公文寫作常用的十個技巧

公務文書是法定機關與組織在公務活動中，按照特定的體式、經過一定的處理程序形成和使用的書面材料，又稱公務文件。無論從事專業工作，還是從事行政事務，都要學會通過公文來傳達政令政策、處理公務，以保證協調各種關係，決定事務使工作正確地、高效地進行。可以説，能否駕馭並熟練運用技巧，直接關係到公文寫作質量。下面是小編為你帶來的公文寫作常用的十個技巧，歡迎閲讀。

一、簡稱。其形式有二：其一，以“數詞 + 共詞”樣式，把比較複雜的、往往是排比的若干詞句的共同成份抽取出來。這種簡稱的好處是不僅節省字數，而且可使文章表達得簡潔明快，受眾易記易操作。“數詞 + 共詞”常常出現在一些政策性短語裏。其二，縮節固定短語或專用詞組，保留關鍵詞素，比如，把北京大學簡稱為“北大”，把政治協商委員會簡稱為“政協”。需要注意的是，在此情況下出現的簡稱，一定是社會普遍認可的或經“該機關的上級機關規定”的規範化簡稱，切忌隨意精簡。

二、模糊。所謂模糊就是在特定的語境中，運用外延不確定、內涵較原則的彈性詞語來表現作者的寫作意圖，其特點是用外在的模糊來表現內在的準確本質。這樣做的好處是不僅可以化繁為簡，使語言簡潔準確，而且便於受眾靈活處理事務和解決問題。比如：“全會指出，當前，黨的領導水平和執政水平、黨的建設狀況、黨員隊伍素質總體上同黨肩負的歷史使命是適應的。同時，黨內也存在不少不適應新形勢新任務要求、不符合黨的性質和宗旨的問題。這些問題嚴重削弱黨的創造力、凝聚力、戰鬥力，嚴重損害黨同人民羣眾的血肉聯繫，嚴重影響黨的執政地位鞏固和執政使命實現，必須引起全黨警醒，抓緊加以解決。”其中，“總體上”“不少”“這些問題”等詞，若換作精確語言來表達，有可能難以言盡。這是一種高層次的準確，是確指語言所不能及的。問題的關鍵是在實際操作中，要搞明白在什麼地方、什麼時候以一種什麼樣的語言來“模糊”?這裏沒有唯一答案，只能具體問題具體解決，合理使用。

三、莊典。即莊重、典雅。這是公文語言使用中的一個特殊現象。從原則上講，公文語言要求簡練、準確、樸素，儘量少用修飾語和修辭方法來表現主題。要“直言其事”，不要遮遮掩掩。從本質上説，公文的這一語言特色，是公文必須堅持邏輯思維而非形象思維的結果。因為公文的終極目的是為了“辦事”和“辦成事”，而非讓受眾產生審美愉悦。但在有些場合，合理地使用莊典，會大大增強文章的表達效果。如：2009 年 10月 1 日，胡錦濤檢閲受閲部隊後，在天安門城樓上發表了重要講話，開頭這樣寫道：“全國同胞們，同志們，朋友們!今天我們隆重聚會，慶祝中華人民共和國成立 60 週年，在這個喜慶而又莊嚴的時刻，全國各族人民對於偉大祖國的發展進步感到無比自豪，對實現中華民族偉大復興的光明前景充滿信心。在這裏，我代表黨中央、全國人大、國務院、全國政協和中央軍委，向一切為民族團結、國家富強和人民幸福建立了不朽功勛的革命先輩和烈士們表示深切的懷念，向全國各族人民和海內外愛國同胞致以熱烈的祝賀，向關心和支持中國發展的各國朋友表示衷心的感謝!”在這裏，莊典作為一種方法得到了巧妙的運用，即突出了新中國成立60 年大慶的節日氣氛，拉近了領導人與聽眾的距離，使得講話從開篇起就莊典而富有文采。莊典作為一種應用文的表現手法，在開(閉)幕詞、專題集會演講、主題報告、即興講話中出現的機會比較多。

四、用數。運用準確的數據來説明情況或分析問題或證明觀點，是公文常用的寫法之一。“數字可以把某些用數量來實現特徵和本質的事物説得更精確、更簡練。”比如，“2008 年是極不平凡的一年。我國經濟社會發展經受住了歷史罕見的重大挑戰和考驗。在中國共產黨領導下，全國各族人民迎難而上，奮力拼搏，戰勝各種艱難險阻，改革開放和社會主義現代化建設取得新的重大成就。國民經濟繼續保持平穩較快增長。國內生產總值超過 30 萬億元，比上年增長 9%;物價總水平漲幅得到控制 ; 財 政 收 入 6.13 萬 億 元 ， 增 長19.5%;糧食 連 續 五 年 增 產，總 產 量52 850 萬噸，創歷史最高水平。改革開放深入推進。財税、金融、價格、行政管理等重點領域和關鍵環節的改革取得新突破。進出口貿易總額 2.56 萬億美元，增長 17.8%。實際利用外商直接投資 924 億美元。社會事業加快發展，人民生活進一步改善。城鎮新增就業1 113 萬人;城鎮居民人均可支配收入15 781 元，農村居民人均純收入 4 761元，實際增長 8.4%和 8%。”用數可以增強文章的説服力和邏輯性，故常被廣泛使用於公文的寫作過程中。需要提醒的是：1.用科學的方法獲取數據;2.堅決杜絕假數據進入文稿;3.注意數字前的修飾語選擇，尤其是要能夠正確區分和使用諸如“增加了”“增加到”“降低到”等詞彙。

