文書都文件管理制度（精選11篇）
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文件管理制度
什麼是文件管理
文件管理是操作系統的五大職能之一，主要涉及文件的邏輯組織和物理組織，目錄的結構和管理。所謂文件管理，就是操作系統中實現文件統一管理的一組軟件、被管理的文件以及為實施文件管理所需要的一些數據結構的總稱（是操作系統中負責存取和管理文件信息的機構）從系統角度來看，文件系統是對文件存儲器的存儲空間進行組織，分配和回收，負責文件的存儲，檢索，共享和保護。從用户角度來看，文件系統主要是實現"按名取存"，文件系統的用户只要知道所需文件的文件名，就可存取文件中的信息，而無需知道這些文件究竟存放在什麼地方。
文件管理制度（精選11篇）
管理制度由具有權威的管理部門制定，在其適用範圍內具有強制約束力，一旦形成，不得隨意修改和違犯。下面是小編給大家帶來的文件管理制度（精選11篇），歡迎大家閲讀參考。
文件管理制度1
一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件，具體由辦公室負責。
二、對上級部門發來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定、登記。
三、本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閲的可複印或借用。
四、凡正式文件在經登記後由辦公室主任（或副主任）根據文件內容和性質閲籤後，分送領導和承辦部門閲辦，重要文件或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閲批後分送承辦部門閲辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閲簽完。
五、傳閲文件應嚴格遵守傳閲範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閲看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
文件管理制度2
局辦公室負責我局對外行文和公文的收發處理工作，為使行文和收文處理規範化，特規定如下：
一、行文
(一)凡以我局名義上報或下發的文件(報告、請示、紀要、通知、函件等)，由承辦科室擬稿，經科室負責人、分管
(二)經局
(三)行文規則參照《國家行政機關公文處理辦法》(國發[XX]23號)有關規定執行，行文流程按局辦公處理系統流程進行。
二、收文處理
(一)所有發至我局的公文(含傳真件公文和附有
(二)文件按辦件、閲件進行分類。辦公室負責人根據文件內容和規定的傳閲範圍，提出辦文意見，送局
(三)對急辦件，辦公室應立即將文件送交局
(四)一般公文通過局內
(五)凡外出開會、學習帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔。
三、保密文件收發管理
(一)遵守公司統計報表管理制度，保密資料統一由本局兼職保密員收發、傳遞、清退和銷燬，並嚴格把好收發關、傳閲關、清退關“三關”。
(二)制發文件時，經辦人要根據文件、資料的內容和定密範圍，標明密級、保密期限，確定發送範圍、數量，送局
(三)保密文件、保密資料必須在辦公室內進行傳閲，未經批准不得擅自擴大傳閲範圍;不準擅自複印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的，需經局
(四)複印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續。嚴禁將保密文件、保密資料拿到社會上營業性場所複印。
(五)借閲保密文件、保密資料須按閲讀範圍借用，並辦理登記、簽字手續。用完後，要及時歸還。
(六)對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發現欠缺要及時追查，防止丟失。
(七)銷燬保密文件、保密資料時，必須登記造冊，經主管局
文件管理制度3
1、學校各部門對學校以上文件的收發，傳遞，閲辦，保管，存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門、年組取的文件要有專人保管，並按要求定期交回。
2、收發文件有登記。收到上級文件後，由專人拆封，認真核對份數，統一編號，及時登記；向下發文時，明確份數，嚴格履行發文登記（簽字）手續。
3、傳閲文件有專夾。做到及時，準確，去向清楚；達到“三不”：批閲不積壓，承辦不橫傳，傳閲範圍不擴大。
4、借閲文件有手續。借閲祕密文件要嚴格履行領導籤批，本人（借閲者）簽字手續，閲後及時歸還。
5、繳毀文件有清單。對清繳上來的文件，按規定該存檔的存檔，該上繳的上繳，該銷燬的銷燬，無論是存檔，上交或是銷燬，都必須分類列出清單備查。
6、存放文件有專櫃。需要繼續保存的文件，要設專櫃專人分類保管，存放文件的室內要有晝夜值班人員，確保文件管理安全。
7、祕密文件不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任並予以必要的紀律處分。
8、上級召開會議由領導帶回的文件，一律交文祕人員登記，保管幹部調動工作，事先要把文件交清。
文件管理制度4
1.技術文件分為“受控”個“非受控”文件兩大類。“受控”文件指與質量管理體系運行的有關文件。
2.文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負責人簽字後方可更改並標識，文件更改幅度較大時，予以換版。換版文件下發後，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。
3.文件領用者，因文件丟失或者損壞需要領用新文件時，到行政部填寫《文件處理單》，經常務副總審核、批准後方可領用。
4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件，並保持文字清晰，外來借閲者需填寫《文件借閲登記表》，經常務總經理批准後方可借閲。
5.作廢文件銷燬時，由該部門填寫《文件處理單》，由總經理審核、批准後統一銷燬。需要留用的加蓋“作廢留用章”後方可保留。
6.質量記錄的格式和內容由使用部門設計，行政管理部門審查批准，統一編號控制。質量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。
7.質量記錄填寫：要求個部門質量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數據準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時，在改動處劃改並簽名。
8.質量記錄的借閲：外來人員借閲質量記錄經常務副總批准後辦理借閲手續借閲，公司人員經行政部部長批准後，辦理借閲手續。
9.質量記錄的管理和保存：質量記錄由本部門制定專人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質量記錄清單》的要求實施。
10.各類質量記錄由各部門指定專人手機、整理分類並裝訂，行政部負責歸檔並規定期限保存。
11.質量記錄銷燬：對於超過保存期的質量記錄，由行政部和使用部門負責簽字，包常務副總審核批准後，進行銷燬並填寫《質量記錄銷燬清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章後由行政部統一保存。
12.行政部對質量記錄的填寫和使用情況進行檢查。並留有記錄，填寫《監督檢查記錄》，發現問題及時進行糾正。
文件管理制度5
