物資採購合同管理制度模板範文

第一章總則

第一條目的。

為了規範採購合同簽訂的管理，保證交易的可靠有效，降低採購風險，最大限度維護企業利益，特制定本管理制度。

第二條適用範圍。

本制度適用於生產原輔料、外協加工、設備、工裝模具、辦公用品等交易金額在5000元以上的採購。

第三條權責劃分。

1．採購部負責合同條款的商討、草擬和合同的履行跟蹤。

2．生產部、質量管理部、技術部和財務部參與合同條款的******。

3．總經理或其授權人負責合同簽訂的批准。

4．財務部負責合同原件的保管。

第二章合同擬定、審批和簽署

第四條合同擬訂。

1．合同擬訂必須在進行供應商調查和詢價、比價的基礎上進行。

2．採購合同主管根據對方資信情況，起草符合本制度規定的採購合同。

第五條合同必要條款。

1．交貨地點、方式。

2．交貨期。

3．包裝要求。

4．規格、特性指標。對於有特殊品質要求或內在性能較為複雜的貨品，如設備、非標準件等，應做詳細要求，必要時簽訂技術協議書。

5．驗收。

（1）供應商應嚴格遵守合同約定，按期、如數、保質於指定地點交貨。

（2）供應商供應的貨品必須為完好新品。

（3）驗收工作由企業進行，供應商可提供必要的技術支持，但對企業的最終判決不得持有異議。對長期合作的供應商可將抽樣方式、樣品試驗、判定基準與對方溝通清楚。

6．標識要求。

對不同批號混用可能導致品質問題或帶來生產不便的貨品如布料或易於混淆的貨品，應要求明確標識，以便進行區分管理。

7．不合格品處理。

（1）不合格品應由供應商取回，並由企業另定期限補齊。

（2）鑑別不合格品時所產生的人工費用由供應商承擔。

（3）企業降低驗收水準接受供應商的貨品時，貨款應酌情折讓。

（4）因貨品不合格所產生的一切損失及費用由供應商負擔。

8．保密條款。

供應商不得泄露企業訂購物品或估價的零件、材料規格、數量、貨物及其他業務機密。

9．付款方式。

（1）應儘量採用貨到後每月按特定時間段付款的方式；

（2）如採取付定金%，貨到付%，驗收合格在一個月後付%的方式，原則上定金不超過%，最後一筆款在%以上。

（3）款到發貨的方式應儘量避免，不得已時也應以此為條件爭取折扣。

第六條合同審批。

1．採購部將擬訂的合同初稿交相關部門審核並使之提出建議。

2．公司財務部主要負責對合同價款的形成依據、款項收取或支付條件等條款進行審查並提出意見。

3．公司法律顧問主要對合同內容條款的合法性進行審查並提出審查意見。

4．公司副總負責對合同所涉內容進行全面審查並提出審查意見。

5．公司總經理根據相關部門所提意見、辦理程序的規範性以及其他認為需要審查的內容對合同進行審閲並簽署意見。

6．公司採購部根據公司總經理的'審查意見修改合同文本，並將總經理審查意見、合同簽署相關附件等文件再次報送審查後，由公司總經理或受總經理委託的合同簽署代理人正式簽署合同。

第七條長期合同。

1．對於長期、穩定的供應商，可採取簽訂一份總合同（如一年期），此後以每一採購單作為合同附件的方式進行交易。

2．採購經辦人與供應商談妥合同條款後，應擬訂合同，將合同評審表提請公司總經理審核、批准。

第三章合同履行

第八條合同履行。

1．合同生效即具有法律約束力，公司必須按合同約定全面履行規定的義務，遵守誠實信用原則，根據合同性質、目的和交易習慣履行通知、協助、保密等義務。

2．在合同履行過程中，合同承辦單位應對合同的履行情況以履約管理台賬形式做詳細、全面的書面記錄，並保留相關能夠證明合同履行情況的原始憑證。如合同履行困難，必須及時向相關參與合同管理的部門通報和報告相關公司領導。

第九條合同變更。

嚴格按照合同約定維護公司權利和履行相關義務。在合同履行中出現下列情況之一，執行機構應及時報告公司，並按照國家法律法規和公司有關規定及合同約定與對方當事人協商變更或解除合同。

1．由於不可抗力致使合同不能履行的。

2．由於對方在合同約定的期限內沒有履行合同所規定的義務。

3．因情況變更，致使我方無法按約定履行合同，或雖能履行但會導致我方重大損失的。

4．其他合同約定的或法律規定的情形出現。

第十條合同發生糾紛時，會同法律顧問與合同對方協商解決，協商不成需進行仲裁或訴訟的，協助法律顧問辦理有關事宜。

第四章合同保管

第十一條採購部簽署合同後，應將合同原件送財務部進行統一保管。

第十二條採購部留存採購合同的複印件備查，同時將合同複印件送生產部、質量管理部、技術部各一份。