文書都辦公室檔案管理制度（通用20篇）
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辦公室檔案管理制度
一、管理制度的主要特徵
1.權威性。管理制度由具有權威的管理部門制定，在其適用範圍內具有強制約束力，一旦形成，不得隨意修改和違犯；
2.完整性。一個組織的管理制度，必須包含所有執行事項，不能有所遺漏，如發現或新的執行事項產生，應相應的制定管理制度，確保所有事項“有法可依”；
3.排它性。某種管理原則或管理方法一旦形成制度，與之相牴觸的其他做法均不能實行；特定範圍內的普遍適用性。各種管理制度都有自己特定的適用範圍，在這個範圍內，所有同類事情，均需按此制度辦理；
4.可執行性。組織所設置的管理制度，必須是可執行的，不能偏離組織本身事務，成為一紙空文；
5.相對穩定性。管理制度一旦制定，在一般時間內不能輕易變更，否則無法保證其權威性。這種穩定性是相對的，當現行制度不符合變化了的實際情況時，又需要及時修訂。
6.社會屬性。因而，社會主義的管理制度總是為維護全體勞動者的利益而制定的。
7.公平公正性。管理制度在組織力對每一個角色都是平等的，任何人不得在管理制度之外。
二、辦公室檔案管理制度（通用20篇）
在不斷進步的時代，我們都跟制度有着直接或間接的聯繫，制度對社會經濟、科學技術、文化教育事業的發展，對社會公共秩序的維護，有着十分重要的作用。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，以下是小編整理的辦公室檔案管理制度（通用20篇），歡迎大家借鑑與參考，希望對大家有所幫助。
辦公室檔案管理制度1
(一) 文件管理制度
第一條 管理要點
1、 為使文件管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。
2、 文件管理的範圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。
3、 制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息；措辭規範，表達無歧義。
4、 根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閲。
第二條 制度規範
1、 文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閲銷燬等由辦公室人員負責執行。
2、 公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
3、 公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發；各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤後行政辦公室打印，打印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。
4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。
5、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閲一般性文件，需嚴格履行借閲手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閲。
7、 辦公室管理人員對文件借閲情況進行登記，做好借閲記錄並限期清退。
8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、 根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照文件管理制度進行處理。
第三條 文件管理流程設計
1、 內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷燬
3、 借閲流程：提出申請，辦理手續→批准→借閲→清退→文件存檔→文件銷燬
(二) 文書管理制度
第一條 管理要點
1、 為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。
2、 文書管理範圍包括：一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編)、行政人事部發文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。
3、 除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本內容可根據文書具體內容進行調整。
4、 根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。
第二條 制度規範
1、 根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。
2、 按照文書管理範圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、 行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表；閲讀者需認真學習並簽名備註。
4、 按時間、內容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。
5、 根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷燬；須上級審批同意，方可銷燬。
6、 辦公室負責人為第一責任人，若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。
7、 違反以上規定者按照相關規定予以懲處。
第三條 流程設計
起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閲→清退→審批→銷燬
(三) 檔案管理制度
第一條 管理要點
1、 為了維護檔案的真實性和可查閲性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。
2、 檔案管理範圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。
3、 根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備註，並存入專門的檔案文件櫃保管。
第二條 制度規範
1、 應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批覆、定稿等。
2、 所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先後順序再按同一項目文書材料集中整理，並貼上標籤。
3、 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。
4、 各部門需借閲相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過後方可借閲，不得抄錄、複製或借出。
5、 檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。
6、 檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。
第三條 流程設計
根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閲→清退
辦公室檔案管理制度2
第一條、目的
為了規範公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條、檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條、歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔範圍。
2、凡屬歸檔範圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存複印件。
4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦後均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中涉及金融財税方面的資料，由財務部保存原件；屬於人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬於工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的複印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。
7、在歸檔範圍內的其他資料，由經辦人整理後連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可複印或複製，歸檔範圍外的由各部門自行保管。