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發佈、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規範化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2適用範圍
適用於公司各類文件的起草、審查、審批、發佈、執行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
3.2受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂後不必通知文件持有人。
3.4外來文件：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規、標準、行業規範、客户要求等)。
4職責
4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對制度執行的指導及監督。
4.2各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
4.3文件編制、審批、發佈的權責
4.3.1各部門負責制定部門職責範圍內的制度文件。
4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部為公司文件規範化統籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發佈、彙總。
5文件分級分類
5.1文件分級
5.1.1一級文件：公司戰略規劃具有長期指導性、規範組織行為的概述性文件或制度彙編類文件等的系統文件。包括但不限於公司員工手冊、經營管理規範等。
5.1.2二級文件：規範各專業職能管理、服務規範管理等方面的文件。
5.1.3三級文件：各職能管理、服務規範等具體實施的作業指導流程及相關技術文件、操作規定、規範、項目管理文件、公文等，包括具體的作業方法和標準。
5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業結果所用的表格等。
6文件編號、標識與控制
6.1文件編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間
注：各部門代號
部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼
6.2文件的標識與控制
文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關場所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客户的文件為非受控文件，不作標識;
長期有效的文件予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本;
一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。
7文件編制、審核、批准和發佈
7.1行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。
(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發佈的通知/通告，由相關職能部門負責編制。
(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內部業務便籤》，部門負責人審核，常務副總批准、審閲和簽發。
(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閲簽發單》，部門負責人審核，常務副總批准、審閲和簽發。
7.2文件歸檔、發放、保管
7.2.1文件歸檔
(1)經審批後的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，並且將電子檔和紙張文件同時歸檔。
(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，並將複印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
7.2.2文件發放
公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下範圍發放：
(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發至各部門;
(2)作業文件、記錄下發至使用文件的相關部門;
(3)各個部門都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發放登記表》按上述規定範圍發放文件,並註明發放數量，填寫發放編號，並由領用者簽名。
(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發放登記表》中籤名。
7.2.3文件保管與借閲
(1)文件保管：所有經批准發佈的文件皆應登記編目並歸檔保存於文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，並確保文件清晰易於識別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術文件正本按文件歸口存放於文件產生的技術部門。
c、外來文件正本依文件分類存放於檔案室及相應的文件接收部門。
(2)各部門需要借閲文件時可向文件歸口部門辦理借閲手續，各部門文件管理人員應建立“文件借閲登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，並作出版本標識，採用密碼進行保護，限定查閲及使用範圍，由授權使用的人員進行操作。
(4)文件的持有者若跨部門調動或離職，應辦理文件交接、歸還手續。
7.3文件的更改與回收作廢
7.3.1文件更改
(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，並實施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的文件應進行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批准由原文件起草、審核、批准部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》並實施更改。
(3)文件修改內容較少時，可以採用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。
(4)公司文件更改狀態按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關係為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，並確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發現文件的問題，提出文件更改意見。
7.4文件的作廢與銷燬
(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發佈時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發放數量回收，並登記標明回收日期。
(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷燬，並記錄在《文件銷燬(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標註“作廢”字樣。
