檔案室管理細則

檔案室存放着重要文件，需要完善的管理制度對檔案室管理工作進行規範化，那麼，以下是本站小編給大家整理收集的檔案室管理細則，供大家閲讀參考。

檔案室管理細則1

(一)檔案工作制度

1、檔案工作是行政管理工作的一部分，須有一名校領導分管。

2、檔案人員應及時將上級檔案部門的有關指示向分管領導彙報，以便及時瞭解檔案工作動向，領導本校檔案工作。

3、檔案工作由校辦公室負責，對各處室的兼職檔案員進行業務指導，在檔案移交時檢驗案卷質量。

4、遵照“集中統一管理”的原則，本校各類檔案應集中存放在校綜合檔案室，實行統一管理。

5、根據國家有關檔案管理的規定，結合學校檔案工作的實際適用本校實際的保管期限表、歸檔範圍等。

6、建立以校各處室兼職檔案員為骨幹的學校檔案工作網絡，定期活動。

7、編制各種檢索工具、參考工具，積極為學校管理提供便利，及時做好登記和統計工作。

8、檔案人員應加強學習，不斷提高思想覺悟和不斷更新業務知識，使學校檔案工作更趨規範化、科學化。

(二)檔案工作人員崗位責任制

1、檔案工作人員必須嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人員共和國保密法》規定的各項條款，依法辦事;認真貫徹執行檔案工作的各項規章制度。

2、指導各部門的立卷人員和專業技術人員按時做好文件材料的收集、立卷歸檔工作，努力提高案卷質量。

3、做好檔案的收集、整理、鑑定和登記、統計等基礎工作，熟悉所保管的檔案情況。

4、做好檔案的利用服務工作，編制多種檢索工作和參考資料做到調卷及時迅速、準確無誤。

5、 做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光等安全防護工作，維護國家的檔案不受損失。

6、刻苦學習檔案業務知識，提高業務能力和學術水平，努力實現檔案管理科學化、現代化。

7、遵守保密制度。未經批准，不得利用職權擅自擴大檔案的利用範圍，不得泄露檔案的機密和內容，確保檔案機密的安全。

(三)檔案資料歸檔制度

1、凡是在學校各項活動中形成的具有查閲利用價值的各種文件資料均屬歸檔範圍。

2、各種資料的形成積累立卷和歸檔工作是各處室的任務之一，應列入各部門兼職檔案員的職責範圍，建立崗位責任制，學校檔案室做好指導和監督的同時搞好檔案集中和統一管理工作。

3、各處室在工作中形成的具有保存價值的文件資料，均應整理立卷後歸檔，由檔案室統一管理，不得分散在部門或個人手中。

4、每年三月底以前，處室兼職檔案員必須將上一年度檔案材料按要求整理立卷歸入處室檔案，並將上一年度檔案材料移交檔案室。

5、凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號、案卷號、填寫案卷目錄及卷內文件目錄，做好向檔案室移交的準備工作。

6、部門移交案卷時應經檔案室工作人員驗收，移交時應履行移交手續，填寫移交清冊。

(四)檔案庫房管理制度

1、努力創造條件實現檔案現代化管理，使庫房管理更趨科學化。

2、庫房由檔案人員負責管理，並負責每天檢查門窗電的開關情況。

3、庫房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護條件，並每月檢查一次，發現問題及時處理。

4、明確各類檔案的界限，實行分類分櫃存放保管。

5、庫房必須具有專用櫥櫃，並被有必要的安全保護設施，以確保檔案的安全。

6、非檔案室工作人員不得進入庫房，查閲檔案不得在庫房內進行。

7、庫房內不得堆放其他物品，以保證庫房的整潔。

(五)檔案保密保衞制度

1、保守檔案機密是每個檔案工作人員的神聖職責。

2、檔案室設專用檔案庫房，配置專用檔案櫥櫃存放檔案。

3、檔案室內應設置閲覽檔案室，建立監閲制度，防止失密、泄密。

4、檔案庫房和檔案櫥櫃必須明確專人管理，鑰匙由專管人員使用。檔案人員工作調動時，必須辦理交接手續。

5、檔案人員不得將機密文件、檔案資料帶回家，或探親訪友，或出入公共場所。

6、不得擅自翻印、複印上級機密文件或資料，不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機密;不準向無關人員談論、泄露有關檔案內容。在立卷中形成的各種草稿、廢紙等不得亂扔，一律按保密紙處理或銷燬。

