檔案信息化管理制度（通用10篇）

檔案信息化管理制度

一、檔案管理制度的基本原則

1、合同檔案管理實行網絡管理體系，由公司合同管理組集中統一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。

2、合同管理組負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，並負責監督指導各業務分公司、各部門的合同管理工作。

3、各業務分公司、各部門應分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，並確定一名專門人員負責合同文檔管理。

二、檔案信息化管理制度（通用10篇）

在社會發展不斷提速的今天，制度的使用頻率逐漸增多，制度是指一定的規格或法令禮俗。那麼制度的格式，你掌握了嗎？下面是小編為大家整理的檔案信息化管理制度（通用10篇），僅供參考，希望能夠幫助到大家。

檔案信息化管理制度1

第一條為加強檔案信息管理，充分發揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。

第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。

第三條公司規劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。

第四條調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪製、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。

第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時提供。

第七條舊管網改造時，由規劃建設管理部進行現場測繪，及時繪製改造後的圖紙並向相關部門提供。涉及調度地理信息系統數據更新的，應同步更新。

第八條檔案資料的借閲執行綜合檔案相關條款。

第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。

第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留複印件。

第十一條未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。

第十二條本制度從xx年一月一日起執行。

檔案信息化管理制度2

1、目的

對客户資料進行有效管理，及時對顧客需求與信息進行溝通，確保顧客滿意，客户檔案管理制度。

2、範圍

適用於顧客的信息管理、產品質量跟蹤、顧客投訴、顧客滿意度管理等。

3、職責

3.1營銷總公司負責客户檔案管理、產品質量跟蹤、顧客投訴處理、顧客滿意度調查等組織工作；

3.2各部門、各礦負責協助銷售部完成各項顧客相關的工作。

4、客户檔案的管理

4.1.1客户信息資料的收集整理

銷售部通過市場信息的收集、顧客拜訪銷售人員統計，過程中收集客户的資料，並彙總

4.1.2客户檔案的建立與管理

a)銷售部、人事部聯營辦負責建立各自客户檔案，客户檔案應包括以下內容：

1.客户聯繫方式，包括電話、聯繫人、網址等；

2.客户信用狀況描述；

3.客户以往交易記錄等。

b)客户檔案設專人管理，並根據客户的交易情況對檔案內容進行及時更新；

c)客户檔案由銷售總監進行審批確認。

5.1.3客户檔案的使用與保密

a)客户檔案是公司市場管理重要參考內容，尤其是在與顧客簽定合作關係是，相關人員應查閲客户的檔案資料；

b)客户檔案資料公司的重要保密資料，未經公司總經理授權，任何人不得查閲及外傳，否則公司按《保密管理制度》進行責任追究，管理制度《客户檔案管理制度》。

5、客户關係維護管理

5.1.1公司辦公室負責客户關係維護管理；

5.1.2客户關係維護管理的方式包括：

a)定期（節日或其他重要活動）與不定期（日常）的客户拜訪與溝通；

b)客户產品使用情況的意見與建議調查；

c)顧客滿意度調查等。

5.1.3相關業務部門負責客户關係維護的具體管理實施；

5.1.4客户關係維護管理應形成記錄，並作為客户檔案內容進行保管。

6、售後服務管理

a)營銷總公司每年至少進行一次全面的顧客滿意度調查；

b)公司辦公室向顧客發放〈顧客滿意度調查表〉，滿意度調查的內容應包括、服務質量、套餐價格價格、公司評價等；

c)公司對反饋回來的調查表進行彙總、分類，並進行統計分析，編制“顧客滿意度調查分析報告”，經總經理審批後發放到相關部門；

d)當顧客滿意度未能達到公司規定要求時，由辦公室組織，針對顧客滿意度較低方面提出糾正預防措施進行改進。

7、客户投訴管理

7.1相關業務部門是客户投訴的接收部門；

7.2客户對服務質量的不達標投訴，由相關業務部門組織，報請公司生產處協同處理，處理結果公司總經理審批後，由辦公室反饋到客户；

7.3客户對服務過程中的不滿意投訴，由相關業務部門負責組織處理，處理結果經公司總經理審批後，由辦公室反饋到客户；

8、相關/支持性文件

8.1《市場信息管理制度》；

8.2《保密管理制度》。

檔案信息化管理制度3

第一條為了規範合同的簽訂和管理，維護公司及用户合法權益，保障用户資料及檔案信息的安全，制定本制度。

第二條本制度適用於天然氣安裝合同、供氣合同及大型用户的照付不議合同。

第三條用户合同具體包括:天然氣用户工程安裝合同、燃氣報警器安裝合同、城市燃氣居民用户供氣合同、城市燃氣商業用户供氣合同及大用户照付不議合同，可根據業務調整情況增減合同類別。