(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。
7.5外來文件管理
7.5.1外來文件接收與歸口
(1)國家法律、法規;國家、行業、地方標準;上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來文件，由人事行政部統一收集管理，並建立《外來文件清單》。
(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經理審批後，交由相關部門傳閲執行，履行完畢後，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成後、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，祕密信息以載體形式歸檔後，交由檔案室負責管理。
文件管理制度6
一、總則
1、技術文件是本公司的核心祕密，是本公司能夠持續發展並在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬於公司所有。
2、為規
3、適用範圍：適用於本廠的技術文件的管理。
二、技術文件的編制
1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括：
1)開發計劃階段：
2)開發設計階段：原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可程式器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。
3)產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。
4)產品維護階段：設計開發
2、技術文件的技術要求和數據等必須符合國家相關標準和規定要求。
3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。
三、技術文件的提交
1、在產品開發的整個週期中，設計人員必須按照技術文件規範認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。
2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，並保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改後，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。
3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。
4、對於已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。
四、技術文件的歸檔
1、各相關負責人負責技術文件的審核和批准;技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。
2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用於歸檔。
3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標籤上進行總體簽署。
4、各類歸檔文件經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務器上，供查閲使用;一套刻錄成光盤，做封存保管。
5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。
6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，並對歸檔文件進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。
五、技術文件的借閲
1、任何員工之間不得私自傳閲技術文件，不得非法保持不具權限的文件。
2、若因工作需要，須借閲技術文件，則需報相關
文件管理制度7
1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括：
1）開發計劃階段：方案設計、設計開發計劃書、檢驗要求。
2）開發設計階段：原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可程式器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序。
3）產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、設計評審記錄表（原理圖和印製板圖）、產品調試記錄。
4）產品維護階段：設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。
2、技術文件的技術要求和數據等必須符合國家相關標準和規定要求。
3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。
4、各相關負責人負責技術文件的審核和批准。
5、技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度；明確各級的責、權、利。
6、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用於生產和歸檔。
文件管理制度8
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發佈、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規範化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2適用範圍
適用於公司及各部門文件和外來文件的管理。
3職責
3.1公司總經辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對本制度執行的指導及監督。
3.2總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規文件、政府相關外來文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
3.3各部門產生的內部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
3.4文件編制、審批、發佈的權責
3.4.1總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發文（通知、通告）等文件。
3.4.2財務部負責制定公司財務管理制度文件。
3.4.3客服部負責制定公司客服管理制度文件。
3.4.4生產部負責制定公司生產管理制度文件。
3.4.5質檢部負責組織制定公司質量體系文件、產品認證文件，並負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規程、檢驗作業指導書等文件。
3.4.6設計部負責制定公司公司技術管理規範、產品技術標準、產品設計開發輸出文件（設計圖樣、產品bom、檢驗標準、規範測試）等文件。
3.4.7工廠負責制定產品bom、產品工藝文件、操作規程、生產作業指導書等文件（由打樣工廠負責）。
3.4.8公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經理批准。
