催款函寫作技巧

對於支付貨款不乾脆的客户，必須催收款項，那麼，今天，本站小編給大家介紹的是催款函寫作技巧，供大家閲讀參考。

一、催款函的結構

催款函的結構一般由標題和編號、催款和欠款單位的名稱和賬號、催收內容、處理意見、落款等五部分組成。

(1)標題和編號

如果催收的是緊急的款項，可在標題前寫上“緊急”二字。標題一般要註明編號，以便於查詢和聯繫，並且一旦發生了經濟糾紛而走上法庭時，它也是一份有力的憑證。也有的不編號

(2)催款和欠款單位的名稱和賬號

催款函要清楚、準確地寫上雙方單位的全稱和賬號。必要時，要寫明催款單位的地址、電話及經辦人的姓名，若是銀行代辦催款的，還必須寫明雙方開户銀行的名稱及雙方賬號名稱和賬號。

(3)催收內容

這是催款函的主體部分，應清楚、準確、簡明地寫出雙方發生往來的原因、日期、發票號碼、欠款的金額及拖欠的情況，比便使受文單位明確情況，及時地交款。

(4)處理意見

催款方在催款函上提出處理辦法和意見。這種意見一般都是從以下三個方面予以説明：

①要求欠款户説明拖欠的原因。

②重新確定一個付款的期限，希望對方按時如數交付欠款。

③再次逾期不歸還欠款將採取的罰金或其他措施。

(5)落款

寫明催款單位的全稱，並加蓋公章，然後註明發文日期。

催款函的作用

①查詢：催款函可以及時瞭解對方單位拖欠款的原因，溝通信息，以便採取相應的對策和措施，協調雙方的關係。

②催收：債權方為了加速資金流動以及合理週轉，擴大再生產，會對債務有意或無意拖欠付款的行為採取催款措施。通過催款可以及時追回拖欠款，儘可能避免或減少經濟損失。

③憑證：如果由於拖欠付款給債權方造成了實際經濟損失，催款函又可以起到記載憑證作用，即當催款單位在想有關方面提出追查對方的經濟責任時，催款函可以作為一種有力的憑證。

催款函的形式

①便函式：以信函的形式寫作。

②表格式：人們在長期實踐基礎上約定俗成的固定表格，使用時直接填寫即可。

二、催款的訣竅和技巧

(一)瞭解客户的結算週期擠進頭班車

如果企業沒有抓住客户的進貨規律和各種週期，企業的業務人員每次去收款自然就會十分被動。

企業發給客户的`商品其計劃的貨款回籠週期已到，企業的業務人員在向客户提出結款時，往往得到的回答是：“這兩天銀根週轉不靈，能不能過幾天再説。”

客户的倉庫裏，本企業的貨物庫存已經不多，該再進貨了。當企業業務人員上門洽談時，得到的答案極有可能是：“進貨可以，但現在我帳户上的資金不足，要到下月初才能支付上一筆貨款，請幫一個忙”。

企業的業務員每次去客户處收款，總是“不巧”，客户經銷商帳上的錢剛好給別的公司拿走了。

解決策略：

1、儘可能地全面瞭解經銷客户的經營狀況：包括進貨週期、結帳週期。關鍵是，你要每次比其他企業能領先一步拿到應收的帳款。因為大多數客户的資金週轉都不會十分寬鬆，你能擠進頭班車，其他企業的業務人員只能等下一班車了。

2、以誠待人，純粹的討債者是不可能與商人合作成功的。

有時候，為了達到既完成銷量又貨款回籠這兩個指標，企業的個別業務人員通過耍小聰明，以騙得客户的信任，而輕易收到了某一筆貨款。但實際上，客户在外的應收款沒有及時收回來，那麼，等客户覺醒過來，業務人員以後的收款工作難免就不會順利。

曾經有個企業的業務人員每次去收款都不順利，後來在一次與客户一起喝酒的時候，客户無意中提及：如果有事要找到該業務人員，只要打電話叫他來收款，保險他準時趕到。

不要為了討債而去收款，而是協助客户一起去經營好其貨款，這才是降低企業應收款的根本所在。

記住：一個純粹的討債人是不可能與商人合作成功的。

養成“説到做到”的好習慣，在與客户平時的交往中，就做出規矩：“我決不食言，你也應説話算數。”雖然開始時，其動機不一定完全是為了貨款，但當你真正涉及到收款時，對客户就是一種無形的壓力。反之，如果一些企業的業務人員自已已經常食言，那麼他也會較勢利地來對待你。

在平時就多多關心客户，不要等到收款時，才想起他們。在他們需要幫助之時，而你又力所能及幫一把，他自然會記住的。

在每次帳款週期到來之前，如果能象徵性地幫助客户去回收幾筆他的應收款，有可能此貨款是屬於企業的業務人員曾為其開發的零售點，也可能是客户自己來不及去催收的款項，不管是哪種情況，你這樣做了，會對你的收款工作帶來積極的作用。

適當地與客户的財務人員搞好關係，經常送他們一些禮品。雖然他們對你的銷量貢獻關係不大，但你如果也能夠像關注客户的業務經理那樣，同時也能經常想到他們的財務主管，其效果往往在關鍵的時刻就能呈現出來。