五、引據。在公文寫作中，引用相關的政策法規、會議精神、領導批示、工作安排等作為説明問題的依據，其目的就是讓人信服。首先要以恰當的方式註明被引內容的出處，是何人在何時何地所言?還是哪部政策的哪一款?其次是要杜絕因需而篡改引文內容，確保引文內容的原汁原味。舉下段話作為例文：“《江澤民文選》生動記錄了以江澤民同志為核心的黨的第三代中央領導集體帶領全黨全國各族人民把中國特色社會主義事業推向前進的歷史進程。江澤民説：”三個代表“重要思想，不是憑空產生的，而是我們十三年來在理論和實踐上不斷探索和開拓的結果。”

六、鋪排。從形式上通常表現為兩種：其一，若干個字數相同或相近的短語疊放在一起，使文稿語氣簡潔明快，富於樂感，氣勢又昂然紙上，增強説服力與感染力。例：“面對國際國內不斷髮展變化的形勢，我們要緊緊抓住我國發展的重要戰略機遇期，充分利用前所未有的發展機遇，有力應對前所未有的嚴峻挑戰，不斷開創事業發展新局面，必須不斷培養造就一支政治上靠得住、工作上有本事、作風上過得硬、人民羣眾信得過、善於治國理政的`幹部隊伍。”其二，排比兩個或兩個以上的句子，營造氣勢，烘托文稿的主旨。例：“在新的一年裏，我們將堅定不移地高舉中國特色社會主義偉大旗幟，以鄧小平理論和‘三個代表’重要思想為指導，深入貫徹落實科學發展觀，立足擴大內需保持經濟平穩較快增長，加快發展方式轉變和結構調整提高可持續發展能力，深化改革開放增強經濟社會發展活力和動力，加強社會建設加快解決涉及羣眾利益的難點熱點問題，促進經濟社會又好又快發展。”需要注意的是，在具體的寫作過程中，要注意分句與分句之間表達意思的不重疊，不要只有形式而無內容。應該是“花開兩朵，兩朵各表”，不要搞成“花開一朵，表了兩次”，這其實是一種只求形式與聲勢而忽視內容與主旨的錯誤做法。

七、對比。正與反、新與舊、中與外、今與昔，放在一起，進行比較，我們不僅會發現孰優孰劣，我們更會明白該選取什麼，摒棄什麼，歌頌什麼，鞭撻什麼。因此，恰當地運用對比，除了直觀上增強文稿的生命力外，更重要的是告訴公文的受眾“怎麼做”和引導他們“做什麼”，這也是公文作用的最終體現。例：“我們黨之所以能夠從成立時僅有 50多名黨員、處在祕密狀態的黨，發展成為擁有 350 多萬個基層黨組織、7 000多萬名黨員，在 13 億人口的大國長期執政的大黨，歷經磨難而巍然屹立，千錘百煉而更加堅強，一個重要原因，就在於我們黨始終堅持黨要管黨、從嚴治黨，始終注重加強自身建設。”公文寫作使用對比需注意：不論什麼情況下，對比的兩面都應是客觀存在的、準確的，不要為了突出一方而虛構另一方。

八、下定義。也就是下結論，給判斷，出答案。“XX是 XX”、“XX 非 XX”的表達形式，可以解決“是”與“否”的問題，也經常出現在公文寫作的過程中。例：“本法所稱物，包括不動產和動產。法律規定權利作為物權客體的，依照其規定。本法所稱物權，是指權利人依法對特定的物享有直接支配和排他的權利，包括所有權、用益物權和擔保物權。”在具體寫作過程中，使用下定義的形式很簡單，重點、難點則在於因何而得出結論。使用下定義的方法來説明、論證問題時，應慎之又慎，切忌隨意、無據和盲目。

