性格與祕書職業的關係的論文

人類進入了21世紀，21世紀是世界經濟高度發達和充滿活力的世紀。隨着我國改革的不斷深入，社會分工的細化，祕書作為一種社會職業已經越來越得到人們的認可和青睞。祕書作為一種特殊的社會職業，工作十分繁重和複雜，在機關工作中有着舉足輕重的作用。因此，祕書人員不但要有較高的綜合素質、專業技能，而且要有適合從事這一職業的性格特徵。只有具有從事祕書這一職業的性格特質，充分發揮其性格優勢才能更好地幹好祕書這一工作。

一、性格是職業選擇的重要依據

人的性格形成，遺傳是基本因素，《荀子正名篇》雲：“生之所以然者謂之性”。就是説:性,是天賦的、與生俱來的原始質樸的自然屬性,是不待後天學習而成的自然本能。就是強調性格的遺傳性和先天性。當然，後天的環境影響和教育的潛移默化也是不可忽視的。現今社會，講究人盡其才，一個人的性格與其相關的職業選擇來説，有着非常現實而重要的影響。性格與職業匹配得當，能使人找到自己在社會中的最佳位置，最大限度地發揮聰明才智，實現人生價值；人力資源得到充分合理的使用，並創造出最大的社會財富，實現社會的良性發展、和諧發展。反之，則於國於人，都不是一件好事。

其實，中西方人們都非常重視對性格的研究，在中國，公元前5-4世紀的孔子就提出了“性相近也，習相遠也”的性習説。稍後一些的孟子提出“性善論”，這都是對人性格的不同闡釋。在西方，較早研究性格的是公元前4-3世紀的古希臘哲學家提奧夫拉斯塔，他廣泛論述了人的個性特徵。以後，弗洛伊德、榮格、埃裏克森、班圖拉、奧爾波特以及卡特爾等對性格理論都進行了研究和發展。由此可見人們對性格研究的重視程度。

性格是人性中最具核心意義的部分，是一個人對現實的穩定的態度和習慣化的行為方式，是普通心理學個性心理特徵方面的重要組成部分。性格是一個十分複雜的多維的心理構成物。它包括：

（一）態度特徵。如：對人的態度，熱情、坦白、孤僻、冷酷等；對自己的態度，有自卑、自尊、傲慢、謙遜等；對事業的態度，有勤奮、創新、懶惰、守舊等。

（二）情緒特徵。這是指人們在情緒的強度、穩定性、持續性、穩定的方面所表現出來的個別差異。例如：有的人情緒一經引發就較為強烈，起伏較大，情緒持續時間長，精神常是振奮的；有的人卻正好相反。

（三）思維特徵。如：敏感或遲鈍，精細或粗疏，善於獨立思考或喜歡拾人牙慧；富於想象或囿於直觀，善於分析概括或偏於就事論事等。

（四）意志特徵。這是一個人為達到既定目標，自覺調節行動、千方百計克服困難所表現出來的性格。如對行為目標的目的性或衝動性，獨立性或依附性；對行為方式主動性或被動性，自制性或放縱性；在緊急或困難情況下勇敢或膽怯，果斷或猶豫，鎮定或驚慌等；在行為過程中就會堅定或動搖，始終如一或反覆無常，善始善終還是虎頭蛇尾等。

由於性格影響人的心理活動，決定人的行為態度，因此，心理學家們非常重視對人的性格與職業活動的關係的研究。他們認為，擇業者應考慮個人的性格是否適應於職業活動的客觀要求；而對於用人者來説，在選拔人才和安排工作時也應考慮求職者的性格是否與所從事的職業或擔任的工作崗位相符。做到這一點，對充分發揮個人才能，提高工作效率，有着非常重要的作用。

