高校文祕工作研究探討論文

【摘 要】目前，我國高等教育事業已經進入了快速發展階段，高校辦公室工作也隨之複雜化，而高校文祕工作作為這一部門的基本職能也開始變得日益繁雜。在本文中，筆者針對高校文祕工作的現實問題就高校辦公室文祕工作新時期的發展提出了一些建議，以期能為高等教育事業的快速發展盡一點綿薄之力。

【關鍵詞】高校；文祕工作；能力

一、高校文祕工作的內涵闡釋

簡單來講，可以將高校文祕工作歸納為“三服務兩育人”。 文祕工作要服務於校領導、師生員工以及高校的改革與發展 此即“三服務”， 而在管理和服務上堅持育人即“兩育人”。高校文祕工作者開展一切工作都是以學校改革與發展為中心的，其工作內容複雜多樣，包括常規性工作和非常規性工作這兩項主要任務，如各類文書的起草與印發、信息的蒐集與整理、機要文件收發、處理和保密、信訪人員的接待等工作都屬於文祕工作，甚至連領導臨時安排的工作都在文祕工作者的職責範圍內。總體而言，在高校文祕工作中，事務性工作佔據較大的比例，如收發文件、跑腿等工作，除此以外，文祕工作還具有明顯的服務性，是促進師生員工與校領導之間協調與溝通的潤滑劑。

二、高校文祕工作的現實困境解析

（一）現實困境

1、主觀上公共服務意識不足

部分高校文祕人員缺乏“服務為業”的意識。文祕工作以服務為中心，這一特點主要歸因於其工作性質，事務管理和公共服務是其主要工作內容。 目前，文祕工作者普遍沒有認真對待這份工作，具有較強的自我意識，缺乏服務意識。 在制定辦事流程與相關政策時時，一些部門完全考慮自身的利益，而不顧及這些制度所能帶來的其它效益。這樣一來，會導致公共服務市場化受到嚴重阻礙。所以，高校開展文祕工作應該樹立服務理念，加大創新力度，明確服務對象，制定規範、科學的文祕工作。

2、高校文祕工作隊伍建設不完善

首先，隊伍整體素質較低。近年來，市場經濟快速發展，總體而言，高校普遍出現辦公行政人員流失的情況，這一現象在文祕工作這一崗位更加突出，大部分辦公室許多崗位閒置、空缺，儘管還有部分辦公室各個崗位編制都已滿員，但其所聘用的工作人員普遍素質較低，大多數沒有接受過專業培訓，根本不具備專業文祕工作者的專業水平。 此外，大部分年輕人不大喜歡文祕這份工作，他們認為這份工作太過繁雜，這樣一來，高校辦公室工作崗位空缺的現象就會更加嚴重，即使工作人員充實也容易出現老齡化問題。

其次， 隊伍穩定性較差。高校辦公室這一部門的職能決定了穩定性是高校文祕工作隊伍的必備特徵。近年來，辦公室隊伍穩定性較差。一方面，工作人員流動性較大，一些工作時間長、經驗豐富的辦公室工作人員會因升職被調離，或者走上從公之路而離開學校，這些人員是造成高校辦公室隊伍人員流動較大的主要因素。另一方面，在崗人員往往會因工作待遇上的差別而心理不平衡，甚至抱怨而無心於工作。

再次，隊伍工作繁重，很難找到合適人選能擔此重任。高校辦公室整個部門的工作事務繁雜，因而要求只有具備較高的綜合素質的應聘者才能真正做好這一工作，因此，一方面，高校在選人時要求嚴格，另一方面，也很少有人敢應聘這一崗位。

（二）原因分析

1、缺乏服務意識

公共服務市場不同於一般的商品服務市場，其以服務為要旨，並不以追逐私利為目的，因此，在這樣一個領域，一個缺乏公共服務意識的集體或個人是很難立足的。 以最大化的個人效用為追求的大多是理性經濟人，而目前文祕工作者卻也一味追逐私利，在開展文祕工作中，各人打好各人的算盤。然而，文祕工作者實際上又不同於理性經濟人，其工作具有公共服務性，這種性質的工作往往是很難兼容私利的，這就決定了在文祕這一工作中，要追逐私利就很難實現公共服務，要想做好公共服務就不能像理性經濟人一樣追求私利。因而，目前高校文祕工作者的這種工作動機對於做好高校文祕工作這項公共事務是很不利的。

2、價值取向與現實的矛盾

在作為人才培養基地的這樣一個環境中，高校文祕工作者同樣會追求自我提升，關注個人的發展。不過，過於繁重的工作以及狹窄的職業提升空間使得文祕工作者對於當前這份職業不抱有多大熱情，因此大多數人會將視線轉向其他更具有發展空間的崗位， 為自己謀求一個更好的職業發展。在外部環境上，基於高校這一主體本身的特質，教學才是其一切工作的重中之重，高校往往會在教學和教師隊伍建設工作上投入更多，這樣一來，就容易忽視文祕工作者的素質提升，很少為文祕工作者提供培訓機會。要比專任教師少

三、高校辦公室文祕工作的重要性

（一）是維繫高校領導和師生員工之間溝通、協調

在高校管理中，作為學校領導工作的必要補充，高校辦公室文祕工作既服務於學校領導，又負責基層工作，充當着參謀助手的角色，發揮着承上啟下的作用。通常而言，上情下達和下情上達是高校辦公室的文祕工作者的日常工作內容，對於學校領導的決定以及學校的.有關精神，文祕工作者應該及時準確地傳達下去，並加以解釋，再將各學院、部門和廣大師生的真實情況收集起來，及時反饋給學校領導，以便學校領導作出下一步工作考慮。

（二）是充當領導決策的參謀助手

隨着高等教育的快速發展，高校領導的工作壓力也隨之增加，在高校發展過程中，高校領導需要處理的問題越來越多。高校辦公室是高校的信息處理中心，作為這一部門的主要組成人員，高校文祕工作者應充分利用在這一工作環境工作的優勢，做好信息的收集、整理、傳播、反饋等一系列工作，以確保將最為全面有效的信息反饋給學校領導，並附以合理的建議以及科學的備選方案，以便學校領導。

更加迅速地作出決策，這還僅僅是對於一些比較複雜的工作。而對於一些較為簡單的工作，文祕工作者則要視情況自己應對，對於情況的性質、程度作出準確地分析、判斷，選擇合適的處理方案，進而及時作出理性的處理，以待學校領導做最後審查、批准即可。這樣一來，高校領導擁有了文祕工作者這樣一支隊伍就相當於擁有了一個“智囊團”，在工作上可以在很大程度上幫助校領導減負，提高黨務、政務等事務的決策效率。