商務禮儀論文：淺論撰寫商務信函的禮貌原則

在日益激烈的國際貿易競爭中，商務信函不僅是實現溝通的媒介，也是建立友誼、吸引客户的手段。下面是小編收集整理的淺論撰寫商務信函的禮貌原則論文，希望對您有所幫助！

摘要：禮貌是人類文明的標誌，是國際商務信函中不可忽視的語用原則。商務信函中的禮儀不僅有助於提高工作場所的生活質量，形成最佳職員道德，樹立公司形象，而且對創造利潤起着重要作用。尤其在當前國際貿易越來越激烈的情況下，懂得國際商務禮儀越來越重要。為了實現達成商務合作的目的，需要遵循禮貌原則，使之語氣委婉，措辭得當有助於雙方在平等互利的基礎上建立貿易關係。然而不同文化中的不同禮貌原則是商務信函中做好生意不可缺少的注意事項。

一、引言

21世紀是經濟日益全球化的世紀，中國與世界各國間的貿易往來愈加頻繁，國際貿易事業發展迅猛。但隨着科學技術的發展，商務信函在中外企業的溝通中發揮着重要的作用，它比口頭交際更準確、更有説服力、更經濟、更有效率（發送信息給更多的人），也更正式。“一封好的商務信函，可以帶來截然不同的效果，使你所要表達的意思煥然一新，給對方深刻的印象，是您的職業道路暢通。一封彬彬有禮的商務信函能夠直接影響貿易雙方關係，能幫助企業樹立職業道德形象，能促進貿易雙方合作進程。通常，商務信函撰寫適合採用簡單易懂的詞彙。不同文化背景的人進行交際的過程是跨文化交際。不同的民族有着不同的歷史背景、風俗習慣、風土人情和文化傳統，因此，在書寫國際商務信函時必須瞭解本國與異國的民族文化差異，並設法使這些差異在書寫過程中消失，同時在目標與中找到準確的詞語。

二、商務信函中的寫作原則

商務英語信函作為國際國際溝通的重要方式，在寫作時務必要精心準備。Bobby els在《Business Communication Fundamentals》一書中總結了6個C的原則，即：“簡潔，準確，清楚，文采，體諒及連貫。”在此基礎上，國內的學者也對其進行了補充和完善。2001年以陸墨珠，庒學藝和周耀宗為代表提出了今天普遍認可的7C原則。即禮貌原則（Courtesy），清楚原則（Clarity），簡潔原則（Conciseness），正確原則（Correctness），具體原則（Concreteness），體諒原則（Consideration），及完整原則（Completeness）。其中，商務英語寫作中禮貌原則構成了商務溝通技巧中的原則基調，是商家最主要、最鋭利的武器之一。英國語言學家Geoffrey Leech 等人提出禮貌原則（Politeness principle），認為在所有語言交際中，説話人和聽話人之間應儘量地表示禮貌（maximize the expression of polite beliefs）和儘量減少不禮貌的表達方式（minimize the expression of impolite beliefs）。這一原則對商務英語寫作具有特別重要的意義。在吸收Grice研究結果的基礎上，Leech在《語用原則》（Principles of Pragmatics）一書中系統的提出了“禮貌原則”理論。認為禮貌原則應該包含：

（1）策略準則（Tact Maxim）：讓對方受損最小，受恩最大；

（2）寬宏準則（Generosity Maxim)：讓自己受益最小，受損最大；

（3）讚譽原則（Approbation Maxim)：儘量少貶低對方，儘量多自己；

（4）謙虛準則（Modesty Maxim）

（5)一致準則（Agreement Maxim）：儘量減少對方的分歧，儘量增多和對方的一致；

（6）同情原則：儘量減少厭惡對方，儘量擴大同情對方。然而Brown&Levinson也表示，禮貌原則具有一些普遍性。在眾多的禮貌原則中，Lakoff提出了説話人可以遵守的三種不同的禮貌原則：第一，不要強求人；第二，給對方留餘地；第三，增進相互之間的友情。