二、祕書職業的特點

對“祕書”概念的準確界定是研究祕書職業特點的基礎和前提，在我國，早在漢代就有“祕書“一詞，始指宮裏的藏書，後發展為官職名稱。西方“祕書”一詞源於拉丁文“Secretarius”，意思為可靠的職員。英文中的“祕書”是”Secretary”，又可譯為“大臣”或“書記”。目前面世的百餘種祕書學教科書和祕書工作論著，給祕書定義的約有幾十種。但歸納起來，主要有四種觀點：（1）參謀助手、輔助決策職能；（2）辦文、辦會、辦事等；（3）政務服務、事務服務；（4）職業、職務、職稱等。其中“職務”説是當前中國主流觀點。本文所討論的祕書職業也是從這一點出發的。事實證明，祕書職業主要具有如下特點：（1）祕書職業是一種人數眾多的職業，又是滲透於一切行業中的職業。無論政治、經濟、軍事、外交、文教、衞生、體育等各條戰線的領導機關或是領導人，都需要或多或少、或專職或兼職的祕書人員來支持、輔助其領導工作。（2）祕書職業是圍繞、依附、從屬領導的一種職業。現在有的祕書工作者不太承認這一職業特點，總覺得依附、從屬這些字眼不太好聽。其實社會上一切職業，都不是孤立存在的，許多職業之間、職業與社會之間，都有着依存的關係。《漢書食貨志》説：“闢土殖穀曰農”，説農民是指依附於田地上從事糧食與副業生產的勞動者。祕書職業也是如此，是遍佈於一切職業之中，位居各個機構的中樞，是圍繞於各個單位的領導、領導工作的輔助人員，對領導發揮的主要是一種親密助手的作用，沒有領導或領導機構也就沒有祕書或祕書這一職業。江澤民同志曾經就把祕書稱為領導人的“左右手”，因此説祕書職業是依附於領導的一種職業。（3）祕書職業是綜合理事，服務領導的一種職業。這主要是指祕書職業是近身直接為領導工作服務的，工作的全面性，決定了輔助、服務於領導人工作的祕書職業，也就必然帶有強烈的全面性，它不同於任何專業部門，也不專事於某項專門業務，但祕書必須全面綜合各種信息，充當領導全方位的助手。

三、祕書職業的特點與性格之間的關係

基於上述祕書職業的這些特點，要幹好祕書這一職業，除了要具備較高的綜合素質、專業技能外，還有一個重要因素，就是要有適合從事這一職業的性格特徵。

（一）祕書職業的特點需要內外兼具的性格

通常而言，人們把性格分為兩種：內向性格和外向性格。

內向性格的人的特點是比較沉默寡言，不太願意與人交往溝通，往往給人木訥、孤傲、難以接近的感覺，但是這種人往往是內秀的，他們不愛説話並不表明他們內心缺乏主意，相反他可能是個創造性的人才，現代社會許多IT界的技術高手就是這樣的人。同時，內向性格的人一般心思細密，考慮問題十分周到，做起事來有板有眼，一絲不苟，能夠按部就班地達成自己的目的。通常來説，這種人耐力也很好，堅韌不拔，不怕困難，能耐得住性子。而且這種人的優點還在於他們平時由於不愛交流，所以朋友有限，而一旦有了朋友就會十分交心，對朋友忠心耿耿，十分的可靠，當然，這種人也很能保守機密。祕書工作日常事務性很多，千頭萬緒，而且十分繁重和複雜，正適合內向的人來幹。同時，祕書作為領導的參謀和助手，工作接觸領導多，接觸企業、單位機密的時候很多，這種人能嚴守機密，會讓領導放心。但是祕書由於其特殊的職業性質，不光需要有毅力、耐力、做事認真、細密、周到，能夠保守祕密，而且還常常要對外溝通、協調各方面的矛盾，這對不愛交際性格的人來説是極為不利的。

