及查詢，同時能夠便於數據資料的進一步加工與提取。信息資料數據庫中存儲的信息主體應當包含城建資料與城建檔案的二次信息與詳細內容，同時還應當與建設項目空間位置信息整合成為一個具有連續性的空間數據庫，城市基本比例尺地形圖應當作為背景數據庫。詳細的數據種類應當囊括地名、環保資料、城市園林綠化、地下綜合管線、市政共用設備、城市勘測、城市建築以及城市規劃等信息資源。

（二）加大城建檔案信息網絡化建設

從原建設部辦公廳正式頒佈《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》以後，我國各個城市的城建檔案部門都開始興建門户網站，使得社會各界都能夠從主頁當中獲取相應的城建信息資源，使得越來越多的城建檔案資源得到了有效的共享。然而，當前主頁當中共享的城建檔案資源仍然是遠遠不夠的，這就需要持續加大城建檔案信息網絡化建設力度，並且要將城建檔案信息化建設歸納到當地政府電子政務建設的整體框架當中，實現電子政務與城建檔案信息化建設共同發展，逐漸達成城建檔案管理與公文管理一體化、規範化、網絡化的目標。必須要主動應用電子政務平台，主動向社會開展城建檔案信息資料網上查詢服務，全方位提升城建檔案資料利用的質量與效率，從而有效滿足社會各界對城建檔案方面的需要。首先，要根據地方政府電子政務建設的實際情況與相應建設規劃，切實推動城建檔案信息化管理與政府電子政務建設共同發展。其次，進一步增加資金投入，切實加大城建檔案信息化管理基礎設施的建設力度，打造優質的城建檔案互聯網平台。最後，不斷建立健全城建檔案信息資源網絡，將社會各界的需求作為城建檔案信息化建設的重要導向，將城建檔案信息資料進行深層次的加工與整合之後，及時在互聯網中進行發佈，使得更多的.檔案信息資料能夠得到社會共享，從而有效促進城建檔案信息化管理工作的有序發展。

（三）建立健全城建檔案保密體系

城建檔案傳統的紙質管理模式，能夠方便檔案管理人員進行相應的收集、登記、查詢、保存以及轉移，而城建檔案在實施信息化管理以後，因為互聯網本身所具有的高風險，保密工作就變得越來越重要。我們可以參考發達國家在城建檔案保密工作的做法，比如美國的城建檔案只是針對本人或者其所授權的人進行開放，並不會對所有的公眾進行開放，在某些州中，未經城建檔案主體授權而看其檔案屬於違法行為，並且對執法部門也不例外。這就需要城建檔案部門建立健全相應的保密體系，通過制度進行有效地制約，保障城建檔案信息查詢系統與電子文件只有在獲得授權的情況下才能夠進行使用。

（四）重視城建檔案專業人才隊伍建設

城建檔案本身內容所具有的多元化特徵，要求廣大城建檔案工作人員必須要掌握多元化的知識體系，不僅要具備檔案管理的基礎知識，同時還必須要掌握城市建設方面的知識內容，而城建檔案在實施信息化管理以後，相關的檔案管理工作人員還必須要充分掌握信息化知識。這就需要廣大城建檔案工作人員必須持續豐富並更新自身的知識體系，全面提升自己的綜合素養。

1.城建檔案部門應當進一步加強培訓教育工作，通過開展多門類、多層次的知識體系培訓教育，根據城建檔案部門與檔案管理人員自身的實際情況，組織多形式、多渠道的培訓教育方式，進一步完善檔案管理人員的知識體系，力爭打造一支綜合素質過硬、專業結構合理、專業技術強的城建檔案隊伍。

2.城建檔案部門應當積極組織相應的專題學術、業務交流會議，積極舉辦形式豐富的專業網絡業務學習活動，通過邀請相關專家舉辦講座的模式，積極向檔案管理部門領導層與基層員工講解城建檔案管理的先進方法、發展趨勢等，切實提升領導層與工作人員的管理水平與工作能力。

3.組織住房城鄉建設領域的檔案調研工作，主動向有關主管機構提出促進城建檔案信息化發展的建議。

4.高度重視檔案管理的繼續教育，積極引入專業人才，通過制定一套科學合理的激勵體系，切實加強檔案有關的學歷教育，進一步提升檔案管理隊伍的職稱水平。

5.全面提升城建檔案管理隊伍的道德修養與綜合素質，通過改革創新服務模式，切實提升服務水平。綜上所述，城建檔案管理工作必須要正視當前存在的不足，通過深層次的分析，高度重視城建檔案信息化建設工作，制定對應的優化方案，努力探索現代化的檔案管理模式，進一步提升城建檔案的信息化程度，充分發揮城建檔案的重要作用。