第四條、檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便於查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，瞭解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷燬的檔案，由檔案管理員編造銷燬清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。銷燬的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
第五條、檔案借閲制度
1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閲。
2、借閲檔案資料，須經檔案保管部門負責人批准。閲檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批准。
3、借閲檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一週，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批准。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閲時間、借閲單位或借閲人，以便查閲和催還。
6、借閲檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或複印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閲，必須借閲的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。
第六條二級檔案保存方法
二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的儘量留複印件，其餘資料交綜合管理部統一保存。
本制度從二Oxx年十月一日起執行。
辦公室檔案管理制度3
1.目的
規範全公司的檔案管理。
2.適用範圍
本制度適用於公司及所屬各部門檔案管理。
3.管理原則
分類分部門管理，行政部統一監管。
4.職責與權限
4.1各部門必須設兼職的檔案管理員，規範部門檔案管理。
4.2行政部不定期對各部門檔案管理工作進行監督和檢查（每月至少抽查一次），對違反本制度的部門有權進行處罰。
5.檔案的分類
（1）證照類：如營業執照及各類證照。
（2）文件類：分外來文件和內部文件。
（3）制度類。
（4）合同類。
（5）計劃總結和會議紀要類。
（6）財務類。
（7）圖紙類：工藝文件、圖紙、説明書等。
（8）人事管理類：人事檔案、培訓記錄、健康檔案、安全、消防等等。
6.檔案的歸口存放部門
（1）公司級檔案存放在行政部。
（2）其它檔案由歸口部門負責存放。
7.檔案建檔要求
建立檔案時要有檔案編號和檔案目錄。
8.檔案裝訂
檔案須裝訂成冊保存，某些特殊珍貴的手稿、照片等，採用卷盒、相冊等保管。
9.保存年限
原則上公司重要檔案永久保存，進行檔案銷燬時經公司領導批准。
10.檔案日常管理
10.1借閲
10.1.1借閲手續
（1）各部門經辦人員因業務需要借閲檔案時，應出示經公司領導批准的《檔案資料借閲登記表》，經辦人在公司借閲登記表上簽字後方可借閲。
（2）檔案歸還時，檔案管理員填寫歸還日期。
10.1.2檔案借閲審批權限
（1）證照類：由公司總經理或者其授權人審批。
（2）文件類：由行政部審批，財務、技術類等重要文件借閲須由總經理或者其授權人批准。
（3）制度類：由行政部審批。
（4）合同類：由公司總經理或者其授權人審批。
（5）計劃總結和會議紀要類：由行政部審批。
（6）財務類：由總經理或者其授權人審批。
（7）圖紙類：由總經理或者其授權人審批。
（8）人事管理類：人力資源部審批。
10.1.3借閲人不得轉借、拆卸、調換、損壞、複印所借檔案。
10.1.4借閲人必須在規定期限內歸還所借檔案資料。借用檔案原則上當日必須歸還，特殊情況不得超過七天。
10.1.5若人為丟失或損壞檔案，給公司造成經濟損失的，行政部對相關責任人進行內部行政或經濟處罰。
10.2銷燬
10.2.1公司任何個人或部門非經公司批准，不得銷燬公司檔案。
10.2.2銷燬前按照清冊清點，銷燬時由行政部監督銷燬，銷燬後相關人員在清冊上簽名，並將監銷情況存檔。《檔案銷燬審批表》由行政部永久保存。
10.3移交
10.3.1需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人審核批准並指定其監交人後，方可進行移交。
10.3.2移交前，按照清冊清點；移交後，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份並永久保管。
11.如有違反本制度規定的，公司對其進行行政、經濟處罰，嚴重時移交司法機關。
辦公室檔案管理制度4
一、總則
1、為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。
2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案後及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷燬。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負責文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閲後歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。
三、歸檔範圍
1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及簡報。
4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯繫，區別不同的價值，便於保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。
5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯繫並進行系統的排列。
6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔範圍、要求，將文件材料按時歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠於職守，努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內部人員可以借閲，借閲者都要填寫《借閲單》，報主管人員批准後，方可借閲，其中非受控文檔的借閲要由部門經理簽字批准，受控文檔的借閲要由總經理簽字批准。
2、檔案借閲的最長期限為兩週；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。
3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時彙報，追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼塗改其字句等；不得任意摘抄或複製案卷內容，如確有需要，必須經領導批准才能摘抄或複製。
5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準轉借，必須專人專用。
7、用畢按時歸還，如需延長借閲時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。
七、本制度即日起開始執行。
辦公室檔案管理制度5
一、文書檔案歸檔制度
1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔範圍，交行政部統一管理。
2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員（各部門內勤）收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠（文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批覆）無缺頁、破損現象。
4.下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。
6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。
7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責任制
1.認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠於職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。
2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閲、鑑定、銷燬、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規範”要求。
3.負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。
4.負責檔案庫房各項制度的落實。
5.積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。
