檔案信息化建設績效評價研究的論文

1前言

隨着時代的發展，紙質化檔案已經不能滿足現在快節奏的工作模式，檔案信息化建設成為企業檔案管理的發展趨勢。檔案信息化建設是一項耗資較大，工程較為複雜的項目。它不僅要求企業在資金和物資方面進行投資建設檔案信息化建設的相應硬件及軟件設施，同時還要求企業對現有的檔案管理人員進行專業化培訓，使他們從紙質化檔案管理模式順利轉變到信息化檔案管理模式，以保障企業檔案信息化建設過程的有效性。本文采取文獻法及結合個人多年工作經驗，對檔案信息化建設的績效評價原則進行分析，從而提出了檔案信息化建設的績效評價的具體措施。

2檔案信息化建設的績效評價原則

2．1評價主體的全面性原則

企業檔案信息化建設所涉及的利益相關方較多，要確保企業檔案信息化建設績效評價的有效性，需要兼顧各利益相關方的意見。通過各利益相關方對評價對象的相關評價指標信息進行收集、整理與測算，得出整體、全面、客觀性和公平性較高的評價結果。對於企業檔案信息化建設，其主要的利益相關方有企業領導及檔案管理員員、檔案管理部門所屬的上級部門、檔案利用者等，但為了確保企業檔案信息化建設的科學性和專業性，檔案界的專家也應該納入檔案信息化建設的績效評價主體範圍。即從檔案部門自身、利用者、檔案管理部門所屬上級部門和檔案專家四方位對檔案信息化建設進行全面性測評［1］。

2．2以效率為導向原則

效率是新時代績效評價最重要的指標之一。企業檔案信息化建設需要投入大量的資金、人力和時間，因此，追求效率與效益是企業檔案信息化建設的最高目標。檔案信息化建設所追求的效率需要檔案管理部門在有限的資源條件下，如何使用最少的經費投入，創造出更優質的服務措施。以效率為導向原則，一方面促進檔案信息化建設不斷提高建設質量和服務品質，另一方面也促進檔案信息化建設樹立成本意識，合理利用每一份資源［2］。

2．3以結果為導向原則

以結果為導向來評價企業檔案信息化建設成果是績效評價的指標之一，在重視檔案信息化建設的效率過程中，在某種程度上能促進檔案信息化建設傾向於產出一個好的結果，但以結果為導向原則，則是對檔案信息化建設產出理想成果的又一重保障。以結果為導向進行績效評價指標設計，主要傾向於注重檔案服務的結果和服務的質量，表現為給檔案利用者提供便捷高效的服務模式和服務效果，它包含了檔案利用者對檔案信息化建設成果的滿意度因素。

2．4定性與定量相結合原則

定性與定量相結合的原則是檔案信息化建設的客觀要求。定性評價指標在檔案管理部門來説，是較為常見的評價指標，但是定性化評價指標易讓評價結果受主觀因素的影響，導致評價結果準確性與可行度下降。而定量是績效評價更加準確客觀的基本標準，只有定量才能保障評價的科學性、客觀性與準確性。因此，必須將檔案信息化建設的評價指標基於定性與定量相結合的原則之上［3］。

3檔案信息化建設的績效評價措施

3．1明確評價內容

對企業檔案信息化建設進行評估，首先要對該信息化建設的評估內容進行明確。通過對企業檔案信息化的建設過程和以利用者為導向的目標進行分析，檔案信息化建設的績效評價內容主要從以下四個大的方面進行確定：第一，基礎設施建設情況，包括硬件和軟件的配置與安裝，基礎網絡的覆蓋率和穩定性，配套服務設施的建設情況和運營管理情況等。第二，辦公平台的建設情況，包括數字化系統是否穩定，信息化檔案的'存儲設備是否符合標準等。第三，檔案信息資源的建設情況，包括檔案數字化工序是否繁瑣和低效率，數據庫建設是否完善，數字資源的共享與操作程序是否簡便可行。第四，服務質量，信息化網站需求是否全面，服務系統是否穩定，用户使用是否便捷，服務設施是否人性化等［4］。

3．2設置評價指標體系

評價指標體系的設置依託於評價的具體內容。評價的具體內容為一級指標，在一級指標下根據實際情況設置二級指標，二級指標還難以在具體量化評價過程中進行，則設置三級指標，並對三級指標的具體內容進行詳細介紹及量化設置。比如：一級指標中的基礎設施部分，其二級指標可以分別設置為硬件環境、軟件環境、網絡建設和運營管理，而二級指標的不可測性，要求二級指標下設置三級指標，分別為主要硬件設備、硬件維護程序；操作系統、數據庫系統、網管系統、業務軟件；網絡基礎設施、網絡結構、外網和內網；過程管理、安全管理制度、業務操作管理、人員配置管理和制度管理等。在三級指標設置之後，還需對三級指標進行量化處理，以便績效評價的可行性，具體的詳細措施需根據具體的企業來定，比如主要硬件設施，可定為服務器的性能和標準是什麼，能夠承受多大量的訪問力度，計算機有幾台，是否能夠勝任檔案信息化管理的工作量等。對績效評價細化後，便可用量化可操作的評價指標來檢驗檔案信息化建設的合格性。

3．3績效評價權重設置

對企業檔案信息化建設的績效評價權重的設置，需要檔案專家進行參與。企業檔案信息化建設的相關參與人員在對各項評價指標進行羅列，及功能介紹後，採用德爾菲法，將相關信息寄給各位參與評價的檔案專家，通過兩到三輪的德爾菲法測試，最終根據各位專家對績效評價權重的設置，來進行總結與整理，最終得出各個評價指標的權重，根據指標體系及權重建設出績效評價體系表，讓各位評價主體對企業檔案信息化建設的信息與資料進行收集與測試，最終打出評價的相應分數。

3．4績效評價結果的分析

績效評價的作用，一方面在於檢驗檔案信息化建設的結果是否符合預期及符合理想性，另一方面還在於，對檢驗出的結果進行分析後，對檔案信息化建設所出的成果進行反饋和進步完善。在通過上述一系列評價流程檢驗後，評價結果的分析所處的角色非常重要。評價結果的分析需要企業領導及相關專業人員參與，對評價結果進行公平公正的分析，在對檢驗中所出的問題，進行根本原因分析，並對問題進行及時的整改，檔案信息化建設的初步運行只能檢測出其中的一部分問題，因此，績效評價結果的分析應該為常態化，在後期的檔案信息化運行中所體現出的後續問題，也應該積極採取措施，及時對問題進行整改和完善，以確保檔案信息化能順利進行，切實促進企業檔案的信息化管理。4結語綜上所述，檔案信息化建設是一項較為複雜的信息化建設工程，在信息化建設工程中，涉及到諸多硬件與軟件設施的建設，企業在進行檔案信息化建設的過程中，要對過程進行實時監控，一方面確保每一份資源被有效利用，另一方面確保建設成果符合預期，適應各利益相關方的使用情況。檔案信息化建設的績效評價，主要以效率與結果為導向，用效率和結果情況對建設成果進行全方位評價，確保用科學有效的評價結果，保障企業檔案信息化建設順利施行。

參考文獻：

［1］關萍.檔案信息化建設的績效評價體系構建［J］．才智，2015（26）．

［2］米軍.檔案信息化建設的績效評價研究［J］．中國市場，2015（37）．

［3］朱麗梅.構建檔案信息化建設的績效評價指標體系研究［J］．檔案與建設，2015（8）：20－25．

［4］師迅東.企業檔案信息化的評估標準研究［J］．湘潭：湘潭大學，2008.