第四條符合正常業務流程的零散居民用户安裝合同由業務人員與用户簽訂即可，對於商業用户安裝合同、集體用户安裝合同應由市場部經理審核簽字，分批付款的安裝合同由經營副總簽字審批；供氣合同由業務人員直接辦理，未結清安裝費用需要送氣的由總經理審批簽字；照付不議合同由經營副總草擬，總經理審核簽訂。

第五條合同內容要按規定填寫，主要條款必須清晰完整，權責要明確。集體用户必須有聯繫人姓名和電話，有工期要求的要經過規劃建設部測算後予以明確；分批付款合同一定要明確交款期限和工程安裝內容步驟，大型用户涉及產權歸屬爭議的由經營副總審核確定。

第六條天然氣安裝合同要嚴格按照物價部門確定的標準及預算部門測定的金額進行收費，業務人員不得違反公司規定擅自調整收費標準，不得多收或少收任何款項，嚴禁任何有損公司利益和聲譽的行為。

第七條業務人員要嚴格按照規劃建設管理部提供的《天然氣用户送氣通知單》和安裝驗收圖紙辦理開户手續，簽訂供氣合同。

第八條用户開户後，要及時完善表務信息、地址信息、燃氣具信息等，並打印用户信息。

第九條照付不議合同適用於上游天然氣供應商和年用氣規模在300萬立方米或日用氣規模在1萬立方米以上（含）的工業用户、大型商業用户（集中採暖鍋爐、大型中央空調）等，照付不議合同由市場部、財務部提供相關信息和數據，由經營副總經理草擬，總經理審核、簽訂。

第十條業務人員應定期將履行完畢或不再履行的合同及有關資料（包括有關的信函、圖表、批件、預算及通知單等）按編號整理，交檔案管理人員存檔，用户檔案的建立要全面、及時、準確，不得將用户檔案和信息隨意處置、銷燬、遺失。

第十一條各類用户資料的查詢要履行必要的手續，嚴禁泄漏公司和用户信息，具體規定由部門制定。

第十二條計算機上的用户信息由業務人員填寫備份，後台管理由綜合管理部網絡管理員負責，要嚴格設置分級管理和查詢使用權限，保障信息安全，保全公司利益。

第十三條本制度從20xx十月一日起執行。

檔案信息化管理制度4

為了使科研檔案的管理更加系統、規範和科學，提高科研的管理水平，制定以下制度：

一、科研檔案的建立規範

1、檔案實行一題一檔制度。

2、每個課題必不可少的材料（開題報告、論證書、立項書、批准書、中期成果鑑定、結題報告、驗收鑑定書等）。課題研究過程中全部紀實材料及主卷的佐證材料。（現象記錄、調查問卷、訪談記錄、教案、教學實錄等）

3、課題檔案材料要注意原始性、真實性。

4、每卷檔案都要有卷首頁，便於查找。

二、科研檔案內容：

（一）、課題檔案

課題檔案是在課題研究過程中形成的全部資料，它指文字資料、電子資料、音像資料等。

1、前期檔案：包括課題實施方案、開題報告、論證報告、課題立項、申報材料、立項批准書等。

2、中期檔案：中期檔案是課題的核心部分。包括課題實施過程的原始材料（實驗數據處理、組織培訓記錄、召開會議記錄、課題研究實錄等），中期研究成果（階段總結、論文、獲獎證書等），階段檢查記錄等。

3、後期檔案：包括課題研究總結、申請驗收報告、結題報告、最終科研成果、課題驗收鑑定書，成果應用等。

（二）、教學成果檔案：論文、創新、教具製作

（三）、試題：試卷檔案

（四）、綜合檔案

包括：⑴各級教育行政和科研管理部門印發的有關科研工作的'文件、法規、制度；⑵科研規劃、計劃、科研工作總結；⑶有關會議材料、領導講話；⑷科研信息資料；⑸教師培訓材料；⑹科研工作檢查記錄；⑺獲得的各種獎勵材料等。