3.兼職檔案員應於次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4.嚴格執行各項檔案管理制度。
5.接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。
四、部門立卷制度
1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的'資料均屬本部門立卷歸檔範圍。
2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。
五、檔案保管制度
1.各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閲期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。
4.庫房要保持清潔衞生，温度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。
5.檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高温、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6.庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7.與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。
六、檔案保密規則
1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。
2.凡到綜合檔案室查閲檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閲手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批准並在指定時間內歸還檔案室。
3.查閲檔案時，不得翻閲與查閲內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。
4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。
5.對於違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定後果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理並追究其責任。
七、檔案借閲制度
1.借閲檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閲者，應自覺履行借閲手續。
2.凡借閲檔案，需經主管領導批准。外單位人員借閲檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意後，方可辦理借閲手續，並在借閲期限內按時歸還。
3.借閲人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。
4.借閲人員未經領導批准，不得複印、抄寫檔案資料。
5.檔案管理人員對歸還的借閲材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、複製的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。
6.一旦發現檔案材料在借閲過程中被拆、塗抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導彙報，並追究有關人員的責任。
八、其他
解釋權歸公司行政人事部。
辦公室檔案管理制度6
一、嚴格執行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。
二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案並履行清交手續。
三、各部室應明確規定檔案責任人，檔案責任人（檔案員）對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閲和利用負全責。
四、各類規章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。
五、各工程項目立項、國土、規劃、設計、監理、質監及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由投資發展部負責歸檔。
六、各類承包合同、商務合同、協議的正本原件由財務部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔並由信息中心實行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項目申報資料、徵地、拆遷批覆、國土規劃等技術、圖紙分別由投資發展部、城建資產部、項目技術部、市場營銷部等業務部門按業務分工負責歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求：
①文件材料齊全完整；
②根據檔案內容合併整理、立卷；
③根據檔案內容的歷史關係，區別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便於保管和利用。
九、檔案資料借閲需履行登記、簽字手續，重要資料借閲需先請示分管領導。
十、由分管領導定期組織檔案責任人、業務部門組成檔案鑑定小組對超期檔案進行鑑定，提交檔案報告，並根據有關規定的酌情處置。
十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高温工作，定期檢查檔案保管工作。
辦公室檔案管理制度7
1、局辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作。
2、一般性發文由辦公室起草制發。業務性發文由具體負責該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負責審核把關，登記編號後報局長或局長授權的主管副局長簽發。
3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進行校對後，由辦公室印刷、裝訂、發放、存檔。
4、積極推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡單材料儘可能由各科室自己承擔。
5、凡需打印的材料，須經各業務主管局長同意，明確印製數量、完成時限後，交辦公室主任轉籤微機室工作人員辦理，並做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。
6、收到上級機關或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，報局長批示，按照批示意見送有關領導或責任部門辦理。
7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。
8、公文辦理完畢後，由辦公室根據《檔案法》及其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔、個人不得保存應當歸檔的公文。
9、辦公室對上級機關和本機關下發的公文的貫徹落實情況進行督促檢查並建立督查制度。
10、文書人員在辦公室主任的具體領導下，全面負責文祕工作。業務工作同時接受政府辦、檔案局的監督、指導和檢查。
11、收受文件後，一般性文件由辦公室主任籤批，重要文件由主管常務副局長籤批，然後按籤批順序傳遞、承辦。
12、文件收受及傳閲要及時，一般性文件兩天之內必須傳閲完畢，兩天之後文件未傳完時，文書可直接向傳閲人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當時送達相關領導，及時落實。
13、日常文件處理做到收、發、傳、歸及時準確科學有效。
14、嚴把印信使用關，發文時必須由分管局長同意，然後由局長籤批後才可打印並使用公章，平時使用公章，必須由辦公室主任或分管常務副局長簽字後方可使用，並做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任籤批。
15、文書要嚴格執行借閲，保密等項規章制度。
16、除屬名信外，公務信件均由文書拆閲，重要信函，由主任或主管常務的副局長籤轉。
17、一般業務性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統一管理，辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔，統一管理。
18、年末文件歸類做到科學、及時、有序、各類卷分類科學，有利用價值。
辦公室檔案管理制度8
第一條為加強檔案信息管理，充分發揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。
第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、
第四條調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪製、記錄、編輯、修改、