性格外向的人一般主動熱情、興趣廣泛、活潑好動、性情隨和、左右逢源、八面玲瓏，有很好的溝通協調能力，很會做事情，善於和各式各樣的人打交道，而且這種人一般有很強的創造性，尤其在關鍵時刻有智慧、有辦法。現在社會是一個競爭和開放的社會，需要獲得的信息量大，接觸的人多，人際關係錯綜複雜，性格外向的外交型人才做祕書，能夠使得領導左右逢源，人際關係和諧。但是性格外向的人，注意力容易轉移、興趣容易變換、情緒易於衝動、心境變換劇烈、在辦公室坐不住、耐不住性子，甚至有時口無遮攔，這又是祕書工作者的大忌。所以，根據祕書職業的特點、要求，做祕書的人，最好能夠兩種性格兼而有之，既具有內向性格人的細心、周到，又具有外向性格人的“圓滑”、主動。這樣做起工作來才能遊刃有餘。

（二）祕書職業的特點需要穩重踏實的性格

祕書是領導的參謀和助手，是領導的“幕僚”， 工作是為領導服務，乾的既是幕後工作，又都是小事情，千頭萬緒又十分複雜。而且雖説是小事，但又出不得錯，一出錯，就可能步步錯，全盤皆輸，就會挨領導批評；相反，工作做好了，在前面風光的是你的領導，而你只能是綠葉，有時説不定連綠葉都不是，這就要求祕書人員對自己有個明確的定位，踏實工作。

祕書工作接觸領導，接觸上級，不知內情的人會以為祕書手眼通天，非常厲害，親戚朋友可能會不斷地求祕書辦事，甚至會有別的公司、單位來向祕書探聽祕密，這時候，做祕書的，一定要把握好自己，穩重些，知道什麼當説什麼不當説，否則不小心泄露了單位的機密，不光單位利益受損，自己也肯定吃虧。同時，祕書還是單位、企業和自己領導的門面，這就要求祕書時時刻刻注意自己的言行舉止，否則，讓自己的形象掉價事小，讓單位、領導的形象蒙塵就事大了。這還是要求祕書具有踏實穩重的性格，時刻檢點自己。

（三）祕書職業的特點需要靈活變通的性格

所謂靈活變通的性格是指遇到計劃之外的突發事件或緊急事務能夠快速想出對策，靈活應對，而不會束手無策。而且能夠把這些突發事件和緊急事務處理得滴水不漏，妥善完滿。

祕書工作以領導為核心，以企業、單位的各項事務活動為半徑，這就決定了祕書工作面對很多關係，很多人，這樣自然而然突發情況也就多了。即使祕書平時計劃定得再好，也可能突然出現一些意想不到的情形，這就需要祕書有敏鋭的觀察力和判斷力，善於溝通，長於協調，靈活變通，既不失原則，又不激化矛盾，特別是遇到突發事件和複雜情境時，能夠機警靈活，隨機應變，使問題及時恰當地得到解決。因此，要幹好祕書這一工作，具備靈活變通的性格是必不可少的。

（四）祕書職業的特點需要善解人意的性格

善解人意就是指能夠及時準確地瞭解別人的需求、想法，並從行動上給以迴應。簡單地説就是想人之所想，急人之所急，想領導之所想，急領導之所急，想在領導的前頭，做在領導的前頭，為領導更好地開展工作做鋪墊。否則，祕書就會東一榔頭，西一棒槌，把自己搞得焦頭爛額，還不能做好工作，讓領導滿意。因此，作為領導的祕書就必須具備善解人意的性格。《三國演義》中有這樣一個故事：“操嘗造花園一所，造成，操往觀之，不置褒貶，只取筆於門上書一‘活’字而去。人皆不曉其意，修曰：門內添‘活’字，乃‘闊’也。丞相嫌園門闊耳。於是再築牆圍，改造停當，又請操觀之。操大喜。”① 這則故事就是祕書善解人意，能夠準確領會領導意圖的典型事例。楊修是曹操手下的'主簿，相當於現在的祕書，他能夠從曹操的一個字上領會出曹操的意思，因而讓曹操另眼相看。所以，要成為一名稱職的祕書，具備善解人意的性格也是必不可少的。