7、非檔案人員不得進入庫房，不得在庫房中接待親友。

(六)檔案資料借閲制度

根據《檔案法》和有關規定，特制定本制度。

1、外單位查閲檔案，應持單位介紹信，一般應有二人。查閲機、絕密或組織、人事方面的文件，必須是黨員。

2、查閲各種檔案必須在查閲室進行，未經同意，不準私自帶走。

3、凡查閲利用本單位重要的機密檔案或在一定範圍內控制使用的檔案，應經單位領導同意。

4、學校檔案嚴格控制借出，如確因工作需要，應經本單位領導批准，借出時間一般不得超過三天。借閲期間，要確保檔案的安全。

5、凡摘抄本校檔案材料，應寫明年代、卷號、張號，並認真校核。出具證明材料，要加蓋公章，方能有效。如需要複製，須經經辦部門同意。

6、利用檔案者，必須注意保守機密，不得任意瀉漏和向外公佈。

7、查閲檔案,必需注意保護檔案不得在文件材料上圈點。批註、勾畫、污損，更不得拆卷抽取;撕毀原件，違者將依據《檔案法》規定追究責任。

8、對利用檔案產生了明顯經濟效益和社會效益的典型事例，利用者責任向檔案室提供信息反饋。

(七)檔案銷燬制度

1、檔案銷燬必須經校領導和上級主管部門負責人審核同意。

2、凡需銷燬的檔案必須編造清冊，並撰寫包括:本單位和卷宗的簡短歷史情況、銷燬檔案所屬年代、保管期限及其數量和詳細內容、鑑定的情況和銷燬的理由等內容的書面報告。

3、銷燬檔案時必須有兩人以上進行監銷，在銷燬清冊上註明“已銷燬”字樣和日期，並需簽名蓋章以示負責。

4、被銷燬檔案如送造紙廠打漿，必須在監督下進行，打成紙漿後監銷人員方可離開。

(八)檔案保管制度

1、檔案庫房和檔案櫃、資料架要統一編號，檔案、資料要按全宗和分類順序排列整齊，重點檔案和一般檔案要分別保管並定期檢查，對破損和模糊不清的檔案、資料及時修復和複製。

2、 認真落實檔案庫房的八防措施。庫房內嚴禁吸煙和存放易

燃品，庫房內外放置滅火器材，以應急需;庫房門窗要裝置防盜設備，及時關開、上鎖，鑰匙由專人專櫃保管，不得隨身攜帶;經常清掃、整理庫房內外和櫥架內外的清潔衞生;注意觀測庫房温濕度，儘量控制在規定標準;每年四月份放置一次殺蟲劑，並視情況及時採取措施，防止鼠咬蟲蛀。

3、對檔櫥、架要經常進行保養，防止鏽蝕，保持美觀清潔。

4、檔案人員每年對檔案保管情況進行一次全面檢查，並作記錄。

(九)檔案統計與彙報制度

檔案統計，是掌握情況，分析和研究檔案工作問題的一種有利工具。加強檔案統計工作是提高檔案科學管理水平的必要措施和重要標誌。為進一步加強檔案統計工作，特製度如下統計制度。

1、辦公室要指定專人兼管檔案統計工作;負責全校檔案構成、檔案利用、檔案工作人員構成、檔案室基本概況等情況的統計工作;負責上級檔案部門需要的各種報表的填報工作。

2、抓好檔案統計的原始記錄工作。檔案的登記是檔案統計的基礎，應結合實際，做好各項原始材料的登記，主要包括下述內容:卷內目錄、案卷目錄、檔案收進、移出登記、檔案利用與利用效益登記。

3、建立健全統計台帳，掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷燬和室內各種情況數據，按上級部門的要求及時報送各種報表。到年末各類檔案的增減數據應做到類別清楚、數字準確無誤。

4、上級檔案部門需要的各類報表，要按時間要求，準確無誤地報出，所報各類數據不得弄虛作假。

5、統計人員要將統計工作穿插在檔案的接收、整理、鑑定、移出、銷燬、利用等各項日常工作中進行，隨時保證檔案與帳目相符;每年底對本年度的各類數字要進行綜合統計，形成完整的統計資料。

6、統計人員要依據統計的數字及報表中的各項統計指標，進行調查、綜合分析、對比，從中找出存在的問題，提出改進措施。

檔案室管理細則2

一、文書檔案歸檔制度

1、各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔範圍，交行政部統一管理。

2、各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。

3、歸檔的`文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批覆)無缺頁、破損現象。

4、下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

6、重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。

7、機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

二、專職檔案工作人員崗位責任制

1、認真學習專業知識，貫徹執行<檔案法>、<檔案法實施辦法>，熱愛本職工作，忠於職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。

2、負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閲、鑑定、銷燬、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規範”要求。

3、負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。

4、負責檔案庫房各項制度的落實。

5、積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。

三、兼職檔案工作人員崗位責任制

1、各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2、兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。

3、兼職檔案員應於次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

4、嚴格執行各項檔案管理制度。

5、接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。

四、部門立卷制度

1、凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔範圍。

2、各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

3、兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。

五、檔案保管制度

1、各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

2、按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

3、檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閲期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

4、庫房要保持清潔衞生，温度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。

5、檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高温、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

6、庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

六、檔案保密規則

1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。

2、凡到綜合檔案室查閲檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閲手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批准並在指定時間內歸還檔案室。

3、查閲檔案時，不得翻閲與查閲內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

4、本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

5、對於違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定後果者要依據<保密法>的規定，嚴肅處理並追究其責任。

七、檔案借閲制度

1、借閲檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閲者，應自覺履行借閲手續。

2、凡借閲檔案，需經主管領導批准。外單位人員借閲檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意後，方可辦理借閲手續，並在借閲期限內按時歸還。

3、借閲人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。

4、借閲人員未經領導批准，不得複印、抄寫檔案資料。

5、檔案管理人員對歸還的借閲材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、複製的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。

6、一旦發現檔案材料在借閲過程中被拆、塗抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導彙報，並追究有關人員的責任。

八、其他

解釋權歸公司行政人事部。