三、不同文化的禮貌原則

不同語言的禮貌原則是有差異的，顧曰國教授提出漢語言文化禮貌原則中有尊重（Respenctfulness）、謙遜（Modesty）、態度熱情（attitudinal warmth）和文雅（refinement）等四個方面，1992年又提出漢語文化的禮貌原則是：（1）貶己尊人準則：顧曰國教授認為中國式禮貌的最大特點是”夫禮者，自卑而尊人”。這條準則指謂自己和自己相關的事物時要“貶”和“謙”，指謂聽着或與聽者相關的事物時要“拾”和“尊”。

（2）稱呼準則：這一準則指人們出於禮貌，在相互稱呼時要按“上下有義，貴賤有分長幼有序”的傳統來體現人際交往中的社會關係。

(3)文雅準則：在漢文化中“彬彬有禮”被認為是懂禮貌、有教養。其基本內容是“選用雅語，禁用穢語，多用委婉，少用直言”。避免提及使人不愉快或難堪的事物。

（4）求同準則：指注意對方的身份和社會地位，尊重對方的“面子”，使交際雙方在諸多方面力求和諧一致。當不得不批評別人或發表不同意見時，可以採取：“先禮後兵”，“先褒後貶”策略。

（5）德言行準則：指在行為動機上儘量減少他人付出的代價，儘量增加他人的益處；在言辭上儘量誇大別人給自己好處，儘量少説自己付出的代價。這些禮貌原則在商務信函中對中國人從事國際貿易也具有指導意義。

中國人覺得自尊是一種禮貌，而西方人則認為是一種不誠實，因而在交往過程中難以溝通，甚至造成誤解，因此更需注意不同語言文化間的語言表達方式。在商務信函的寫作中，講究禮儀的原則，説話不可隨意冒犯他人，要尊重不同文化中人們的語言習慣。例如通常，如何向商務夥伴傳遞壞消息，在美國，一般是通過間接的方式、委婉的語氣、積極的意義的詞語來表達。法國人、英國人、德國人一般都用直接的方式；而像日本、中國這樣高語境文化則講和諧、重面子，方法間接委婉，拉丁美洲避免傳遞壞消息。在不同的文化中，表示禮貌的方式方法，以及人們的判斷標準都具有差異性。西方人對於讚揚，一般都以“thank you”表示接受，她們認為，欣然接受對方的讚揚可以避免損害對方的積極面子，因而是禮貌。而對於我們中國常常會用：“哪裏、哪裏”，“過獎了”，“差遠了”等來應答表示被誇獎人的謙虛。可見西方國家重視個體觀念、獨立精神，這種概念包括個人的'自由、權利、個人的獨立。

四、結語

在日益激烈的國際貿易競爭中，商務信函不僅是實現溝通的媒介，也是建立友誼、吸引客户的手段。“君子不失於色於人，不失口於人”的古訓，意思是説，有道德人待人應該彬彬有禮，不能態度粗暴，也不能出言不遜。禮貌待人，使用禮貌語言，是我們中華人民的優良傳統。禮貌還是人類交際中言語謙恭、得體的表現。隨着社會的發展變化，由於不同社會文化傳統互相影響，禮貌必然不斷改變。語言的禮貌包括有分寸、有禮節、有教養、有學識，要避隱私、避淺薄、避粗鄙、避忌諱，概括“四有四避”。因此，在商務信函寫作中，遵循禮貌原則，做到及時回函，語言得體尊重對方，不卑不亢，保持良好的禮貌而高尚的心態認真寫作，從而保證商貿活動順利有效地進行，對促進社會主義精神文明建設有重要的理論意義和現實意義。

從不同國家商務信函中開頭和結尾的例子中可以看出：美國注重高效率和快速行動的文化特徵，阿拉伯的信件反映了注重身份、地位、關係和好客的文化特徵；日本的信件反映了謙遜，禮貌，間接和關係等文化特徵。我們應該充分注意文化對商務英語寫作的影響以及禮貌原則。

參考文獻：

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