3、尋找第三者擔保

企業可以要求你的客户在與你發生貨款往來之前，尋找第三者(或上級單位)擔保，最好其擔保書能伴以相應的公證手續。這樣做，至少萬一在未來發生貨款糾紛時，你還能找到一位相應的相關債權人。同時，這對客户本身來説也是一種約束行為。

4、事前催收

對於支付貨款不乾脆的客户，如果只是在約定的收款日期前往，一般情況下收不到貨款，必須在事前就催收。

事前上門催收時要確認對方所欠金額，並告訴他下次收款日一定準時前來，請他事先準備好這些款項。這樣做，一定比收款日當天來催討要有效得多。

如果距離又遠，可事先通過電話催收，確認對方所欠金額，並告知收款日前來的準確時間。或者把催款單郵寄給對方，請他簽字確認後再寄回。

5、上門要早

到了合同規定的收款日，上門的時間一定要提早，這是收款的一個訣竅。否則客户有時還會反咬一口，説我等了好久，你沒來，我要去做其他更要緊的事，你就無話好説。

6、高頻次，小金額

對新客户或沒有把握的老客户，無論是代銷或賒銷，交易的金額都不宜過大。寧可自己多跑幾趟路，多結幾次賬，多磨幾次嘴皮，也不能圖方便省事，把大批貨物交給對方代銷或賒銷。須知欠款越多越難收回，這一點非常重要。

很多銷售人員都有這樣的經驗：有些新客户，一開口就要大量進貨，並且不問質量，不問價格，不提任何附加條件，對賣方提出的所有要求都滿口應承，這樣的客户風險最大。

7、不空許諾言

不空許諾言，不答應自己權限以外的條件。業務員擅自答應客户自己權限以外的條件，在受到領導指責後再向客户表示拒絕，就會產生麻煩。這樣，業務員就失去了客户的信賴，造成清款困難，客户甚至會停止與業務員的交易，使業務員進退兩難。所以業務員不要為了博得客户的歡心而任意答應條件。

8、推銷員要注意：

·在付款日期、付款期限、付款條件變更的情況下，業務員與客户未能相互瞭解，業務員仍按原來的情況收款。

·客户對合同內容提出變更但業務員未給予處理。

·有退還品卻不加以完全處理、扣除。

9、不要急於銷售，風險責任明確

貨、款無歸的風險有時是由推銷人員造成的。有些推銷人員惟恐產品賣不出去(特別是在市場上處於弱勢的產品)，因此在對客户信用狀況沒有把握的情況下，就採用代銷或賒銷方式，結果給企業造成重大損失。

不實行強迫性銷售。一些業務員急於得到業績，就採取導致回收困難的強迫式銷售。這樣會被客户抓住弱點，在回收貨款時，客户會説：“我不願意進貨，是你千拜託萬拜託，不得已才進貨的。如果你急於收錢，反正產品還沒有賣出去，你帶回去好了。”這樣，業務員也不敢堅持收款了。

10、嚴密的合同

為預防客户拖欠貨款，在交易當時就要規定清楚交易條件，尤其是對收款日期要作沒有任何彈性的規定。例如，有的代銷合同或收據上寫着“售完後付款”，只要客户還有一件貨物沒有賣完，他就可以名正言順地不付貨款;還有的合同或收據上寫着“10月以後付款”，這樣的規定今後也容易扯皮。

另外，交易條件不能由雙方口頭約定，必須使用書面形式(合同、契約、收據等)，並加蓋客户單位的合同專用章。有些客户在合同或收據上僅蓋上經手人的私章，幾個月或半年之後再去結賬時，對方有可能説，這個人早就走了，他籤的合同不能代表我們單位;有的甚至説我們單位根本沒有這個人。如果加蓋的是單位的合同專用章，無論經手人在與不在，對方都無法推脱或抵賴。

11、隨時觀察動向：

掌握債務債權，掌握其物品情況，瞭解其有無上下級單位可追討，瞭解對他們公司有影響力的重點人物，掌握他的習慣付款時間。

經營人員異動馬上要求對方書面確認。

交易達成之後，要經常觀察客户的經營狀況，及時察覺其異動。如果客户出現異常的變化，一般事先會有一些徵兆出現。如：

·進貨額突然減少;

·處理並不滯銷的庫存商品;

·拖延付款;

·客户單位的員工辭職者突然增多;

·老闆插手毫不相干的事業或整天沉溺於聲色之中;

·客户附近的房子上用紅漆寫下了“拆遷”字樣;

·因為討債人增多老闆避而不見;

·下層客户賒銷過多，貸款回收困難;

·內部矛盾加劇，主業轉移;

一旦發現倒閉，馬上連夜行動，瞭解他有無債權可以劃撥，瞭解他有無上下級單位可以追索。儘可能拿回物品以減少損失。

12、瞭解他的財務狀況

如果經過多次催討，對方還是拖拖拉拉不肯還款，一定要表現出相當的纏勁功夫，或者在偵知對方手頭有現金時，或對方賬户上剛好進一筆款項時，就即刻趕去，逮個正着。

13、利用第三者

登門催款時，不要看到客户處有另外的客人就走開，一定要説明來意，專門在旁邊等候，這本身就是一種很有效的催款方式。因為客户不希望他的客人看到債主登門，這樣做會搞砸他別的生意，或者在親朋好友面前沒有面子。在這種情況下，只要所欠不多，一般會趕快還款，打發你了事。

