公司管理規定內外事務公文

第一條目的

為了使公司公文處理工作規範化、制度化，結合公司的實際情況，特制定本規定。

第二條定義

是指公司內部以及和其它組織之間為處理組織內外事務而形成的各種來往和記錄的文本。

第三條使用公文的種類

公司使用公文的種類有：決定、決議、公告、通知、通報、章程、制度、規定、條例、報告、請示、批覆、函、會議紀要、工作志、工作簡報、大事記、通啟。

第四條公文格式

從格式上將公司目前的公文分為4類，即紅頭文件、內部通啟、會議紀要、工作報告，各公文格式傢俱體見附件。

1、紅頭文件

適用範圍：主要用於印發制度、規定，重要工作計劃、機構和人事異動等公司或公司一級部門的重要文件。公司一級部門所有的紅頭文件須抄報公司領導及抄送公司行政人事部，公司二級及以下部門不得印發紅頭文件。

2、內部通啟

適用範圍：主要用於內部日常事務性工作或內部工作聯絡的公司或部門一般性文件。

3、會議紀要

適用範圍：主要用於記錄公司或部門經營與重要工作會議主要內容與決議的.文本。

4、工作報告

適用範圍：主要用於下級機構向上級機構定期彙報工作情況和工作計劃，提出工作建議的文件。公司工作報告分工作週報、工作月報、年度工作報告3種。

第五條處理公文的表格

公司處理公文的表格為《某公司公文審批表》(見附件)，適用於處理各種公文。

第六條公文密級

公司公文的密級分為“普通”、“機密”、“絕密”三級，具體密級和保密期限由擬辦部門根據公司有關規定提出。

第七條公文處理時限

除有專門規定外，公文的處理時限一般為2個工作日，公文每個分流環節的時限為0.5小時，每個審核、審批環節的時限為1個工作日，緊急公文需即時處理。

第八條公文處理程序

公文的處理程序一般分為公文簽發、公文分送、公文閲處、公文反饋與跟蹤、公文清理存檔銷燬等五個階段。

1、公文簽發

(1)簽發權限：公司總經理、副總經理/總經理助理在權限範圍內可以簽發以公司名義發出的紅頭文件、內部通啟等公文;各部門相關負責人在規定權限內可以簽發以本部門名義發出的公文。

(2)簽發方式：以公司名義行文的公文，經審籤後，蓋本公司公章發出，但在公司內部行文也可採用簽發人簽名的方式發出。

2、公文分送

(1)公司主要採用簽收、傳真、電報、郵遞、電子郵件等公文分送方式。一般情況下，分送公文應採取簽收方式(對公司機密及以上級公文、人事資料等重要公文還需用信封封口專人專送)。採用其它方式分送公文，分送人應做好跟蹤、記錄工作。

(2)收件工作人員應對公文進行信封、文件、文號、祕字等的核定。如其中一項不對口，應立即通知發文機構，並登記出錯文件。對封口被撕的公文應拒絕簽收。

(3)各部門公文經行政人事部審核發現在格式或內容上存在較大錯誤的，退回原部門重新擬文。

(4)相關人員在工作中，應積極、準確、快捷地處理公文事務，並嚴格遵守公司保密制度，不泄露和透露公司祕密。

3、公文閲處

公司領導收到公文後，在公文上作出處理意見(簽發或批覆等)。

4、公文反饋與跟蹤

行政人事部接到公司領導批示後，應儘快將批示件和原件反饋給擬辦部門(同時保存批示件的複印件)。

5、公文清理、存檔和銷燬

各部門文員或相關工作人員應對收發的公文每週進行一次整理，對有存檔價值的公文應按公司檔案管理制度的規定向檔案管理部門移交。

第九條附則

1、本制度自頒佈之日起執行，由行政人事部負責解釋和修改。

2、附件：《紅頭文件模板》、《內部通啟模板》、《會議紀要模板》、《工作報告模板》、《公文審批表模板》。