物資採購工作合理規範化的論文

編者按：本文主要從採購模式概述；招標採購方式概述；中原油田分公司採購過程管理研究；結論進行論述。其中，主要包括：通過其他途徑取得物品的使用權，來達到滿足需求的目的、企業信息化程度不同、管理水平不同、生產方式不同，會造成物料需求狀態的不同、訂貨點採購、MRP採購主要應用於生產企業、JIT採購也叫準時化採購、電子商務採購也就是網上採購、招標採購是通過在一定範圍內公開購買信息、中原油田分公司採購管理現狀、對重要物資採取JIT採購模式、確定合理的採購方式、規範物資採購招標活動、明確比價談判採購的適用條件等，具體請詳見。

採購從狹義上講是買東西，就是企業根據需求提出採購計劃、審核計劃、選好供應商﹑經過商務談判確定價格和交貨條件，最終簽訂合同並按要求收貨付款的過程。廣義的採購是指除了以購買的方式佔有物品以外，還可以通過其他途徑取得物品的使用權，來達到滿足需求的目的。採購成本是企業成本管理中的主體和核心部分，採購是企業管理中“最有價值”的部分。在工業企業的產品成本構成中，採購的原材料及零部件成本佔企業總成本的比例平均水平在60%以上。採購過程從廣義上講，是指從物資需求分析開始到物資驗收入庫整個過程的所有活動;從狹義上講，採購的過程是採購方正確選擇合適的採購模式和採購方式，將採購訂單交付給供應商的過程。

一、採購模式概述

企業信息化程度不同、管理水平不同、生產方式不同，會造成物料需求狀態的不同。但綜合目前的生產需求方式，基本可以歸納出以下幾種採購方法:

(一)訂貨點採購。它是根據需求的變化和訂貨提前期的大小，精確確定訂貨點、訂貨批量或訂貨週期、最高庫存水準等，建立起連續的訂貨啟動、操作機制和庫存控制機制，達到既滿足需求又使庫存總成本最小的目的。

(二)MRP採購。MRP採購主要應用於生產企業。它是生產企業根據主生產計劃和主產品的結構以及庫存情況逐步推導出生產主產品所需要的零部件、原材料等的生產計劃和採購計劃的過程。

(三)JIT採購。JIT採購也叫準時化採購，是一種完全以滿足需求為依據的採購方法。要求供應商恰好在用户需要的時候﹑將合適的品種﹑合適的數量送到用户需求的地點。

(四)供應鏈採購。它是一種供應鏈機制下的採購模式。採購者把自己的需求信息及庫存信息向供應商連續及時地傳遞，供應商則根據自己產品的消耗情況不斷、及時、小批量地補充庫存，保證採購者既滿足需要又使總庫存量最小。

(五)電子商務採購。電子商務採購也就是網上採購，是在電子商務環境下的採購模式。其基本特點是在網上尋找供應商、尋找品種、網上洽談貿易、網上訂貨甚至網上支付貨款，但在網下送貨、進貨。

二、招標採購方式概述

招標採購是通過在一定範圍內公開購買信息，説明擬採購物品或項目的交易條件，邀請供應商或承包商在規定的期限內提出報價，經過比較分析後，按既定標準選擇最優的投標人並與其簽訂採購合同的一種採購方式。目前，世界各國和國際組織的有關採購法律、規則都規定了公開招標、邀請招標、議標等三種招標投標方式。招標採購的一般程序包括策劃、招標、投標、開標、評標和定標。

三、中原油田分公司採購過程管理研究

(一)中原油田分公司採購管理現狀。

中原油田分公司是中國石化股份有限公司旗下的第二大油田，主要承擔着其所屬區域的油氣開發、生產和銷售任務。首先，分公司現有的物資採購流程中，從採購計劃的編制、定期審批，到與供應商談判或組織招標，通常需要幾周時間，從而導致採購準備時間長，對需求的響應速度慢。同時，一份採購計劃的實施，按照管理權限，通常需要科長、業務副處長、處長三級審批;一份採購合同的簽訂，一般須經價格、合同和資源市場等部門的審核，導致審批環節多，辦事程序複雜。其次，管理手段比較落後，缺少信息共享平台。分公司物資系統和供應處內部缺乏信息平台，各部門容易做到信息流的單面、正向傳遞，難以實現反饋和逆向傳遞。最後，現有的採購流程是根據油田內部業務流程設計的，缺乏對供應商等外部資源的考慮。此外，公司主要採用招標採購的方式進行物資採購，採購價格主要通過歷史價格、招標價和掛牌價三種方式確定。採購人員通常把這三種價格作為確定採購價格的依據，通過與供應商博弈來確定一個較低的價格作為採購價格。

(二)對重要物資採取JIT採購模式。

重要類物資一般具有采購金額大、對供應商依賴程度高的特點，比如石油專用管材、鑽採配件、石油專用設備等。重要類物資品種少，佔有採購資金的份額比較大，通常來説，此類物資採購的難度和對油田生產建設的影響程度比較大。因此，在採購實踐中，應對重要類物資採取JIT採購模式。

