高校行政管理信息化建設探討論文

21世紀是信息技術的時代，信息化大大推動了我國高校行政管理的改革和發展。在信息化的背景下，高校行政管理呈現出數字化、網絡化和多媒體化的特徵，各種教學科研管理信息都可在多個部門、多個層級間同時傳遞，速度變快，受眾面變廣；，高校的行政管理方式變得日益多元化，如計算機輔助教學、網絡課程、BBS平台乃至微博、微信發佈信息，大大節省了行政管理的成本、提高了行政管理的效率；多校區、多部門之間可以共享即時的管理信息、優質的教育教學資源、電子圖書資源等，增進了教師與學生之間、管理部門與師生之間的溝通，這預示着我國的高等教育已經進入了信息時代。但必須指出的是，在以上機遇出現的同時，也給當前高校的行政管理帶來了嚴峻的挑戰。信息化帶來的不僅有機遇，也有實實在在的挑戰。無論是思想觀念與效率提升之間、行政管理的硬件與軟件之間，還是組織體制與運行機制之間，都存在不少的問題，兩兩之間的博弈影響了高校行政管理改革的深化和高等教育質量的提高。本文嘗試以“雲計算”為切入點，提出加強高校行政管理信息化建設的對策，希望能起到拋磚引玉的作用。

1高校行政管理信息化建設的現狀及存在的問題

1.1高校行政管理信息化建設的現狀

在社會各個領域中，高校是最早建設局域網的，教師、學生和學校行政管理人員是使用計算機頻率最高的羣體。據有關數據統計，我國“985”院校、“211”院校的校園網普及率已到達100%，超過90%的地方高校也建立了自己的校園網，甚至超過60%的高校具備了千兆主幹網。必須承認，信息化建設為高校行政管理帶來了很大的便利。從註冊、選課、教室安排等日常教務工作到考核、督導、評優等教育教學質量管理，從學生檔案收集、錄入到教師福利待遇管理等，都可以在信息化的背景下進行運作。目前，各個高校對行政管理信息化的建設是相當重視的，但在具體執行過程中，從管理者到應用主體，都存在認識上的誤區，在行政管理信息化的建設方面重硬件不重軟件，重建設不重應用，這就導致高校在行政管理方式和方法上，未能從根本上改變以適應信息化的發展，尤其是在質量管理上還未能適應信息化帶來的變化和動向，管理效率、效益提升的空間有很大。

1.2高校行政管理信息化建設存在的問題

由於受到種種原因的影響，尤其是沿襲傳統的行政管理辦法，高校行政管理信息化的應用水平始終得不到提高，各個部門往往各自統計各自的數據，與其他部門之間不能共享，整個學校統籌難，同一個指標在各個部門不能相統一。在20世紀90代初，我國開始出現多校區的大學，這種大學具有自己鮮明的特點，它不是各個大學在發展過程中因自身內在的需求自然擴展形成的，而是行政推動的結果。網絡、手機聯繫只能是教師與學生交流的補充，並不能替代面對面的直接交流。在信息化、多校區的背景下，怎樣充分發揮信息技術的優勢，是高校行政管理面臨的新挑戰。

2影響高校行政管理信息化建設的原因

在知識分子、高層次人才雲集的高校中，為什麼行政管理的信息化建設還會出現種種遲緩的現象？筆者以為，至少有以下幾方面的原因。

2.1思想觀念的轉變滯後於信息化的發展

高校部分行政管理人員只是將計算機、網絡等信息化設施理解為一種工具、一種提高工作效率的手段，而沒有充分認識到信息化的內涵。事實上，信息化的誕生與發展表示了社會經濟結構正在從以能量和物質為核心轉變為以知識和信息為核心，信息化建設是一種新的觀念，甚至是一種新的世界觀。在廣大師生的眼裏，往往也把信息化的作用停留在提高教學效率和提升學習能力的水平上。認識的誤區直接影響了高校行政管理的信息化建設。

2.2行政管理方式的變革滯後於信息化的發展

高校行政管理信息化是一個龐大的系統工程，涉及行政管理的全過程、全方位，其包括學校從招生到分配，從專業設置到課程安排，從人員錄取到職稱晉升，這些事務相當複雜。高校行政管理的各種數據往往不能共享，各個部門使用的信息資源通常沒有統一，從而造成一系列的問題，信息技術在改變行政管理方式的同時，也改變了部分學生和教師的學習、科研動機。學校行政管理如果不能跟上信息技術的發展，最終將釀成技術不能為知識服務的悲劇。

2.3行政管理機制的變革滯後於信息化的發展

分散建設校區且校區相隔甚遠，原以為網絡與信息化的背景，可以彌補路途遠的不足，但現實狀況卻是，學校行政管理的組織結構、運行機制的變革滯後於信息化的發展。雖然建設了遠程寬帶網，各校區間也“可視可聞”了，但師生間的交流，各學院、學科的融合尚未能充分利用到信息技術，不能充分進行資源的共享、共用。在投入大量的建設資金時，人們仍然認為需要奔波於各校區間，進行面對面的交流。這不僅增加了機會成本，也導致時間成本變大。一邊是高校斥資建設“信息高速公路”，一邊是師生為往返於各校區的情況的意見很大。既然高端的通信設備搭起了各校區間的遠程鏈接，為什麼還要如此周折?可視會議能解決的問題，人們不去充分利用，可以看出，舊的組織體制束縛了新的運行機制，要解決這些問題還有很長的一段路要走。