收款人員在旁邊等候的時候，還可聽聽客户與其客人交談的內容，並觀察對方內部的情況，也可找機會從對方員工口中瞭解對方現狀到底如何，説不定你會有所收穫。

14、直截了當

對於付款情況不佳的客户，一碰面不必跟他寒暄太久，應直截了當地告訴他你來的目的就是專程收款。如果收款人員吞吞吐吐、羞羞答答的，反而會使對方在精神上處於主動地位，在時間上做好如何對付你的思想準備。

如果只收到一部分貨款，與約定有出入時，你要馬上提出糾正，而不要等待對方説明。 另外，要注意在收款完畢後再談新的生意。這樣，生意談起來也就比較順利。

一般來説，欠款的客户也知道這是不應該的，他們一面感到欠債的內疚，一面又找出各種理由要求延期還款。一開始就認為延期還款是理所當然的，這種客户結清這筆貨款後，最好不要再跟他來往。

15、小心他溜掉

如果客户一見面就開始討好你，或請你稍等一下，他馬上去某處取錢還你(對方説去某處取錢，這個錢十有八、九是取不回來的，並且對方還會有“最充分”的理由，滿嘴的“對不住”)，這時，一定要揭穿對方的“把戲”，根據當時的具體情況，採取實質性的措施，迫其還款。

16、不給他提出分外要求的機會

如果你的運氣好，在一個付款情況不好的客户處出乎意料地收到很多貨款時，就要及早離開，以免他覺得心疼，並告訴他××產品現在正是進貨的好機會，再過10天就要漲價若干元，請速做決定以免失去機會等等，還要告訴他與自己聯繫的時間和方法，再度謝謝他之後，馬上就走。

17、中國特色——利用人情關係

商場上，業務員之間歷來提倡重合同、講信譽、誠信無欺好商量的人際關係。而信守合同按期付款是雙方長期合作的開始，追債人應先盡力説服對方講人情、重友誼、看發展，在他的付款能力之中優先考慮付你的款!

18、藉助對方上司的壓力

債權人首先要想辦法找到債務人的上級主管，利用其上司的權力給欠款人説理講法，施加壓力，令其服從領導組織的決定。

19、以物品抵債

有時客户在市場上因競爭不力，經營不善，導致產品積壓，資金週轉困難，他要求以商品或貨物來抵債，這也是一個辦法。不要因為覺得不值得而拒絕。對於的確無力付款的客户，往往稍一延遲連物品也沒有了。

20、聘請律師或追債能手。

律師和追債能手學法懂法，見多識廣、能言善辯，以案説法，會事半功倍，又不會違規犯法。

21、利用領導人作當事人去追債。

領導親自出馬威力大，他們講策略又有指導能力，如能和經辦人一齊去追討債務，可以引起對方領導的重視，互相催促拿出解決問題的方法，減少下級敷衍拖賴踢皮球。

22、利用還款保證追債。勤寫法律文書函件追債，並請客户籤認回執為證。

如債務人公司較有實力又是長期合作者，只是一時資金週轉困難，那麼業務員每次去討債要他首先寫下分期還款保證書、欠條或開出定期支票匯票，這樣既保證訴訟時效連續，又給他一次次加上緊箍咒。

欠款合同手續齊全，證據又確實，因債務人在外地上門討債花銷費用大又不方便，債權人可每月寫信索債，發出律師函追債。但所發信件均要掛號，保存好郵戳票以備作為打官司時的有效證據。避免討債時作廢。

23、調動公司羣體力量追債

適當地組織羣眾代表上門討債，因人多勢眾造成高壓，協迫他就範還債。

24、利用跟蹤糾纏討債。

利用跟蹤追擊的辦法，軟泡硬磨，打持久戰，跟蹤他的行動，干擾他的工作，促使其無地自容而還賬。

25、巧妙運用釣魚法。

這是複雜情況下妙不可言的高招。先請吃飯等小誘餌，釣出對方違約根據、賬號、銀行存款、商品等，掌握錢貨後，業務員便可以促使其就範了。

26、委託追債公司討債

27、責令債權當事人追債

有些不正常的業務成為爛賬，繫有關人員或因貪小便宜而使公司吃大虧，或因某些經辦人玩忽職守，造成老大難問題，公司領導可以責令經辦人專門追債直到收回貨款。

28、讓財務人員“活賬本”追債

財務人員應對公司業務往來中的購銷調存資金流向、客户欠款情況進行全面瞭解，積極支持並參與追債。

29、小心詐票

核對品項、單價、數量、總價、地址、兑號，以及票據有無錯字，鋼印等有無塗改;

30、不分晝夜，不卑不亢，軟硬兼施;態度堅決，口氣和順;不礙情面，依時結清;分清形勢，壯士斷腕。