第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時
第七條舊管
第八條檔案資料的借閲執行綜合檔案相關條款。
第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。
第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留複印件。
第十一條未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條本制度從二oxx年一月一日起執行。
辦公室檔案管理制度9
一、目的
為了規範公司人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、適用範圍
適用於公司員工紙質檔案和電子檔案的管理工作。
三、職責
公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。
四、原則
分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規範。
五、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證複印件、學歷學位證複印件、轉正及晉級表、離職證明、各類合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關係，死亡等情形。
六、程序
1、新員工報到後，收齊新入職員工的所有手續、證件、資料後，統一裝入新建的檔案袋內，並在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質檔案統一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以hr管理信息系統為平台進行統一管理。員工人事檔案管理人員須忠於職守，嚴格遵守公司《員工保密管理制度》。
2、檔案建立：新員工經考核合格，入職之日始，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學歷職稱證件的複印件、個人簡歷、應聘擋案表、錄用審批表、員工個人檔案表、體檢報告、離職（失業）證明等。
七、檔案錄入
為保證員工檔案信息的及時性和準確性，以體現系統時效性強的優點，及時更新、變化的資料進行系統錄入，
具體時限要求如下：
1、新員工入職、員工調動、任命、借用、離職信息自生成之日起二個工作日內錄入電子檔案，並進行紙質檔案歸檔；
2、組織機構變動、培訓管理、考核管理、獎懲管理信息自生成之日起七個個工作日內錄入，並進行紙質檔案歸檔；
3、社會保險、合同簽訂等信息自生成之日起七個工作日內錄入，並進行紙質檔案歸檔。
八、人事檔案借/調閲
1、調閲員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閲申請表》並經有效批准。
2、本部門員工的人事檔案調閲需經部門主管批准。
3、部門主管有權調閲其他部門員工的人事檔案，但需行政人事部門主管審核，並報總經理批准。
4、部門主管級別的人事檔案，總經理有權調閲。
5、調閲檔案原則上在行政人事部門內部並在指定人員陪同下調閲。如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管批准。借閲檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得複印，借出的檔案必須在2天內歸還。
6、所有調閲檔案，均需登記備案。
九、人事檔案歸屬
1、繼續受聘的員工檔案，作為其今後聘任聘用的依據；檔案分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閲。
2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應在妥善保管一年以後銷燬。部門主管以上人員、關鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以後銷燬。
十、本制度最終解釋權歸行政人事部，本制度從下發之起實施。
辦公室檔案管理制度10
一、客户檔案管理對象
客户檔案管理的對象就是你的客户，即企業的過去、現在和未來的直接客户與間接客户。它們都應納入企業的客户管理系統。
1.從時間序列來劃分：包括老客户、新客户和未來客户。以來客户和新客户為重點管理對象。
2.從交易過程來劃分：包括曾經有過交易業務的客户、正在進行交易的客户和即將進行交易的客户。對於第一類客户，不能因為交易中斷而放棄對其的檔案管理；對於第二類的客户，需逐步充實和完善其檔案管理內容；對於第三類客户，檔案管理的重點是全面蒐集和整理客户資料，為即將展開的交易業務準備資料。
3.從客户性質來劃分：包括政府機構（以國家採購為主）、特殊公司（與本公司有特殊業務等）、普通公司、顧客（個人）和交易夥伴等。這類客户因其性質、需求特點、需求方式、需求量等不同，對其實施的檔案管理的特點也不盡相同。
4.從交易數量和市場地位來劃分：包括主力客户（交易時間長、交易量大等），一般客户和零散客户。不言而喻，客户檔案管理的重點應放在主力客户上。
總之，每個企業都或多或少的擁有自己的客户羣，不同的客户具有不同的特點，對其的檔案管理也具有不同的做法，從而形成了各具特色的客户檔案管理系統。
二、客户管理內容
正如客户自身是複雜多樣的一樣，客户檔案管理的內容也是複雜的，不能一概而論。歸納起來將，客户檔案管理的基本內容包括以下幾項：
1.客户基礎資料。即企業所掌握的客户的最基本的原始資料，是檔案管理應最先獲取的第一手資料。這些資料，是客户檔案管理的起點和基礎。客户資料的獲取，主要是通過推銷員進行的客户訪問蒐集起來的。在檔案管理系統中，大多是建立客户卡或客户管理卡的形式出現。
客户基礎資料主要包括客户的名稱、地址、電話；所有者、經營管理者、法人（這三項應包括其個人性格、嗜好、家庭、學歷、年齡、能力等方面）；創業時間、與本公司交易時間、企業組織形式、業種、資產等方面。
2.客户特徵。服務區域、銷售能力、發展潛力、經營觀念、經營方針與政策、企業規模（職工人數、銷售額等）、經營管理特點等。
3.業務狀況。主要包括目前及以往的銷售實績、經營管理者和業務人員的素質、與其他競爭公司的關係、與本公司的業務聯繫及合作態度等。
4.交易活動現狀。主要包括棵客户的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優勢、未來的對策；企業信譽與形象、信用狀況、交易條件、以往出現的信用問題等。
以上四方面構成了客户檔案管理的重點內容，客户檔案管理基本上是圍繞着這四方面展開的。
三、户檔案管理方法
1.建立客户檔案卡。作為客户檔案管理的基礎工作，是建立客户檔案卡（又稱客户卡、客户管理卡、客户資料卡等）。採用卡的形式，主要是為了填寫、保管和查閲方便。
客户檔案卡主要記載各客户的基礎資料，這種資料的取得，主要有三種形式：
①由推銷員進行市場調查和客户訪問時整理彙總。
②向客户寄送客户資料表，請客户填寫。
③委託專業調查機構進行專項調查。然後根據這三種渠道反饋的信息，進行整理彙總，填入客户檔案卡。
在上述三種方式中，第一種方式是最常用的。第二種方式由於客户基於商業祕密的考慮，不願提供全部詳實的資料，或者由於某種動機誇大某些數字（如企業實力等），所以對這些資料應加以審核。但一般來將，由客户提供的基礎資料絕大多數是可信的且應比較全面。第三種方式主要是由於用於蒐集較難取得的客户資料，特別是危險客户的信用狀況等，但需要支付較多的費用。
通過推銷員進行客户訪問建立客户檔案卡的主要做法是：編制客户訪問日報（或月報），由推銷員隨身攜帶，在進行客户訪問時，即時填寫，按規定時間上報，企業彙總整理，據此建立分客户的和綜合的客户檔案。除外，還可編制客户業務報表和對可客户銷售報表，以從多角度反映客户狀況。
為此，需制訂推銷員客户信息報告制度（其中包括日常報告、緊急報告和定期報告）。需制定推銷員客户信息報告規程。
2.客户分類。利用上述資料，將企業擁有的客户進行科學的分類，目的在於提高銷售效率，促進企業營銷工作更順利地展開。
客户分類的主要內容包括：
①客户性質分類。分類的標識有多種，主要原則是便於銷售業務的展開。如按所有權，劃分（全民所有制、集體所有制、個體所有制、股份制、合資等）；按客户性質劃分（批發店、零售商、代理店、特約店、連鎖店、專營店等）；按客户地獄劃分（商業中心店、交通樞紐店、居民區店、其他店鋪等）；按顧客的實際情況，確定客户等級標準，將現有客户分為不同的等級，以便於對客户進行商品管理、銷售管理和貨款回收管理。
②客户等級分類。企業根據實際情況，確定客户等級標準，將現有客户分為不同的等級，以便於進行商品管理、銷售管理和貨款回收管理客户檔案。
③客户路序分類。為便於推銷員巡迴訪問、外出推銷和組織發貨，首先將客户劃分為不同的區域。然後，再將各區域內的客户按照經濟合理原則劃分出不不同的路序。
3.客户構成分析。利用各種客户資料，按照不同的標識，將客户分類，分析其構成情況，以從客户角度全面把握本公司的營銷狀況，找出不足，確定營銷重點，採取對策，提高營銷效率。
客户構成分析的主要內容包括：
①銷售構成分析。根據銷售額等級分類，分析在公司的銷售額中，各類等級的客户所佔比重。並據此確定未來的營銷重點。
②商品構成分析。通過分析企業商品總銷售量中，各類商品所佔的比重，以確定對不同客户的商品銷售重點和對策。