3.4.9公司及各部門文件分發布前，應向總經辦提交電子/紙張文件審核備案，並獲得文件號。
3.5質量體系文件的編制、審核、批准、發佈，依《質量手冊》和《文件控制程序》的規定執行。
4.定義
4.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
4.2受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的文件，
4.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂後不必通知文件持有人。
4.4外來文件：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件。(法律、法規、標準、行業規範、客户要求等）
5.工作程序
5.1文件的分類
5.1.1文件屬性分類
（1）質量體系文件：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程序文件、質量計劃及質量體系運行過程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
（3）管理性文件：公司管理規章制度、工作流程、規範/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發流程等。
（4）技術性文件：產品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規程、檢驗規程等。
（5）外來文件：國家有關法律、法規、國家/行業標準、供應商/客户提供文件、設備文檔等。
5.1.2文件階層分類
（1)一階文件：公司章程、公司經營規劃/計劃、質量手冊。
（2)二階文件：公司經營管理活動開展所有過程控制的程序文件。
（3)三階文件：管理制度、規範/規定、設計文件、技術規程、作業指導書、外來文件等。
（4)四階文件：各記錄表單、報表等。
文件管理制度9
為使公司安全生產文件管理制度化、規範化、科學化，使得每次安全生產檢查能夠有確切可以查閲的資料和記錄，充分發揮各項安全記錄文件在安全生產中的重要作用，根據國家相關規定，結合公司實際情況，特制定本制度。
安全文件管理目標及內容：
1、安全管理各項台賬要有專門的存放地點，並由專門人員進行管理。
2、要對文件的內容、份數、標題等逐一核對，如發現不符應及時向上級報告。
3、應及時送交領導，不要擠壓。
4、應及時登記編號、分類整理並存檔，做好詳細記錄。
5、保存時，要保持文件的完整性。
6、需上報的文件必須經過負責人及法人的審核、簽字批准後方可上報，文件上必須詳細寫明文件標題、主送單位、經辦人等。
7、存檔人員應及時分類整理、存檔，並統計編號、編制目錄等，以方便查閲。
8、存檔時，要求把文件的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
9、傳閲文件應嚴格遵守傳閲範圍和詳細規定，不得將有密級文件帶回家裏閲讀或隨身攜帶到公共場所。
10、借閲時要明確責任人借閲時間和歸還時間。借閲人必須做好保密工作，不得翻印和複印，不能轉借他人。
11、對於不具備存檔和存查價值的文件應填寫《文件銷燬清單》，經安全科長批准後，可以銷燬。
文件管理制度10
（一）總則
一、本管理制度旨在確保學校文件收發的完整、及時、準確，促進學院內部及學院和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的文件是指以學院名義發佈的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。
三、文件收發要做到仔細、認真、及時、完整。
（二）收文制度：
1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，並由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。
2、聯絡員在校團委領取的文件應根據校團委的指示及文件內容的緩急，及時將文件送達學院領導或有關部門輪閲，並做好文件傳閲記錄以備查。
3、傳閲文件應保持文件完整無缺，並在相應的時間內歸還辦公室。
4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規定時間內上交將按考核制度上的有關規定扣分。
5、各部門上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。
6、上交上來的打印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，查看是否有圖片並做好備註，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能打開並含有相關內容，做好相應的登記。
7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閲文件，但不得善自改動文件內容，查閲時應經過辦公室有關人員的批准。
（三）、發文制度：
1、學院各類文件指在學校內部統一意見、發佈通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發放文件應先起草文件草稿，起草完畢後交有關人員審定，審定合格後方可發放。
3、根據文件內容填制統一格式的文件簽發單，並將文件按學院統一規定編號在發文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學院任何發送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。
4、文件發送之前應加蓋學院相應的公章。
5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發放記錄按照文件編號順序完整保存並存放在辦公室文件夾下。
注：本管理制度由土建學院分團委辦公室制定，並經過相關領導審閲通過。如有改動，以分團委辦公室最新制度為準。
土木工程與建築學院分團委辦公室
文件管理制度11
為了更好地規範各類文件的起草、收發、報送、保管等環節，特制定本制度。
一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數、密級、字號等要登錄清楚，其次填寫好文件閲辦卡並粘貼於原文上面，並送總經理批示，總經理批示後送有關人員傳閲，總經理有批辦意見的，辦公室應提醒有關人員批示閲辦結果，並將閲辦結果送總經理閲。所有傳閲人閲畢交辦公室應及時將文件收回，分類別分單位存入檔案袋。
二、本單位各類文件包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草，部門專業文件由各部門專業人員保起草，凡以文件或紀要簡報名義上報或下發的文件均由辦公室填寫發文卡，由簽發人即總經理簽發後，並詳細填寫發文登記簿方可複印並存檔，沒有總經理簽發的文件不能發出和存檔。
三、上報和發往其他單位的文件應填寫文件送達登記簿，由接收文件人簽字後方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續。
四、報告、請示、彙報、制度、規定等均應以文件形式印發，宣傳活動類一般應以簡報形式印發，每週例會的紀要內容均以紀要形式印發。落實公司會議精神的情況彙報應以文件形式上報。
五、凡打印的錯文件應及時銷燬，以免機密外泄。
六、借閲文件超過八小時的應辦理借閲手續，否則不以外借。借閲文件者只限本單位人員，重要文件的借閲均由總經理批准。
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