三、科研檔案歸檔：

1、原則上每學期進行一次科研檔案的收集歸檔。根據工作性質，相關研究人員於期末將本學期資料交科研辦。

2、歸檔工作實行簽字制度。

3、對於個人有關資料，個人需要保留原件，應將複印件交檔案室留存。

4、課題檔案實行結題統一上交（或分階段上交）。

檔案信息化管理制度5

為保證公司文件的完整，便於查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規範化的要求，並逐步實現電子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。

五、立卷應根據其相互聯繫、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便於保管和利用。

六、文件資料檔案的保管、查閲。

1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便於查找，避免暴露或捆紮堆放。

2、文件櫃、檔案室要保持整潔衞生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告並做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

七、公司內部員工因工作需要查閲檔案資料，須報請公司分管領導批准，外單位人員要查閲、複印公司檔案，必須持單位介紹信並經本公司分管領導批准後，方可查閲;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閲、複印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閲時間、查閲內容、查閲人姓名、批准領導、是否複印等相關內容。

八、對於公司機密文件及檔案的管理，要有專櫃存放並單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

檔案信息化管理制度6

1、產生目的

為保證公司文件的完整，便於查找利用，做好收集、立卷、保管、借閲、統計等工作，特制定本制度。

2、適用範圍

適用於公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

3、正文

3.1 文件資料的收集

3.1.1 收集範圍

凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：

上級來文

(1) 上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件;

(2) 上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。

公司文件材料

(1) 會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領導的講話稿等;

(2) 公司發佈(包括轉發)的各種正式文件的簽發稿、印製稿、重要文件的修改稿;

(3) 公司的請示與上級批覆文件，下級單位的請示與公司的批覆文件;

(4) 公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告;

(5) 反映公司業務活動和科學技術管理的專業文件材料;

(6) 公司檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料;

(7) 公司的統計報表、統計分析材料(包括計算機盤片等)、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;

(8) 公司黨、團和內部組織機構在工作中形成的重要文件材料;

(9) 公司領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄;從外單位帶回公司有關的未經文書處理登記的文件材料;

(10)公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料;

(11)公司成立、合併、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料;

(12)公司的歷史沿革、大事記、年鑑、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

(13)公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料;

(14)公司幹部任免(包括備案)、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、黨員、團員、幹部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、退職、退休等工作及幹部獎懲等文件材料;

(15)公司員工轉移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根;

(16)公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊;

(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;

(18)公司簽訂的各種合同、協議等材料;

(19)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

(20)各種普查工作中形成的文件材料。

3.1.2 收集中應注意的問題

公務電報要同其他文件材料一起收集立卷。

正文和附件要同時收集。

一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。

作者、時間、數字模糊不清和簽發手續不全、張頁殘缺的文件，一經發現要補充完整後再立卷歸檔。

有領導重要批示意見的文件處理單，應隨文件一起存檔。

有請示無批覆的文件，應當查明原因，採取補救措施補齊，沒有書面文件的，應註明情況，並加蓋公章。

用鉛筆、圓珠筆或複寫的文件底稿，應退回文件撰稿單位複製。

經多方查找，證明確實已丟失的文件，應用公用信箋寫上文件名稱，註明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。

3.2 立卷歸檔

3.2.1 公文立卷應根據其相互聯繫、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便於保管和利用。

3.2.2 文件材料的分類

應先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然後依據事先編好的立卷類目，從文件材料的聯繫中採取相應的措施進行分門別類。

3.2.3 立卷分工

各單位形成的文件，自行立卷;

下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷;

上級單位頒發的專業性文件，由承辦單位立卷;非專業性文件，由辦公室立卷。

3.2.4 歸檔

各單位於4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統一存檔(人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理)。

各種文件、資料，按一定的特徵進行排列和系統化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄。

不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。

卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閲。

3.3 檔案保管

3.3.1 檔案必須入框上架，科學排列，便於查找，避免暴露或捆紮堆放。

3.3.2 膠片、照片、磁帶要專櫃密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

3.3.3 底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

3.3.4 庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或複製。

3.4 檔案借閲

3.4.1 借閲檔案必須當面查點清楚，並辦理借閲手續。借閲的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、塗改，要如期歸還。