辦公室檔案管理制度11
一、為規範檔案管理，保證小貸、擔保業務檔案資料（以下簡稱檔案）的安全完整，維護公司及客户的權益，特制定本細則。
二、檔案的管理是指對公司已發生的項目資料、權屬證明等進行整理，並統一移交檔案管理人員編號歸檔。
三、檔案管理人員應建立檔案台帳及權證檔案台帳記錄，便於資料查詢、借閲、管理。
（一）客户檔案管理由總經理制定專人負責。
（二）檔案管理員對客户檔案資料的安全性負責。
四、檔案的整理與移交
（一）業務的具體經辦人員（項目經理A、B角）為檔案移交人；
（二）部項目經理A角將項目資料按檔案清單（附後）的要求進行分類整理，編制好冊內資料清單（具體到每一項內容的頁數，包含資料中的封面及所有紙張）移交項目經理B角，清單一式三份，A、B角各執一份，檔案資料中一份，A、B角、檔案管理人員三方分別簽字確認。項目經理B角根據清單內容對檔案資料進行審核，確認檔案及相關有權人員簽字完整並編碼之後移交給檔案管理員，若資料中有重要資料或簽字缺少，項目經理B角須列出補充資料清單要求項目經理A角補齊；
（三）項目資料包括四部分：立項審批資料、重要合同或單據等、項目調查資料、客户或企業資料；（具體內容及順序附表）；
（四）業務發生後與客户所簽署的合同，屬於客户但客户未拿走的部分，應列入檔案附件交檔案室保存，列入附件的資料不進行編碼；
（五）檔案的移交時限為項目結束後（一般為貸款發放後）的五天之內，具體為項目經理A角三個工作日內移交項目經理B角，項目經理B角兩個工作日內移交檔案室，特殊情況説明原因經有權審批人同意後可以酌情延後；
（六）檔案管理員在接交檔案時，按照項目經理B角提供的清單一一核對檔案資料，雙方確認無誤，項目經理B角、檔案管理員雙方簽字確認；
（七）檔案管理員在檔案登記本上按時登記所接收的檔案名稱，雙方簽字確認；
（八）檔案管理員對接收的檔案統一編號，並按照檔案號相應給檔案中的合同編號。
五、重要權證資料的移交
（一）重要權證資料包括：貸款或者擔保客户的財產權屬證明原件、保證人的財產權屬證明原件、他項權證原件、動產抵押登記通知書、股權出質設立登記通知書、其他權屬證明原件；
（二）重要的權證應與檔案資料分開移交，重要權證視同現金管理，相關權屬證書在第一時間移交公司指定的權證管理人員，A角列出重要權證移交清單，AB角及檔案員三方在對清單上所列權證的名稱、權證號、數量核對無誤後，單獨移交檔案室存檔並在移交單上簽字確認；
（四）檔案管理員應將所收到的權證存入保險櫃單獨保存；
（五）存檔的權證應按項目按項目編號分開保存，且權證編號應與項目的檔案編號一致。
六、檔案的借閲
（一）公司董事長、總經理。副總經理需要借閲檔案可以直接通過檔案管理員辦理借閲手續，員工因工作需要借閲檔案的，必須按借閲需求填寫《檔案資料出借單》，並經公司董事長、總經理或主管副總經理批准；
（二）檔案管理員憑《出借單》辦理檔案借閲手續並登記台帳；
（三）檔案借閲人必須在《檔案資料出借單》規定的期限內，將所藉資料完整歸還檔案管理員；
（四）檔案管理員核對資料完整無誤後將檔案復位，並登記台帳。
七、本實施細則自頒佈之日起執行。
辦公室檔案管理制度12
一.制度內容
為做到客户服務部與客户的良好溝通，掌握客户的人員構成、公司性質、物業費交納情況等，有必要建立一套綜合的客户信息系統，而客户檔案可以協助客户服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客户信息並管理好這些信息，特建立此制度
二.管理目標
客户檔案資料全面、準確、有效。
三.適用範圍
客户檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。
一般客户檔案包括以下的資料：
1.收集客户單位資料
2.客户繳費記錄包括各樣應付之押金
3.客户裝修工程文件
4.客户遷入時填具之資料
5.客户資料補充
6.客户聯絡資料
7.緊急事故聯絡人的資料
8.客户與管理處往來文件
9.客户違規事項與欠費記錄
10.客户維修記錄
11.客户投訴記錄
12.客户單位有關的工程檔案（與二次裝修工程有關資料）與工作程序
四.注意事項
1.及時上行下達客户與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記並製作各種表格。
2.協調與客户之間的關係，加強橫向溝通；
3.做好與客户有關各類文件的檔案工作，並定期整理，以備隨時查詢及跟進；
4.接聽客户投訴，解決客户投訴；
5.接聽客户工程報修電話，及時聯繫修復。
辦公室檔案管理制度13
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷
員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證複印件、學歷學位證複印件、離職證明、合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關係，死亡等情形。
三、檔案規定
1、基礎管理
1．1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規範。
1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，並登記於《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），並在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。
1．4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料複印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1．5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閲檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。
1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑑別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字後歸檔。
1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年後方可銷燬（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。
1．9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閲。
2、檔案的查、借閲
2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閲，只能在檔案室閲覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閲，須填寫《查、借閲人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經理批准後方可查、借閲。
2．2任何垮查、借閲人事檔案，下級員工查、借閲員工的人事檔案。
2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閲員工人事檔案。
2．4所有批准後借閲的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閲後到期未歸還者、歸還損壞、私自複印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。
2．5人力資源部查、借閲登記，並在《人事檔案借閲登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閲檔案注意
3．1塗改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3．2擅自複印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
3．3查、借閲者擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷燬
4．1公司任何個人和非經同意銷燬員工檔案資料。
4．2某些檔案到了銷燬期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷燬審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批准後銷燬。
4．3經批准銷燬的人事檔案，人力資源部須核對，將批准的《公司員工人事檔案銷燬登記》和將要銷燬的人事檔案登記並歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經行政人力資源部經理批准後，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
辦公室檔案管理制度14
1、外單位借閲檔案資料需持介紹信，經主管經理批准後，方能查閲。
2、凡公司系統的工作人員，因工作需要借閲檔案的，由借閲人向檔案員辦理借閲手續，填寫借閲登記卡，返回檔案時，由檔案管理人員認真檢查並及時銷帳.
3、借閲檔案資料要妥善保管，不得勾劃、塗改、圈點、裁剪、損壞，否則取消借閲權.對於將檔案丟失者要追究責任.