（五）祕書職業的特點需要堅韌不拔的性格

做過祕書的人，都會知道這項工作是“好行當，苦差事”，祕書工作要求高，難度大，任務重，還經常要熬更守夜加班，超時、超負荷工作。同時，祕書工作大都平凡瑣碎，無名無利，工作做得好領導和別人不一定注意到，也難得到表揚和肯定，但稍有疏忽和失誤則可能招致上上下下各方面的批評和指責，特別是一些文字祕書，經年累月伏案筆耕，材料寫了一大摞，工作做了一大堆，換來的卻是頭髮漸稀和沉重的心理壓力。因此，要想面對困難不言放棄，無怨無悔地從事這一職業，就要求祕書人員具備堅韌不拔的性格。

（六）祕書職業的特點需要寬容大度的性格

所謂寬容大度指的就是一種廣闊的胸懷，容忍的度量。祕書是一種特殊的職業，身處複雜微妙的地位，面對的社會關係網複雜、龐大。俗話説：“人上一百，行行色色”，有時為了協調工作，對下要忍，對上要忍，甚至“委曲求全”，這就要求祕書不可持個人之性，不能逞一時之氣，只要有利於工作的開展，不光要虛懷若谷，謹言慎行，而且要能忍則忍，經得起批評，受得起委屈，耐得了刺激，“不以物喜，不以己悲”，具備驟然臨之而不驚，無故加之而不怒的能力，“草不謝榮於春風，木不怨怒於秋滅”的心態和境界。因此，具備一種寬容大度的胸懷，是祕書人員必不可少的性格特點。

（七）祕書職業的特點需要幽默的性格

幽默是人類寶貴的心靈財富，是情感富裕和自由的表現，在生活和工作的諸多困惑和困難面前，幽默往往能化被動為主動，變尷尬為愉快，祕書工作繁重而複雜，在工作上難免會遇到棘手和難辦的事，這時祕書人員如果能夠恰當運用幽默，既可以化解工作中的困境，又可以獲得良好的工作心境，消除厭倦，超越挫折，解決工作中遇到問題。在人際交往活動中，運用幽默，不僅易於溝通感情，獲得理解，消除陌生感和緊張感，而且易於拉近彼此間的關係，創造出良好的交際氣氛，這對祕書工作是大有裨益的。因此，幽默也是祕書必須具備的性格。

四、性格對祕書職業的影響

眾所周知，社會各行各業按工作性質分有動、靜之別，強、弱之分。氣質使人們形成不同的性格表現特徵，因而有的靈活好動，思維敏捷；有的人行動緩慢、沉穩；有的人熱情善談，喜歡與人交往；也有的人不善言辭或喜歡獨立默默無聞地工作。如果一個人不能按照自己的性格優勢選擇職業，使其性格與其職業相匹配，是很難調動其工作積極性、發揮其潛在能力，幹好這一工作的。久而久之，工作中還會出現消極和其他一些不良因素，從而影響工作效率。所以，近年來國外用人單位在選人時才會出現這樣一種新情況。他們認為，性格比能力重要。其原因是，如果一個人能力不足，可通過培訓提高，但一個人的性格與職業不匹配，要改變起來，就困難多了，即所謂的“江山易移，秉性難改”。所以，在招聘新人時，將性格的測試放在首位，如果性格與職業相匹配時，才對其能力進行測試考察。由此可見人們對性格的重視程度。因此一個人在選擇職業時，除了知識、能力外，首先應考慮的就是自己的性格與職業是否相匹配。心理學專家認為，根據性格選擇職業，能使自己的行為方式與職業工作相吻合，更好地發揮自己的聰明才智和一技之長，從而得心應手地駕馭本職工作。祕書工作的特殊性需要與之相適應的性格特點與之相匹配，只有這樣才能發揮其性格優勢，激發其潛在的能力，調動其工作積極性，提高工作效率，才能在平凡的工作崗位上幹出不平凡的業績。

註釋：

① 羅貫中．三國演義[M] 江蘇：鳳凰出版社,2004（1）．

參考文獻：

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