商務交往中打電話應注意的禮儀

在商務交往中,普普通通的接打電話,實際上是在為通話者所在的單位、為通話者本人繪製一個給人深刻印象的電話形象。

所謂電話形象,即人們在通電話的整個過程之中的語言、聲調、內容、表情、態度、時間感等的集合。它能夠真實地體現出個人的素質、待人接物的態度以及通話者所在單位的`整體水平。

與日常會話和書信聯絡相比,接打電話具有即時性、經常性、簡潔性、雙向性、禮儀性等較為突出的特點。所謂即時性、經常性、簡潔性、雙向性都不難理解,而所謂禮儀性卻不能夠不為之“正名”。

電話的禮儀性特點,直接與前面提到過的“電話形象”密切相關。它指不論是打電話還是接電話,都必須以禮待人,克己敬人。假如不注意在使用電話的過程中講究禮貌,先敬於人,無形之中將會使自己的人際關係受到損害。

使用電話通訊,有主動地撥打電話與被動地接聽電話之別。從禮儀方面來講,撥打電話與接聽電話時有着各自不同的標準做法。

撥打電話時,對一個人的電話形象影響最大的,當首推他自己的語言與聲調。從總體上講,應當簡潔、明瞭、文明、禮貌。

在通話時,聲音應當清晰而柔和,吐字應當準確,句子應當簡短,語速應當適中,語氣應當親切、和諧、自然。

有一點務必請注意,打電話時,嘴部與話筒之間應保持三釐米左右的距離。這樣的話,對方接聽電話時,才能聽得最清晰。

打電話時所使用的語言,應當禮貌而謙恭。應儘快地用三言兩語把要説的事情説完。應遵循“通話三分鐘”原則。

打電話時,每個人開口所講的第一句話,都事關自己給對方的第一印象,所以應當慎之又慎。

打電話時所用的規範的“前言”有兩種。第一種適用於正式的商務交往中,要求用禮貌用語把雙方的單位、職銜、姓名一一道來。其標準的“模式”是:

您好!我是×××公司××部副經理×××,我要找×××分公司經理×××先生,或者是副經理×××先生。

第二種適用於一般性的人際交往,在使用禮貌性問候以後,應同時準確地報出雙方完整的姓名。其標準的“模式”是:

您好!我是×××。我找×××。

如果電話是由總機接轉,或雙方祕書代接的,在對方禮節性問候之後,應當使用“您好”、“勞駕”、“請”之類的禮貌用語與對方應對,不要對對方粗聲大氣,出口無忌,或是隨隨便便將對方呼來喚去。

得知要找的人不在,可請代接電話者幫叫一下,也可以過後再打。無論如何,都不要忘了説話要客客氣氣的。

在通話時,若電話中途中斷,按禮節應由打電話者再撥一次。撥通以後,須稍作解釋,以免對方生疑,以為是打電話者不高興掛斷的。

當通話結束時,別忘了向對方道一聲“再見”,或是“早安”、“晚安”。按照慣例,電話應由撥電話者掛斷。掛斷電話時，應輕放。