4、借閲各項檔案人員必須遵守保密制度，不得轉讓他人使用.
5、公司各單位工程技術人員在工作發生變動時，必須由本人向檔案室交回借用的全部資料，否則，主管調動部門不予開調令.
6、工作調出，必須將檔案、科技書、資料全部交加，外出參加科技性會議帶回的資料，一律交檔案室存放.
7、經批准查閲的絕密檔案，只能在檔案室閲文，不得帶出室外查閲、翻印和轉借.
8、在查閲檔案中不得折卷，不得損壞、塗改，因工作需要必須摘抄的，必須抄在保密工作手冊上.
9、查閲檔案的部門，要及時將利用效果登記冊內.
10、上級部門審查檔案資料時，需派車由有關人員和專職檔案管理員妥善保管共同到指定部門進行審檢，待審查結束後，把檔案資料安全歸位。
11、檔案資料按統一分類大綱進行分類、編目、劃定保管期限限、密級。
12、維護國家機密，卷面、封面要注意密級。密級定為三種：
（1）絕密
（2）機密
（3）祕密
13、加強檔案的安全管理，檔案必須存放在專用的保險櫃內嚴密保管，檔案室門窗要堅固，做到安全可靠。
14、保護檔案庫的清潔，經常檢查，發現問題要及時請示處理。
15、保持好庫的温濕度，經常檢查調整，按規定填寫温濕度記錄。
16、案庫房是檔案保管要害部位，非本室人員一律不得進入。有查閲檔案資料的同志請等候調卷，在閲覽室查閲。
17、借閲制度，搞好借閲、查閲、入庫、發放登記工作。
辦公室檔案管理制度15
為加強檔案管理工作，提高檔案工作質量，更好地為單位工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》及有關檔案管理的規定，結合本局檔案工作的實際，制定本制度。
一、檔案立卷歸檔制度
為了使本局的立卷歸檔工作順利進行，完整地保存本單位在各項活動中形成的文件材料，供領導工作決策和各項工作服務，特制訂本制度。
1、凡是在本局日常工作及重大招商活動中直接形成的應當歸檔並具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實記載。
2、本局領導和各科室承辦人員應將辦理完畢或工作中形成的文件材料，及時主動地交檔案管理員立卷歸檔，集中管理，任何科室和個人不得據為已有。
3、文件歸檔範圍，按餘姚市檔案局的有關規定收集。
4、局各科室按指定的兼職檔案人員，負責本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整理工作，並按規定時間造好移交清冊，簽字驗收，移交局辦公室。
5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔範圍要求，負責收集全部應歸檔文件、基建、聲像等材料。
6、局辦公室財務人員應在次年的六月底前，按規定立卷歸檔，暫由財務人員保存一年後，移交檔案管理人員。
7、電子文件實行集中統一管理，歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔按照同類紙質文件的規定定期完成。
8、各科室根據歸檔要求，在應歸檔電子文件產生時打上相應的標記；把經辦過程中的情況隨時記錄在相應的文件中；辦理完畢的電子文件應在規定期限內進行物理歸檔，把帶有歸檔標識的電子文件進行分類集中拷貝，編制機讀目錄和《歸檔電子文件登記表》。
9、歸檔電子文件的著錄應符合國家檔案著錄規則基本要求。入庫的電子檔案，每兩年要機讀抽查一次，發現問題及時補救。
10、各科室一般應及時將上年度應歸檔的電子文件向辦公室歸檔，移交時做到數據完整、內容準確、利用安全、編目規範、帳目一致、手續清楚，移交清單一式二份，交接雙方簽字後各執一份。
11、檔案管理員負責電子文件歸檔前的監督、指導工作，以及歸檔檢查驗收和接收後的統一編目、保管、開發利用，做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節數、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和百分之百的準確率。
12、隨着計算機技術和設備的更新、發展，對庫存電子檔案應進行同步更新複製或補救新版本，歸版或有問題的載體仍需保存三年。
二、檔案庫房
1、檔案庫房是存入各類檔案的重地，庫房鑰匙由專人保管，非檔案室人員不得入內。
2、庫房要堅固，有防火、防盜、防高温、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等設施，並採取必要的預防措施和設置必要設備，確保檔案的安全。
3、庫房內要保持適應的温度和濕度。根據季節不同氣候變化加強管理，做好每日的温、濕度記錄。
4、庫房內經常保持整齊、整潔，每天下班前要認真檢查庫房，關好門窗，注意電源，清理廢紙等易燃物品。在庫房內嚴禁吸煙，確保庫房安全。
5、庫房內檔案分類存放，排列要整齊有序，編制櫥箱號碼和存放案卷示意圖，便於查找。不得在庫房內存放個人物品或堆放雜物。
6、要定期進行庫藏檔案的清理校對工作，做到帳、物相符。對破損、變質的檔案要及時進行修補複製。庫藏檔案因移交、遺失等註銷帳卡時，要查明原因，保存依據。
7、電子檔案應配備專用的電子文件櫃，每年定期備份，規範存放歸檔電子文件和數字檔案。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設備；環境温度選定在17℃—20℃，相對濕度選定在35%—45%。
8、檔案管理員調動工作時，應在離職前辦好檔案庫房的交接手續。
三、檔案查閲利用制度
1、本單位檔案供本單位各科室查閲利用，查閲檔案資料時需辦理查閲登記手續，填寫"借閲登記表"。查閲黨組會議記錄須註明借閲用途，並經黨組主要負責人批准。
2、外單位查閲檔案資料，須持所在單位介紹信，經分管領導審批後，予以查閲。
3、查閲檔案，只限於在指定場所進行，未經批准，不得將案卷帶出綜合檔案室。
4、嚴守機密，不得翻閲和摘抄利用以外的檔案。
5、查閲檔案和需複印（部分或全部）檔案材料的，應在利用效果登記表上註明，並經登記。
6、數字檔案查詢一般通過網上進行，查閲者通過網上檔案查詢系統查詢檔案，檔案管理員接到查詢申請後，按檔案查借閲權限從網上發往借閲者。借閲者一週內須將網上查閲的電子文件發回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閲紙質檔案。
7、要愛護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、塗改、劃槓、折角、添字等，如發現有上述情況者，按《檔案法》規定進行必要處理。
8、建立檔案《檔案借閲登記》和《檔案利用效果登記》簿，查閲檔案資料者，要及時將利用效果反饋給綜合檔案室。數字檔案的查閲，查閲者需按要求在網上填寫《檔案借閲登記》和《檔案利用效果登記》，對借閲和利用進行登記，以更好地為社會主義現代化建設服務。
四、檔案保密制度
1、檔案管理員要增強保密觀念，嚴格遵守國家《檔案法》和《保密法》所規定的保密紀律，不得泄露所藏檔案的內容，不準出賣、盜竊檔案機密，違者按情節依法懲處。
2、定有密級文件、資料，統一由專人收拆登記，發送時不得以普通郵件寄發。
3、已歸檔的機密、祕密文件、資料，只限於直接需要的部門和人員使用，查閲時須經分管領導批准。
4、各科室暫時保存的機密、祕密文件、資料，應妥善保管，不要讓外來人員隨便翻閲，用後立即歸檔。
