公文的基礎知識

公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標誌、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件説明、發文機關署名、成文日期、印章、附註、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成，小編收集了公文的基礎知識，歡迎閲讀。

 

(一)公文的定義。

黨的機關公文，是黨的機關實施領導、處理公務的具有特定效力和規範格式的文書，是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，指導、佈置和商洽工作，請示和答覆問題，報告和交流情況的工具。

行政機關公文，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

(二)公文的類別。

1.根據公文制發機關的不同性質，可分為：黨務公文、行政公文、法規公文、外交公文、司法公文、計劃公文、軍用公文等。

2.根據不同的行文關係，可分為：上行文、下行文、平行文。

上行文指下級機關向上級主管機關的行文，如請示、報告、意見等;

下行文指上級機關對本機關下屬單位的行文，屬自上而下的行文，具體文種有指示、意見、決定、決議、通知、通報、會議紀要、批覆等;

平行文指不具有隸屬關係的機關(即無領導或業務指導關係的機關和單位)之間的往來行文，如函、意見等。

需要説明的是，三種行文關係都有“意見”這個文種，作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理;作為下行文，下級機關應當遵照執行;作為平行文，僅供主送機關參考。

3.根據公文內容的重要程度，可分為：絕密公文、機密公文、祕密公文。

絕密公文指涉及黨和國家最核心機密內容的文件，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受最為嚴重的損害;

機密公文指涉及黨和國家比較重要機密內容的文件，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受比較嚴重的損害;

祕密公文指涉及黨和國家重要機密內容的文件，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受損害;

4.根據公文送達和辦理的時間要求，可分為：特急公文、緊急公文、一般公文。

特急公文，辦理時限一般不得超過24個小時;

緊急公文，辦理時限一般不得超過3日;

一般公文，辦理時限一般不宜超過15日。

緊急程度，黨的機關公文分為“加急”、“特急”，行政機關公文分為“急件”、“特急”，緊急電報分為“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(三)公文的特點。

一是有鮮明的政治內容。運行於我國各機關的公文，必須貫徹黨和國家的路線、方針、政策。

二是有法定的權威性和約束功能。公文的法定作者是合法的制發機關，機關的制發權力是經法定認可確定的，各級機關所發公文在有效的時限、範圍內，具有國家法律所賦予的.權威性和約束力。公文一經制發，有關的受文機關和人員必須嚴肅認真地對待，違反或不執行公文規定，要承擔相應責任，這就保證了公文的執行效能。

三是有一定範圍和使用時間。一份公文對應某一方面的工作、發給一定的受文對象，這就限定了公文的空間範圍，超出該範圍，公文便失去其效能。公文的效能還受一定時間的限制，一般要求限期傳達執行，一旦工作完成了、問題解決了，或新的公文制發出來了，原公文的效用也結束了。

四是有規範性的文體形式。公文是一種高度程式化的應用文體，在長期實踐中形成了獨特的寫作格式和一套制發規範，並用國家標準予以規定，任何機關不得另搞一套、各行其是。

五是有準確莊重的文風。公文要維護其政治性和權威性，就必須保持準確、嚴格、莊重的文體特點，要求反映事物客觀實際，表達意見態度明朗，選詞用語嚴謹準確，從而形成理正辭嚴、簡練明達、莊重有力的公文風格。

(四)公文的作用。

一是發佈政令，傳達決策。黨的各項方針、政策，國家的各項政令、法規、決定，各級各類機關的決策意圖，需要發佈開來、推行下去，報告上來、傳遞出去，從發佈最高一級機關制訂的大政方針，到傳遞最低一級機關的請示、報告，無不依靠公文這個工具。

二是指導工作，推動落實。由於公文是一種具有權威性的特殊公文，各級機關運用公文手段來推行決策意圖，領導機關用它來組織和指導各系統、部門、地區的具體工作;下級機關用它來彙報情況或求得批准支持，以開展工作。

三是工作依據，檢查憑證。依據和憑證作用是公文的基本作用。上級依據上報的公文審批、答覆、決定;下級依據下發的公文開展工作。上級的決策是否正確，下級情況反映是否屬實，公文是最好的憑證;工作開展後，評價其效績，也是以公文為檢查憑據。

四是溝通信息，聯繫公務。各機關在公務活動中，用公文與上下左右的機關進行聯繫，相互告知情況、交流思想、商洽工作。隨着公文在其間的往復運行，整個機關係統由此聯成一體，使各項工作高效、有序運轉。

五是宣傳教育，統一思想。公文不僅要傳達決策意圖、佈置任務，還要解釋原因、説明情況，讓人們知道為什麼要這樣做，統一思想，提高認識。

(五)公文的種類(即文種)。

《中國共產黨機關公文處理條例》規定，黨的機關公文種類分為14種，即：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批覆、條例、規定、函、會議紀要。

《國家行政機關公文處理辦法》規定，國家行政機關公文種類分為13種，即：命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要。

不同的是，黨的機關公文有決議、指示、公報、條例、規定;行政機關公文有命令(令)、公告、通告、議案。這裏僅對行政機關各文種的適用範圍作簡單介紹：

1.命令(令)。適用於依照有關法律公佈行政法規和規章;宣佈施行重大強制性行政措施;嘉獎有關單位及人員。

需要説明的是，根據《憲法》規定，只有國家主席、全國人大常委會委員長、國務院總理、各部部長、各委員會主任和地方各級人民政府可以使用“命令”文種，省以下機關的職能部門不能使用。《湖北省國家行政機關公文處理實施細則》第十條規定，使用“令”公佈規章的，只限於省人民政府及武漢市人民政府和經國務院批准的較大市的人民政府;縣級以上人民政府依照法律的規定，宣佈重大強制性行政措施，嘉獎有卓越貢獻的單位(集體)和人員，可使用“令”。

2.決定。適用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或撤銷下級機關不適當的決定事項。

3.公告。適用於向國內外宣佈重要事項或者法定事項。

需要注意的是，“公告”的使用者是黨和國家的高級管理機關，內容必須是“重要事項”或者“法定事項”。基層機關、地方各級行政主管部門和企事業單位不得使用“公告”來發布遵守或周知事項，公民個人更不能使用“公告”。

4.通告。適用於公佈社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

5.通知。適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

6.通報。適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

在獎勵事項的文種選擇上，《湖北省國家行政機關公文處理實施細則》規定，獎勵有重大貢獻的單位(集體)和人員，可使用“決定”;表彰有較大貢獻或有較好業績的先進單位(集體)和個人，使用“通報”。

7.議案。適用於各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

8.報告。適用於向上級機關彙報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問。

9.請示。適用於向上級機關請求指示、批准。

10.批覆。適用於答覆下級機關的請示事項。

11.意見。適用於對重要問題提出見解和處理辦法。

12.函。適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。

13.會議紀要。適用於記載、傳達會議情況和議定事項。