九、演繹和歸納。通俗地説，就是從特殊到一般和從一般到特殊。表現在公文寫作中，演繹一般是“先給政策”，再具體“細化政策”;或者先下結論，再以客觀的論據論證結論。例：“促進教育公平取得新進展。全面實行城鄉免費義務教育，對所有農村義務教育階段學生免費提供教科書。提高中西部地區校舍維修標準，國家財政安排 32.5 億元幫助解決北方農村中小學取暖問題。職業教育加快發展。國家助學制度進一步完善，中央財政投入 223 億元，地方財政也加大投入，資助學生超過 2 000 萬人;向中等職業學校中來自城市經濟困難家庭和農村的學生提供助學金，每人每年 1 500 元，惠及 90%的在校生。”與之相反的是歸納，歸納是從一般到特殊、從具體到抽象的過程。作為常用的寫作手法，歸納在現今公文運行中的使用概率是極高的，即使在古代，也被廣泛使用於應用文的寫作中。比如司馬遷在《報任安書》中有一段極為著名的話：“蓋文王拘而演《周易》;仲尼厄而作《春秋》;屈原放逐乃賦《離騷》;左丘失明，厥有《國語》，孫子臏腳，兵法修列;不韋遷蜀，世傳《呂覽》;韓非囚秦，《説難》《孤憤》;詩三百篇，大抵聖賢發憤之所為也。此人皆有所鬱結，不得通其道，故述往事思來者也。”這也是經典的歸納法的例文。

十、句逗。句逗，不是句讀。句讀者，標點短句也。句逗，是在公文的寫作和修改過程中，在不影響文稿中心意思表達的情況下，巧妙靈活地切換句號和逗號，能使文稿抑揚頓挫，有起伏和曲線之美，大大增強文章的表達效果。例：“我年輕時曾長期工作在中國的西北地區。在那浩瀚的沙漠中，生長着一種稀有的樹種，叫胡楊。它紮根地下 50 多米，抗乾旱、鬥風沙、耐鹽鹼，生命力極其頑強。它‘生而一千年不死，死而一千年不倒，倒而一千年不朽’，世人稱為英雄樹。我非常喜歡胡楊，它是中華民族堅韌不拔精神的象徵。”這段話裏共有五個句號。若以逗號來替代句號，並不影響文稿中心意思的表達，但表達效果卻遠遜於前者。

【拓展】

公文寫作指導

1、公文的含義

公文──就是公務文書。指機關、團體、企事業單位在處理各種事務中形成的體式完整、內容系統的各種書面材料，或稱文件。

2、公文的特徵

一、有鮮明的政治性。

二、有法定的作者。法定作者，即有依法成立並能以自己的名義行使權利和承擔義務的組織。

三、有法定的權威和特定的格式。作為機關的喉舌，公文可以代表機關發言代表制發機關的法定權威。因此，制發公文必須統一格式，不能各行其是。

四、有現實的效用。

3、公文的作用

一、有上載下達、互通情報的作用。

二、有工作依據和憑證的作用。

三、有宣傳教育的作用。

四、有規定人們行為的規範作用。

4、公文的格式

公文的格式一般包括：標題、主送機關、正文、附件、發文機關(或機關用章)、發文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機密等級、緊急程度、閲讀範圍等項。

公文寫作要求要點

公文寫作有四大要素：材料、主題、結構、語言。

（一）材料

選擇材料有四個環節：材料的佔有、鑑別、選擇、使用。

選擇材料有四個原則：圍繞主題、材料典型、真實準確、生動新穎。

（二）主題（主旨、發文意圖）

確定主題的依據：以實現寫作目的為依據；以材料本身的意義為依據。

主題與標題不完全是一回事。一般情況下，標題最好能夠充分反映主題。

（三）結構

總體要求：嚴謹、自然、完整、統一

文章的結構一般包括：標題、開頭、層次、段落、過渡、照應、結尾

標題：有公文式、文章式

開頭：概述式、目的式、開門見山式、引述來文式、無開頭式

層次：總分式、並列式、遞進式、因果式、時序式、三段式

段落：提行式、條款式、篇段合一式

過渡：過渡詞、過渡句、過渡段

照應：首尾照應、文題照應、前後照應

結尾：強調式、期求式、希望式、説明式、禿尾式

（四）語言

公文詞語要準確、簡潔、平實，儘量不要修飾，減少形容詞、比喻句等。

公文一般有專用語言。分為：開頭用語、承啟用語、引述用語、批轉用語、稱謂用語、經辦用語、表態用語、結尾用語。

公文的表達方式：敍述、議論、説明三種方式

敍述文六個要素：時間、地點、人物、事件、原因、結果

議論文三個要素：論點、論據、論證。論證的方法有例證法、分析法、引證法、對比法、因果法。

説明文的方法主要有：定義説明、分類説明、比較説明、數字説明、圖表説明

一般情況下，説明文最多，敍述文其次，議論文居後。

公文的內容無非是“理”和“事”，或論理或敍事，或以事證理，或以理論事。公文寫得好不好，就看事説得清楚不清楚，理論得明白不明白。一篇好的公文，需要做到的最基本要求，就是直述不曲，表述準確；條理清楚，結構嚴謹；語言平實，簡潔有力。