5、對定有密級的文件、資料，未經密級審批單位批准，一般不准翻印和摘抄。摘抄保密文件、資料的工作筆記本，調離工作時收回註銷。
6、不得擅自擴大文件、資料的閲讀範圍，確因工作需要攜帶祕密以上文件、資料外出，須經領導批准。
7、不歸檔的祕密及內部（重複或多印）文件、資料，均應登記造冊，經主管領導批准，按規定統一銷燬，不準擅自處理和當廢紙出售。
8、數字檔案要求配備專門工作人員負責計算機系統的管理工作，設置計算機操作系統用户口令，安裝殺毒軟件，並及時更新。嚴禁在計算機上運行各種來歷不明的軟件、遊戲等。
9、保密的電子檔案數據信息不得直接或間接與互聯網或其他公共信息網絡連接，必須實行物理隔離。
10、對已存儲的電子檔案數據進行修改時，要建立修改台帳。有保存電子數據檔案的計算機送維修時，應將有關數據的內容清空、刪除或將硬盤摘除，並做計算機修理登記。
11、嚴格注意口頭保密，做到守口如瓶，執行保密紀律，在公共場所、投稿、通訊、通電中，不得泄漏及涉及機密事項。電子檔案數據錄入工作人員必須遵守檔案保密制度，不得泄露所接觸檔案內容。
12、定期組織或結合安全保衞工作，進行保密教育和保密檢查。
五、檔案鑑定和銷燬
為了全面地考察室藏檔案的價值，確保室藏檔案的質量，定期對一些已到保管期限的檔案材料進行重新審定，方便檔案的管理和利用，特制定本制度：
1、室藏檔案的鑑定應堅持全面的、歷史的、發展的觀點，嚴肅而認真地去複審和制定每一件檔案的價值，不得帶有隨意性。
2、室藏檔案的鑑定工作在鑑定小組的統一組織和安排下進行，邀請被鑑定的單位有關人員參加，根據檔案的保管價值，對保管期限滿的檔案材料及時地開展鑑定工作。
3、經鑑定，尚需留存的零散檔案材料，按立卷原則，在室內繼續做好組卷歸檔工作。對已失去利用價值和保存價值的檔案材料，需銷燬的，由鑑定小組提出鑑定意見，編造銷燬清冊，未經登記造冊，不得擅自銷燬檔案。
4、屬於保密範圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷燬，並在網絡中徹底清除。不屬於保密範圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。
5、銷燬檔案時，要有兩人以上監銷，監銷人員在銷燬前應認真清點核對，在銷燬清冊上籤章，並將銷燬情況報告鑑定小組，銷燬清冊應列入綜合檔案室全宗卷永久保存。
6、嚴禁任何人、任何部門擅自銷燬各類室藏檔案和數字檔案。
六、檔案管理員工作職責
1、熱愛本職工作，刻苦鑽研業務，努力提高工作效率，為本單位的兩個文明建設服務。
2、加強與各級、各部門的聯繫，做好本單位需歸檔文件材料的收集整理工作，保證其完整、及時歸檔。
3、堅持原則，保守機密，嚴格執行檔案管理制度、查閲制度和重大事項報告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故發生。
4、要妥善保管好數字檔案室系統登錄帳號和密碼，不得泄露他人，密碼應該定期更改。自覺做好檔案數據的維護與管理，定期檢查電子檔案的保管情況、檢測電子檔案的可用性，保證數字檔案的安全保密。
5、積極開展檔案利用，及時、準確、迅速地提供各種檔案，為本單位各項工作和領導決策服務。
6、做好檔案統計工作和利用效果反饋記錄。
7、切實做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防黴、防塵、防鼠咬的"八防"工作，達到檔案無丟失、無黴變、無差錯。
辦公室檔案管理制度16
一、定期把各部門上交的具有保存、查考、利用價值的各種載體形式的歷史記錄收進檔案室。
二、室藏檔案、資料要分類單獨存放，檔案櫃、架等要排列整齊、美觀。
三、檔案的收進、整理、利用要詳細統計，並做到數字準確、真實。
四、查閲檔案要嚴格履行手續，閲完經核對無誤後，及時入庫。對借出的檔案要按期限及時歸還。
五、室藏檔案、資料要每半年清點一次。
六、要加強對檔案的安全工作，制定"八防"，配齊防火、防盜、防蟲等設備，室內嚴禁吸煙，確保檔案資料萬無一失。
七、檔案室由檔案幹部專人管理，查檔人員及其他人員不得隨便進入。
八、對應該立卷歸檔的材料必須由幼兒園各部門收集齊全，並進性整理，定期交檔案室集中統一管理，任何部門或個人不得據為己有或拒絕歸檔。
九、歸檔範圍：凡是幼兒園工作活動中形成的能反映本園工作活動，具有查考利用價值的文件、材料、圖片等均屬歸檔範圍。
十、歸檔時間：各部門應在每學期放假前將本學期的文件材料收集齊全，按照歸檔要求整理好，移交幼兒園檔案室。交接雙方根據交接目錄清點校對，並履行簽字手續。
十一、歸檔要求
1、歸檔的文件材料要字跡清楚工整，一律使用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，禁用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、彩色筆、複寫紙，普通打印、複印撰寫和批示文件材料，必須用複印機複印，噴墨或激光打印機打印的正規影印件。
2、歸檔的文件材料要保持他們之間的歷史聯繫，區分保存價值，科學的立卷、分類、編目。
3、檔案標題要簡明確切，保管期限劃分準確，便於保管和利用。
辦公室檔案管理制度17
一、目的
為規範公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔範圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、檔案負責人
公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責
保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4、各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5、檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1、公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬於平時立卷歸檔的不在此規定範圍內。
七、檔案的借閲
1、總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閲非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閲手續。
2、因工作需要，公司的其他人員需借閲非密級檔案時，由部門經理辦理《借閲檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3、公司檔案密級分為絕密、機密、祕密三個級別，絕密級檔案禁止調閲，機密級檔案只能在檔案室閲覽，不準外借；祕密級檔案經審批可以借閲，但借閲時間不得超過4小時。祕密級檔案的借閲必須由總經理或分管副總經理批准。總經理因公外出時可委託副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委託書的內容執行。
4、檔案借閲者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁塗改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷燬
