玉樹大地震中檔案管理的意義與安全管理策略論文

0 前 言。

2010 年 4 月 14 日 7 時 49 分是一個撼動人們心靈深處的恐懼、悲痛的時刻，7. 1 級的強烈地震似乎要吞噬青海省玉樹藏族自治州的一切。據青海省玉樹藏族自治州檔案館的數據統計，災區的檔案共計 13 萬卷，在地震過程中，有 9 家檔案室傾覆，將近萬卷的檔案掩埋在廢墟之中，剩餘的12 萬卷檔案在地震結束之後均處在危房中[1],對災後檔案重建工作造成不可估計的困難。而追溯到 2008 年的汶川 8. 0 級大地震，我們會發現除了重大的人員傷亡和財產損失之外，重災區的檔案受到了嚴重的損毀，造成不可估量的毀滅性影響。

地震帶給我們的傷痛是沉重而長久的。因此，在災難發生之前，我們需要做好各方面的預防性工作，防患於未然，最大限度地降低損失與傷害，同時，這也是全世界檔案管理部門共同面臨的重大難題。如何在災難發生前充分意識檔案管理的重要性，做好檔案的高效管理工作，防患於未然，減少檔案的損毀，保證檔案的安全，才能有效規避災難的重演。本文闡述了檔案管理的重要性及其安全管理，期望能夠為當今檔案管理工作提供一定的參考與指導。

1 檔案管理的重要性。

1. 1 彌補我國檔案管理的硬件建設缺口，提升檔案管理規範的需要。

由 2010 年 4 月 14 日 7 時 49 分的青海省玉樹藏族自治州 7. 1 級的強烈地震引發的檔案損毀，可以看出我國檔案管理的硬件建設的缺口比較大，表現為檔案館等建築的抗震性能比較差，消防等級偏低，而且大部分檔案室的安防、供電、給排水、採暖等基礎設施普遍存在老化現象，檔案室內濕度較大。據相關數據統計，其濕度一般在70% 左右，就已經超過國家標準 60% 的上限，不利於檔案的長久保存。除此之外，檔案的包裝盒也不合格。這些問題，均會造成檔案的難以搶救與修復。因此，強化檔案硬件建設，查漏補缺，為檔案管理提供更加牢靠的基礎保障[2].

同時輔助規範化的檔案管理模式，即利用信息技術，實現檔案信息管理的規範化、標準化，具體做法是將檔案信息的收集、整理、着錄、鑑定以及保管的任何一個環節都嚴格依照統一的計算機程序進行科學的管理。要注意以下幾點： ①對檔案信息進行普查篩檢、剔重。傳統老套的`檔案管理模式往往沒有做全面的清查，而且檔案劃分保管的期限都存在一定的偏差，許多檔案存在失去參考價值或者多份現象。②利用信息技術，對檔案進行重新組合分類，使其規範化。將傳統老套的管理辦法中過於厚重、內容混雜的案卷，根據實際需要重新整理成冊，案卷要盡最大可能的將原本就存在一定聯繫的文件有機地組合在一起。③檔案要設置統一的分類號，保證案卷能夠被成功檢索。利用信息技術對檔案進行檢索的優勢在於滿足大眾對檔案信息檢索的需求。另外，為了確保檢索的完整性，要因事制宜的設定一些明細規則，約束其規範性操作。④檔案提名要規範，保證檢出的準確性。

1. 2 保障檔案管理安全性的需要---強化工作人員的安全意識，完善管理體系。

目前，我國檔案管理工作人員的安全意識較為薄弱，其管理體系也十分落後，不能保障檔案安全，雖然部分地方按照國家檔案局的相關規定，建立了檔案安全制度（ 符合當地實際發展水平） ,但往往流於形式。在具體的執行過程中，由於相關工作人員的安全意識薄弱，且業務綜合素質不高，工作效率低等問題，檔案管理的安全性常常不能落到實處。除此之外，大部分的檔案管理部門缺乏規範、科學的管理體系，往往表現在過於表面化，也就是俗話説的走過場，沒有規範性的獎懲制度，即使犯了小錯誤，往往也能規避，助長了工作人員的惰性，不利於安全意識的提升。長此以往，便會造成嚴重的檔案損失，而且一旦發生災難性事件，便會造成不可估量的檔案損毀，甚至無法修復，對人們的切身利益造成嚴重的損害。因此，對檔案管理工作人員進行專業業務培訓，提高他們的專業性是必要的。通過多種方式培育工作人員的安全意識，在管理制度上，要實行安全管理，主要表現為檔案的統計管理，要按輕重緩急進行有序操作。在推進檔案的利用程度、價值大小以及利用率等方面，需要做到公正公開，對所有的檔案進行輕重緩急的排序，增加檔案管理循序漸進的可操作性。首先，對於那些緊急需求的檔案，要進行先行處理，為需求者提供用檔保證，從而提高檔案的管理效率，同時擴大檔案的備份，做到安全性管理，避免發生災難時數據的丟失。其次，利用信息技術可以將檔案的着錄工作開展的更加順利，在節省時間的同時，降低相關工作人員的工作強度和工作難度。在着錄的過程中，將檔案的內容按照事實的單一、複雜程度等，進行重新錄入。若一些檔案的內容存在重複或者類似的情況，要對其進行合併整理，形成系統性、科學性的新的着錄案卷，節省內容所佔的空間，提高管理效率。第三，對於那些重要文件或者內容所反映的事件比較重大的檔案，要做特殊的標識，然後，利用信息技術，給出相應的分類號。這樣，既可以使原有的零散、老套的檔案更加規範化，又可以全面提升檔案的管理水平，多方面的協調管理，能夠增強檔案的安全性，也方便災後檔案數據的找回。