3基於“雲計算”加強高校行政管理信息化建設的建議

針對以上在信息化過程中高校行政管理存在的問題，基於“雲計算”理論，本文提出了相應的對策。黎加厚教授在《走向教育技術“雲”服務》一文中，對“雲計算”(CloudComputing)進行了明確的定義，認為它是由幾十萬乃至上百萬台價格低廉的服務器所組成的網絡，為廣大用户提供有針對性的計算機服務。黎加厚教授認為“雲計算”是這些年來計算機領域中的分佈式處理(DistributedComputing)、並行處理(ParallelComputing)和網格計算(GridComputing)的最新發展。基於“雲計算”理論，筆者認為高校行政管理人員一定要與時俱進，努力學習、掌握“雲計算”的理論，要感受到“雲技術”帶來的絕非是一個辦公手段的變化，而是整個行政管理流程的變革。

3.1充分發揮“雲計算”的優勢，促進管理方式的多元化

一種新的運作方式的誕生，也催生了一種新的管理方式。在信息化的視角下，高校的管理工作也發生了巨大變化，新的管理內容也相繼湧現，這就要求高校的行政管理要隨之變革。在高校行政管理中，各行政主管部門要充分利用“雲計算”的優勢，將各部門的信息傳送到網絡存儲器上，便於有訪問權限的部門及時下載、更新，如果有什麼變動，應及時更新、維護信息，然後再將這些信息再次上載，這樣才能保證有關部門所運用的信息是最新的，也節約了各部門在使用信息時的成本，不必擔心因信息未更新而導致的問題。在當前“雲計算”不斷髮展的大浪潮下，高校一定要充分利用好這個機遇，充分發揮“雲計算”的優勢，促進管理方式的多元化。

3.2充分利用“雲計算”的作用，節省高校的軟、硬件投入

如今，我國各個高校都在加大對信息化建設的投入，包括購置計算機、實施後期管理和維護等，這筆支出是一個可觀的數字，這還只是硬件設施的部分，計算機軟件安裝和維護也需要不小的投入。由於計算機軟件更新換代的速度相當快，需要計算機硬件也要進行相應的更換。這對高校而言是需要不斷地投入，對行政管理工作也形成一些不利的影響，如行政管理的信息可能會隨着計算機的更新換代而發生泄漏、丟失的風險。在這種情況下，高校行政管理部門應積極應用“雲計算”提供的服務，將行政管理信息（包括人員開支、學生信息、電費賬單等）建立在“雲計算”服務平台中，行政管理人員只要結合實際工作情況，直接從“雲端”下載軟件就可以直接應用，這樣一來，計算機只是一個簡單的終端，管理人員不必再綁定在一台特定的計算機中處理信息，不必再為了軟件配置而耗費精力，能大大提高學校行政管理的效率。

3.3充分應用“雲計算”的`成果，將其運用到多校區管理之中

目前，我國越來越多的地方高校建立起了多校區，多校區的成立可以培養出更多的人才，但也加大了行政管理的負擔。在這種情況下，高校可以將“雲計算”應用到高校多校區的行政管理中，對各種資源進行優化配置，提高工作效率。行政管理人員將整理好的信息資源製作成一個統一標準的數據格式，經篩選、分類後，再由相關部門發佈到相關主頁或數據服務器上，並對其進行有效地更新與維護，以此保障信息數據的時效性與權威性，這可以有效地解決當前在多校區管理中存在信息不統一的問題，使信息得到有效流通。做到校區間資源的共享，校區間的所有部門都可以通過設備終端對其職權範圍內共享的信息進行訪問，從而提高信息的使用率，減低多校區管理中人力、物力和時間的浪費。

3.4充分依託“雲計算”的平台，促進學校各種信息統一規劃

在信息化的建設過程中，高校各部門一定要進行統一的規劃，防止相互扯皮、相互推諉的現象發生。要進行統一的規劃就必須將“雲信息”進行統一的存儲。首先，在格式上要做到協調統一。有的信息雖然在各個部門間能共享，但共享之後，許多部門發現信息在存儲格式上的不一致，其他部門無法查看，或共享進行地很麻煩。其次，協議和標準要協調一致，這是各個部門充分共享的前提，只有充分依託“雲計算”的平台，促進學校各種信息統一規劃，才能使高校行政管理的部門進行充分合作，構築好高等教育質量保證體系的重要支撐平台。

4結語

在信息化大背景下，高校外部環境已經發生了巨大的變化，高校是行政管理亟須做出相應的調整，這樣才能應對當前高校行政管理中低效率、資源浪費嚴重等問題。“雲計算”理論的引入和運用，是提高高校行政管理效率、推動教學與科研進一步提升的可循之路，本文提出了幾點利用“雲計算”加強高校行政管理信息化建設的措施，希望能對高校的發展提供一些有價值的參考。

參考文獻:

［1］王鵬.走進雲計算［M］.北京:人民郵電出版社,2009.

［2］朱惠娟.雲計算及其在網絡學習環境構建中的應用初探［J］.中國電化教育,2009(4).

［3］肖鏃,趙倫.高校機房維護的新思路——雲計算［J］.信息與電腦:理論版,2012(1).

［4］王麗穎.淺析雲計算對高校教學資源的影響［J］.內蒙古石油化工,2011(8).

［5］張瑩.“雲計算”技術在高校資源建設中的應用初探［J］.科技資訊,2009(9).

［6］徐化祥.雲計算對教育的影響初探［J］.電腦知識與技術,2009(4).

［7］阮潔珊.計算機網絡雲計算技術淺析［J］.科協論壇,2009(7).

［8］陳濤.雲計算理論及技術研究［J］.重慶交通大學學報:社會科學版,2009(4).

［9］鄭良仁,邵開麗,趙文安.淺析高校在雲計算時代的機遇與挑戰［J］.福建電腦,2010(1).