1、公司任何個人或部門非經允許不得銷燬公司檔案資料。
2、當某些檔案到了銷燬期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷燬審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批准後執行。
3、凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷燬；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批准後方可銷燬。
4、經批准銷燬的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批准的《公司檔案資料銷燬審批表》和將要銷燬的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久保存。
5、在銷燬公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷燬。
辦公室檔案管理制度18
為保證公司文件的完整，便於查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規範化的要求，並逐步實現電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應根據其相互聯繫、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便於保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閲。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便於查找，避免暴露或捆紮堆放。
2、文件櫃、檔案室要保持整潔衞生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告並做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閲檔案資料，須報請公司分管領導批准，外單位人員要查閲、複印公司檔案，必須持單位介紹信並經本公司分管領導批准後，方可查閲；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閲、複印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閲時間、查閲內容、查閲人姓名、批准領導、是否複印等相關內容。
八、對於公司機密文件及檔案的管理，要有專櫃存放並單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
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1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業錄用的具有本市城鎮户口的員工，其原始資料由本企業調入、保管。
2、凡本企業錄用的具有城鎮常住户口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿後，按本企業調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續的，本人須向人資行政部提交詳細的書面説明材料，未經批准不調檔者或逾期未調檔者企業有權與期解除勞動合同。
3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑑別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。
4、查閲原始人事檔案管理規定：
（1）查閲員工原始人事檔案前必須填寫《查閲員工人事檔案申請單》，經主管領導審批後，由人資行政部統一辦理，其它任何部門無權查閲員工原始檔案。
（2）查閲員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統一保存或使用後統一銷燬。
（3）員工存檔卡由人資行政部負責統一保管，員工離職辦理完畢各種手續後，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續。
（4）非本企業人員查閲原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閲員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閲審批程序，人資行政部協調辦理。
（5）員工在本企業工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經主管領導審批後，由人資行政部辦理。
5、員工業績、培訓檔案：
員工業績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的複印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。
（1）人資行政部負責員工的培訓、業績檔案的整理歸檔及日常管理。
（2）員工培訓、業績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓、業績檔由人事文員管理。
（3）部門部長可以調閲本部門員工的培訓、業績檔案。
（4）員工培訓、業績檔案按國家有關檔案管理規定記入員工的人事檔案。
（5）員工離職後，員工的培訓、業績檔案由人資行政部留存作為備查。
辦公室檔案管理制度20
一、必須設有專門庫房或專櫃對各類檔案進行保管。
二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進入檔案庫房。
三、庫房要保持清潔和相對温濕度，以利檔案保管。同時做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高温、防有害氣體等）工作。
四、庫房內除密集架、檔案裝具和調卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關的物品，檔案裝具排放，應做到整齊劃一，符合通風、防塵要求。
五、根據檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設備，並定期保養，使庫房環境處於良好狀態。温度基本保持在14—24℃，相對濕度40%—60%之間的規定要求。
六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應用白熾燈；檔案室不應靠近易燃易爆和散發有污染腐蝕氣體的場所。
七、檔案管理人員必須每季度對庫房內的檔案進行核對，做到帳物相符。
八、檔案庫房及檔案櫃箱鑰匙必須由辦公室專人負責保管，不得丟失。
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