1、實施條件分析。

(1)能夠與供應商建立互利合作的戰略伙伴關係。對油田而言，JIT採購模式能夠有效地降低庫存水平，減少流動資金佔用;對供應商而言，油田有着穩定和較大的產品銷售市場，在買方市場的前提下，油田的物資市場對供應商有着較強的吸引力;

(2)良好的交通運輸和通訊條件。隨着社會物流的發展，油田和供應商利用第三方物流能夠很好地解決運輸的及時性問題;

(3)利用現代信息技術，向供應商提供綜合的、穩定的生產計劃和作業數據。隨着現代信息技術的應用，如電子數據交換(EDI)、持續補貨系統(CRP)、電子訂貨系統(EOS)，油田與供應商之間可以充分地實現預測協同、庫存信息協同、採購計劃協同和採購訂單協同，雙方能夠高度地共享信息資源。

2、實施重要物資JIT採購模式的措施。

(1)對供應商進行考核評估，減少供應商的數量;

(2)實施小批量採購。通過與供應商的預測協同提高油田物資需求預測的準確性，實行小批量多批次採購，實時滿足油田生產的物資需求;

(3)選擇安全快捷的運輸方式。通過專門的承包運輸商和第三方物流企業負責送貨，按照事先達成的協議，蒐集分佈在不同地方的供應商的小批量物料，及時按量送到油田生產線上;

(4)保證採購質量。通過加強對供應商地認證審核可以從源頭上保證採購物資的質量;

(5)進行有效的信息交換。通過現代信息技術的應用，雙方可以充分實現油田生產作用計劃、庫存信息、採購計劃信息等數據交換，從而大幅度增強油田供應商交貨變更的響應性。

3、實行重要物資JIT採購的意義。

(1)大幅度的降低庫存水平，減少庫存資金的佔用;

(2)提高採購物資的質量;

(3)有利於採購效率的提高。重要物資品種少，供應商的數目少，有利於油田採購部門進行集中採購。同時，由於油田與供應商之間建立了戰略合作伙伴關係，雙方能夠有效地避免採購過程中繁多的'環節，極大地提高了採購管理的效率;

(4)降低採購物資的價格。由於與供應商的密切合作以及內部規模效益與長期訂貨，再加上消除了採購過程中的一些浪費，就使得采購物資的價格大大降低。

(三)確定合理的採購方式

1、規範物資採購招標活動。

(1)合理選擇招標方式。根據採購物資料性、金額和採購任務的不同，選擇合適的招標方式;(2)減少招標次數。油田採購部門應通過加強對物資需求的準確預測，增加招標標的的金額，減少重複性的對同一物資的招標採購次數，提高招標採購的管理效率;

(3)制定科學合理的評標規則;

(4)做好招標活動的組織工作。油田要遵守招標的程序，做好各環節的管理，確保招標活動有計劃、有步驟地順利進行。

2、明確比價談判採購的適用條件。比價談判採購是油田傳統的採購方式。但過分地壓低採購物資的價格，不能保證採購物資的質量。美國著名採購學者亨瑞芝給出了比價談判採購的適用條件，為油田採購部門選擇招標採購還是比價談判採購提供了合理的依據。亨瑞芝認為，在下列條件談判採購較之招標採購更能滿足採購的目標:

(1)採購設備獨特而又複雜，以前不曾採購過，且很少有成本信息;

(2)當某類產品的價格因慣例、公開貿易或供應商共謀而固定時。如果在某一領域有許多供應商，良好的談判策略通常能成功的促使希望獲得合同的供應商進行讓步;

(3)當在某一領域供應商數量很少或只有一個供應商，但擬購的產品可以由採購方自己的JIT生產，或者可以國外採購，或者有替代產品時;

(4)當有幾個供應商競爭提供該產品，但沒有一個報價十分滿意時;

(5)當現有合同變更時。以上五個條件，對於油田採購部門選擇比價採購方式具有較強的指導作用。

四、結論

物流第三利潤源説，被企業所重視並逐步把改善物流管理水平、提高物流管理效率作為企業降低成本、提高企業經濟效益的重要途徑。中原油田作為中石化的第二大油田，物資採購規模巨大。因而，促使物資採購工作更加合理化、規範化，提高物資採購效率，對於提高油田經濟效益、改進企業管理水平具有非常重要的作用。本文結合分公司的實際情況，運用現代物流管理、供應鏈管理的理論和方法，對中原油田分公司的物資採購過程管理進行了研究。對油田重要類物資實施JIT採購模式，改進完善物資採購的方式方法，如規範物資招標活動和明確比價談判採購適用的條件等，這些都有利於提高採購管理的效率，提高企業物流管理水平。

主要參考文獻:

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[2]王耀球，施先亮主編.供應鏈管理.北京:機械工業出版社，2005.

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