高等院校檔案信息網絡研究論文

【摘要】隨着科學技術的發展，如今的檔案管理逐漸朝着信息網絡化方向發展，檔案管理模式以及管理手段等有了新的改變。高校檔案管理作為檔案工作的重要組成部分，實現信息網絡化的管理是必然趨勢。如何做好當前高校檔案信息網絡化管理是目前高校檔案管理工作人員必須思考的問題。文章通過對當前高校檔案管理現狀的分析，旨在為推進其網絡信息化的管理提供一些可行性的建議。

【關鍵詞】高校;檔案;信息網絡化

近些年來，隨着科學技術的不斷髮展以及信息網絡化的不斷普及，高等院校的教育事業也不斷朝着信息化方向發展，而作為高等院校重要事業之一的檔案管理工作也不斷邁進信息網絡化的進程，在信息網絡化的推動下，高等院校的檔案管理工作的模式以及手段也在不斷的得到更新。因此，實現高等院校檔案信息網絡化，一方面是適應高校工作信息網絡化的需要，另一方面也是改進高校檔案事業的需要。

一、高等院校檔案管理工作現狀分析

1.落後的檔案管理模式與手段

如今，隨着高等院校的規模不斷擴大，各項工作的複雜程度不斷增加，這必然增加了檔案工作的難度以及工作量。然而，當前大部分高等院校的.檔案管理依舊是傳統的紙質化人工管理為主。這種傳統的管理模式與手段，已經不能適應信息網絡化的進程，顯示出越來越多的矛盾。傳統的管理方式不僅降低了檔案管理工作的質量，拖延了檔案工作，而且很容易出現諸如檔案泄密，檔案損毀等情況。所以，面對這些不良情況，檔案信息管理應該由被動管理轉變為主動管理，將新的信息網絡技術融合到檔案管理工作中來，加快檔案管理工作的信息化、網絡化，積極提升檔案工作的質量，強化檔案服務質量，努力促進檔案的社會化進程，讓高校檔案進一步成為便民利民的有效平台。

2.多樣化的檔案信息內容與應用

在我們國家取消了大學生計劃分配的政策之後，高校畢業生開始走進人才市場自主擇業和創業，這就必然使得大學生的就業不確定性大大增加，人員流動的速度也不斷加快，而且還存在一些諸如留學、考研、在職函授等等形式的再教育，這些都增加了高等院校檔案管理工作的工作量和複雜程度。其次，伴隨着高校數量，尤其是民辦高校的不斷增多，也出現了形式各樣的人才培養方式，例如統招、自費、函授等，這就讓高校檔案工作的複雜程度大大增加。此外，一些在職的高校人員由於受到來自市場各方面的影響，呈現了越來越大的流動性，高校對這樣的現象應該加以注意，必須積極提升檔案的管理工作，讓檔案工作積極服務於高校的科研、教學，提升學校的質量和形象。

二、強化高校檔案信息網絡化的策略

1.融入信息化，強化制度的管理

要推進檔案工作順應信息網絡化的進程，首先是必須積極解放思想，更新觀念，樹立並且積極強化與當前知識經濟相互適應的思想觀念以及意識形態。其次要有資源共享意識，這就要求高等院校樹立起為整個社會服務以及分工協作的意識，將自己的檔案資源與社會共享。而且，高校應該加強與各個部門與行業之間的相互交流和往來，逐步實現檔案資源的服務整體化。此外，還要積極強化制定相應自己的檔案管理制度，高校的檔案工作主要是保管為社會服務，要緊緊圍繞這一重要的服務宗旨，強化服務意識，制定一整套的檔案管理規章制度，明確檔案管理的職責，將檔案工作落到實處，做到有章可循，有法可依，努力為完善高校檔案信息化管理工作提供製度和政策性的保障。

2.加強技術管理，整合相關資源

如今檔案保存的載體已經不再僅僅侷限於紙張，隨着信息化的迅猛發展，電子檔案已經越來越普遍，所以紙質檔案與電子檔案的歸檔問題必須得到高效的積極重視。《電子公文量檔管理暫行辦法》第七條中規定：“具有永久和長期保存價值的電子公文，製成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔”。所以，為了防止電子檔案的失真、被刪除、非法增加等意外情況，紙質檔案與電子檔案應該同時歸檔，尤其是對一些重要的文件不能用紙質代替電子。但是，對於一些重要的文件，由於紙質檔案可能會因為一些意外情況遭到損壞，所以要同時建立起電子檔案。與此同時，對於網絡電子檔案應該注意其保密性的問題。傳統的紙質檔案由於在固定的空間被提供使用，可能更易於保密，而電子檔案的使用較為自由，保密性不強，為此，高校應該加強技術手段，不斷完善檔案管理技術保障。

3.積極培養檔案信息化技術人才

檔案網絡信息化的不斷髮展最關鍵的因素還是在於人才，信息技術人才的培養是做好檔案信息網絡化管理工作的重要條件。這要求高校檔案管理工作一方面要具有強烈的事業心和歷史責任感，另一方面要積極探索，不斷學習，融入信息化氛圍當中，加強自己的專業技術水平，做一個現代化的新型檔案管理人員。要徹底改革學生檔案工作的程序，敢冒風險，推陳出新，加速學生檔案實現網絡化管理的進程以適應高校發展的需要。

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