3.4.2 借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閲。

3.4.3 借閲時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要説明情況，辦理續借手續。

3.4.4 歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，並在借閲登記簿上及時註銷。

3.4.5 凡需借閲、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批准，否則一律不準借閲、抄錄、複印。

3.4.6 底圖一般不予外借。

3.5 檔案銷燬

對於過期並失去保存價值的文件材料，經公司領導批准，可以定期銷燬。

3.6 檔案統計

3.6.1 銷燬祕密公文，應進行登記，有2人監督，保證不丟失、不漏銷。

3.6.2 要及時對檔案數量、鑑定情況、利用情況進行統計。

3.6.3 除按上級主管部門的要求及時填報統計資料外，還應做好檔案統計的基礎工作。

3.6.4 統計數字要準確真實。

3.6.5 對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統計，以便反映檔案的不同價值和庫存發展趨勢。

3.7 檔案保密

3.7.1 檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

3.7.2 不得傳播、議論有關機密問題。

3.7.3 檔案資料不準帶到公共場所。

檔案信息化管理制度7

第一條設立專門的檔案庫房或檔案櫃對檔案進行存放、保管，並指派專人負責，做到“專人專櫃”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密，任何人不得擅自進入檔案室，以保證維護檔案的完整性和安全性。

第二條檔案室配備檔案櫃或密集架，檔案上架排列應科學合理，便於查找。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便於管理和查找。

第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁櫃。

第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高温、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

第五條檔案室在接收同級別人事檔案託管機構或企業移交的檔案後，應對移交檔案進行嚴格檢查，確保後續託管業務能順利開展。

第六條確定接收的移交檔案要辦理託管協議，做好編目工作，並及時入庫並及時完成檔案彙總統計、登記電子檔工作。

第七條各類外借檔案必須嚴格執行檔案借閲制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。

第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或複製。

檔案信息化管理制度8

一、必須設有專門庫房或專櫃對各類檔案進行保管。

二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進入檔案庫房。三、庫房要保持清潔和相對温濕度，以利檔案保管。同時做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高温、防有害氣體等）工作。

四、庫房內除密集架、檔案裝具和調卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關的物品，檔案裝具排放，應做到整齊劃一，符合通風、防塵要求。

五、根據檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設備，並定期保養，使庫房環境處於良好狀態。温度基本保持在14—24℃，相對濕度40%—60%之間的規定要求。

六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應用白熾燈；檔案室不應靠近易燃易爆和散發有污染腐蝕氣體的場所。

七、檔案管理人員必須每季度對庫房內的檔案進行核對，做到帳物相符。

八、檔案庫房及檔案櫃箱鑰匙必須由辦公室專人負責保管，不得丟失。

檔案信息化管理制度9

一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務，檔案屬於涉及託管人員隱私，未經許可不得外借、外傳。

二、各類檔案的借（查）閲，必須填寫《檔案借（查）閲申請單》

三、個人檔案一律須託管人員本人、或委託書指定的委託人，經過相關審批流程後方可借閲。

四、外單位來人借（查）本託管人檔案，需持單位《檔案借（查）閲申請單》並經科長簽字批准，方可查閲。

五、閲檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時間不得超過一週，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管領導批准。

六、外借的檔案借閲者必須妥善保管，借閲的檔案只限本人使用，未經許可不得擅自轉借、拆開、調換、污損文件或在文件上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。

七、外借檔案一旦發生遺失、損壞、銷燬等，應立即知會辦公室進行處置。

八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案，要及時做好催還工作。

九、借出和歸還檔案時，應做好清點手續，由檔案管理員與借閲者當面核對清楚。

檔案信息化管理制度10

第一條歸檔的文件材料必須完整、系統、準確，各項簽字手續完備。

第二條歸檔的文件必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式負荷規範要求，書寫材料要適合長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水及熱敏紙。

第三條歸檔文件應為原件。

第四條科技成果鑑定、基建工程驗收必須保存檔案的完整性。文件材料不完整、不繫統的不能通過鑑定、驗收。

第五條移交單位在正式移交前應對移交的文件材料進行組卷並編制移交目錄，雙方履行簽字手續