合同管理系統解決方案

1、合同管理系統介紹

合同管理是企業經營管理基礎工作上的重要內容，通過加強管理，規範企業合同的簽訂和履行，能夠有效防範風險、優化管理、降低成本、提高效益。

合同管理系統採用一體化建設模式。通過我們對各領域合同情況的綜合瞭解，抽象出不同領域合同信息所共有的核心要素，形成了一個強大的合同管理系統，其中包括合同擬定、合同審批、合同生效、合同存檔、合同變更、合同履約、合同結算、合同信息的統計分析、集成短息平台等功能。由於我們的系統提供了大量的擴展性和靈活性，對於新領域的加入，我們可在現有的核心功能基礎上，針對新領域合同信息的特點進行系統維護，即可實現對新領域合同信息及業務流程的支持。

2、合同管理系統的功能

合同管理系統的開發，極大地方便合同管理人員進行業務操作，其主要功能結構如下圖所示：

（1）擬定合同草稿階段：為了能夠通過無紙化辦公的管理方式，達到提升工作效率、降低管理成本，本系統設計兩種模式的合同文檔錄入，輔助用户快速完成合同文檔生成。

一是標準合同：用户只需填寫合同關鍵性要素即可自動生成合同文檔，如：甲、乙方公司名稱等；

二是框架合同：將合同文檔按照通用框架列出，提供備選內容，用户通過選擇框架模板可快速完成自定義合同的生成，如：付款條件、違約條款等。

（2）初審合同草稿階段：擬定合同草稿的過程中，為了預防漏掉合同內容或者合同內容填寫不規範，系統可以通過預審提示輔助起草人完成合同的擬定，避免提交審核後被打回，從而節約時間成本。系統維護同類合同的公共信息，做為電子預審的標準化模板。合同錄入內容與標準化模板進行比對，對於存在未填寫

或者填寫錯誤的，系統給出友好性提示。

（3）確定合同內容階段：合同實現逐級審核功能減少可能產生的法律糾紛，結合公司對合同管理實際流程實現如下環節的審批，例如：合同擬定、合同生效、合同變更和合同結算等。另外，系統存在審批流程，就會有操作人員的待辦事項，該處增加系統工作平台，顯示待辦事項功能。

（4）合同存檔和合同履約過程中，可能出現合同變更。合同變更需要走審批流程。

（5）合同統計分析：合同文本中涵蓋大量的信息，可以從不同的維度獲取到各類統計數據。如：合同執行情況統計、付款計劃情況統計和合同狀態與金額分佈統計等。

（6）合同履約階段：該階段即為合同執行階段，對合同中説明的責任完成情況進行監控。如合同成本、合同時間、合同範圍、可能存在的風險等。

（7）合同結算：合同付款和發票管理可以與財務系統對接。

（8）短信平台集成：主要實現兩方面功能。一方面將業務過程中的待辦事項、收付款和審批等信息，通過短信及時提醒給操作人員。另一方面可實現移動辦公，接到信息的工作人員可即時回覆信息實現待辦處理或者通過短信中的地址鏈接直接進入辦公頁面進行相關業務處理。

（9）合同對方的基本信息、評級信息、相關項目、相關合同和資金統計等內容維護，對合同對方的資質、信譽和能力進行綜合評估，規範了合同對方的管理，也可預測合同對方當前競爭力和未來近幾年的發展潛力，為採購或簽訂合同前提供數據參考，避免風險。

3、合同管理系統的`特點

（1) 以客户為中心，以合同擬定為線索，提供全方位的合同管理功能；

（2) 系統提供了集成短信平台功能，幫助各崗位人員及時瞭解合同進展情況及待辦事項處理情況；

（3) 系統提供合同擬定、審批、生效、履行和歸檔等環節的管理，加強企業經濟活動的監控力度，避免不必要的經營風險；

（4) 業務、法務、財務一體化，降低了各個部門對接的巨大成本開銷；

（5) 系統在合同類型、合同模版、付款情況、合同變更、流程變化、參數配置、管理人員崗位、各崗位權限等方面提供了大量的擴展性和靈活性。

4、系統適用領域

該系統針對合同管理業務而設計，具有較強的實用性，在進行業務處理的同時可以提高合同簽訂效率，幫助各崗位人員及時瞭解合同擬定信息及執行信息，提高各部門對接效率，從而提高企業對合同的規範管理。 由於該系統設計全面，擴展性、靈活性極強，它可適用於各種涉及簽署合同的領域，如保險領域、銀行領域、政府領域、媒體領域、郵政領域、公共衞生、能源領域、民航領域等，對提高合同管理的規範性、各部門協調性、合同履行過程的風險性把控有很大的幫助。

5、系統部署架構及運行環境

系統部署建議採用集中式部署方式進行部署（系統也能支持分佈式部署方式），方面機構進行統一的業務操作和管理，系統採用JAVA Enterprise Edition平台開發，採用JDK 5.0以上版本，能兼容ORACLE、DB2、SQLServer等數據庫和Tomcat、Weblogic、Websphere等應用服務器產品，可運行在Windows、Linux、Unix等所有兼容JAVA平台的操作系統上。