打電話與接電話禮儀

通話是現代社會最常見的一種交際方式。它是運用電話等現代通訊工具進行交往， 具有快捷、方便的特點。儘管不是面對面地交談， 卻能讓人迅速獲得信息， 及時進行溝通。

在公務活動中， 使用通話交流情況、溝通信息、商洽問題、答覆事項， 是一種最普遍的工作手段。通話包括打電話和接聽電話。不論是使用普通電話還是移動電話， 都要遵守一定的禮儀規範。

學會通話可以樹立良好的電話形象。如果缺乏電話使用常識， 沒有掌握通話的技巧和禮儀規範， 就會影響公務活動的開展， 甚至損害機關單位的形象。

怎樣打電話？

“誰不會打電話？”也許你會發出這樣的疑問。打電話確實是一種最常見的交際方式。但是要正確掌握打電話的方法， 還是需要注意一些問題的。

1、時間選擇。

公務通話一般要在辦公時間內進行， 不要在下班之後打， 更不能在深夜、凌晨及午休、用餐、公休假時間打， 除非有特別緊急的事情。如果是撥打國際長途電話， 要注意時差， 不要擾人清夢。要掌握通話的'時間， 一般不宜過長， 以不超過五分鐘為好。如果要通話較長時間， 最好用面談的方式。如果只能通話， 必須徵詢對方是否方便， 否則就要另約時間聯繫。

2、表述得體。

通話表述要符合禮儀規範， 不能高調門， 語驚四座； 口氣謙恭有禮， 熱情、温和、親切、自然。語速適中， 過快了容易讓人聽不清楚， 產生匆忙應付的感覺； 慢條斯理， 拿腔拿調， 也容易引起人的反感。

3、舉止得當。

打電話要輕拿輕放， 不要急不可耐， 一遇到無法接通的情況就表現得很不耐煩， 甚至甩話機。電話接通後， 要等鈴聲響過六遍後， 確信對方無人接聽， 才掛斷話機。通話時不要抱着電話四處走動； 仰坐、斜靠、歪躺或趴在桌上通話都是不適宜的。通話時也不要吃東西、抽煙、喝水、翻報紙雜誌，甚至與旁邊的人閒聊。

4、注意環境。

打電話要注意周圍環境。移動電話不要在嘈雜的大街上、一些公共場所通話。辦公室打電話， 要避免談話聲、嬉笑聲、咳嗽聲。如果有急事， 可以先“整頓”一下通話環境， 待安靜下來再撥通電話。

怎樣接電話？

接電話要注意以下禮儀：

1、及時接聽。

電話鈴聲一響， 要及時接聽， 不要慢騰騰地任由鈴聲響個不停。一般在聽到完整的鈴聲響後接起電話。同時響起電話， 要先接起一個， 詢問對方是否介意接聽另一個電話， 徵得同意後才能接聽另一個電話。不要同時接聽兩個電話。

2、文明應答。

接聽電話要做到有問必答， 依問作答。鈴聲響起， 要拿起話筒問候對方， 並自報家門：

“你好！ 這裏是xx（ 單位） ” 或“你好！ 我是xx”， 或者詢問對方： “你好！ 請問找哪位？” 如果要找的人不在， 最好告訴對方不在的原因， 或告訴對方聯繫方法。一般不宜用“ 你是誰”、“ 你找誰”、“有什麼事”之類的話發問。與對方通話， 要儘量每問必答，但不要答非所問， 東拉西扯， 大聊其天。對方交談內容結束要即時道別， 説聲“再見”。

3、做好記錄。

公務電話通常需要做記錄。平時要做好通話記錄準備， 電話記錄簿或記錄用紙、筆要準備好， 不要通話後放下聽筒， 再找紙筆。遇到聽不清楚時， 可以請求對方重複一遍， 特別是對一些重要內容和涉及時間、地點、數量等， 最好加以核實， 避免記錯。

4、一些特殊電話的接聽。

對打錯電話的， 不要大聲斥責對方， 要接受對方的道歉， 説聲“ 沒關係” 後掛機。對一些難纏的電話， 要學會説“不”， 設法擺脱對方的糾纏， 委婉而堅決地拒絕對方的請求。對一些諸如“你猜猜我是誰”、“想知道我在幹什麼嗎”之類的“謎語” 電話， 可以用“別讓我猜謎了”、“ 我正忙着”、“我還有一些急事要做呢”之類的話加以應對。