2 檔案的安全性管理。

做好檔案的安全性管理，首先要規範專業性操作，具體做法為： ①檔案的有效裝訂。工作人員可以參考《文件歸檔整理規範》中的裝訂模式，且要根據實際情況進行裝訂變通，但要切記文字材料必須裝訂，不可差錯漏掉。另外，對於必須參考的圖片，一定是記錄清晰正確、耐久性強的圖片。

裝訂檔案要採用左側裝訂法，牢固、整齊、簡潔的保管和整理好信息資料。②檔案在裝訂過程中，要注意上孔要和“檔案館號”齊平； 中孔取上下兩孔的中心，水平方向上要與左邊緣在平行線上； 下孔要與“保管期限”持平，這樣整理好的檔案，不僅能夠便於資料的保管，更加美化了檔案的視覺效果。③檔案的秩序排列要以時間及重要程度為中心，不要人為破壞資料文件自身的有機結構，保證資料的完整性，方便資料的快速查找以及資料的有效利用。檔案管理工作人員要根據實際情況，將各種文件資料進行機構、保管期限、時間整理，這樣才能使檔案資料的編排合理，提高利用效率。做好檔案管理的基本工作，提高專業素養，實現檔案管理質的跨越。

其次，檔案的安全性管理需要相關法律法規的約束，需要做好以下幾個方面的工作： ①相關政府部門及相關單位要加強對檔案管理的法律法規宣傳力度，並建立相應的獎罰機制，約束執行過程中的行為，使其規範化、制度化。相關規章制度的建立和完善，能夠促使相關工作人員全面學習法律法規知識，提高檔案正確的安全管理意識，增強責任意識，確保檔案各項數據、資料的完整性和真實性。②重大建設項目檔案管理，如基礎建設類，施工單位在施工的各個階段的招投標文件、設計方案、實際操作情況及相應的圖紙、資料、文件、監理的真實記錄等要進行及時的收集整理，並且由專業管理人員統一規範歸檔，保證建設檔案的真實性、完整性、連續性和安全性[3].③檔案庫房是檔案館建築中最重要、最特殊的一部分，是為保護檔案提供基本物資條件的重要場所。檔案庫房設計、建築的合理性和設備的經濟實用性，直接關係到檔案的安全。還要配備一定的配套設施，最基本的設備主要包括空氣調節裝置、檔案裝具、檔案保護技術設備、專用信息化設備、檔案利用設備、檔案維護監控設備、檔案搶救與恢復設備等。

第三，嚴格規範每一細節，在強烈的社會責任感的鞭策下，不斷地改進檔案管理模式，保證其質量，並且加強基礎建設，全面改善檔案管理現狀，預防災害造成嚴重的檔案損毀，吸取在玉樹地震中檔案損毀的經驗教訓。

3 結 語。

環境的惡化，氣候的更迭，致使自然災害的發生率頻增，在災害中，大量的檔案損毀，造成不可估量的社會效益損失，尤其是“4·14”玉樹 7. 1級強烈地震引發的檔案損毀更是讓人扼腕，為防患於未然，不僅要加固檔案基礎建設、優化管理模式，不斷加強工作人員的專業素質，還要不斷強化相關法律法規的約束。在此基礎上，形成良好的、規範的、科學的檔案管理體系，利用當代先進的信息、管理技術，建立異地備份制度，利用強大的數據功能，即使自然災害對紙質檔案造成了嚴重的損毀，電子版的檔案也能發揮其重要作用，不至於造成毀滅性的災害。因此，檔案管理重要性及其安全管理最為關鍵的在於防患於未然，真正意義上執行好檔案管理的每一個細節。

參考文獻：

[1] 楊冬權。 在全國檔案安全體系建設工作會議上的講話[J]. 中國檔案，2010（ 6） :12.

[2] 趙平。 強烈地震給城建檔案工作的啟迪[J]. 城建檔案，2010,（ 10） :45 -47.

[3] 陳佳麗。 談水利工程建設項目監理檔案管理[J]. 黑龍江科技信息，2013（ 27） :187 -189.