合同檔案管理制度範文（精選4篇）

在人們越來越相信法律的社會中，我們用到合同的地方越來越多，它也是實現專業化合作的紐帶。那麼大家知道合法的合同書怎麼寫嗎？以下是小編精心整理的合同檔案管理制度範文，僅供參考，歡迎大家閲讀。

合同檔案管理制度1

第一章總則

一、為了規範公司合同檔案管理，有效地收集合同簽訂和履行過程中的有價值材料，維護公司的經濟利益，降低經營風險，特制定本管理制度。

二、公司合同檔案由簽訂和履行合同過程中形成的協議、單證、函電及與此相關的具有保存價值的材料形成。

第二章合同分類

一、採購合同：指為生產產品採購原器件、外協部件、商品、禮品、固定資產等而簽訂的合同或框架協議。

二、銷售合同：指銷售公司產品而簽訂的合同或框架協議。

三、技術服務合同：指提供技術服務、產品維修、技術諮詢、技術轉讓等簽訂的合同。

四、產品合作合同：指公司購買或轉讓技術、合作開發技術或產品、合作或委託生產產品、外協加工以及商務合作等簽訂的合同。

五、測試協議：指用公司產品、商品、部件等用於外部測試的協議。

六、聯盟協議：指為拓展銷售渠道而簽訂的分銷商或代理商協議。

七、市場營銷合同：指為市場運作、品牌推廣等簽訂的廣告、宣傳等市場活動合同。

八、財務合同：指與相關金融機構簽訂的借款、還款、債券、保險等合同。

九、企發合同：指為企業發展與相關機構、部門、行業組織簽訂的合同。

十、綜合合同：區別於上述類別的其他合同或協議。

第三章檔案管理的責任分配

一、合同檔案管理的歸口部門為經營管理部。

經營管理部合同管理專員負責所有文件編號歸檔；非採購、非銷售類合同的蓋章和合同編號分配；合同相關檔案資料的收集、整理；所負責文件合同檔案的借閲、保存和銷燬。

二、各部門設檔案管理員予以協助管理。

各部門負責本部門合同或協議的編號分配、檔案資料的收集整理。

第四章文件合同歸檔要求

一、文件合同編號規則

合同號是合同檔案唯一的保管單位。銷售合同號14位，其餘均為12位。

文件合同號由公司號、年度號、分類號、順序號、部門代碼組成。

基本模式：ST-2004－XS－0001－HT

1．年度號：年度號由四位阿拉伯數字組成，指文件材料形成的年度。

2．分類號：分類號是檔案號的主體,分別依照合同類別拼音首字母給予識別代碼。

3．順序號：順序號4位，用阿拉伯數字表示：0001、0002……表示公司當年某一類合同的序號。

4．部門代碼:部門代碼僅限銷售合同，為各部門的漢語拼音簡稱。

二、合同簽訂人在合同上簽字後，由簽訂人或經辦人辦理合同評審手續；經領導審批後，到檔案管理員處編號並登記，到印鑑管理員處登記並蓋章。合同在雙方均蓋章生效後須將原件一份送到檔案管理員處存檔。

三、合同簽訂人或經辦人負責將合同相關檔案資料及時提交給檔案管理員，並按月將合同的所有檔案資料提交完整。

四、所有檔案資料整理完整後，每月月初部門檔案管理員辦理檔案移交，填寫《檔案移交單》，雙方簽字認可，管理專員歸檔。

五、所有以公司名義簽訂的有效合同（訂單）原件一律要求在公司歸檔，各部門及平台只留複印件備查。檔案管理員每月初將統計出各部門30天前簽訂的合同中尚未收回合同的清單，以電子郵件或傳真的形式發給各部門，各部門須將合同按要求歸檔。

六、檔案管理員每月5號前彙總本部門上月度的完整合同檔案資料，製作《合同檔案彙總表》提交經營管理部，並填制《檔案歸檔單》歸檔。七、公司各部門的投標標書文件，無論是否中標，都要求在投標後1個月內將文件的電子文檔（或光盤）交檔案管理員存檔。

第五章合同檔案保管期限及銷燬

一、正式形成的合同檔案以合同簽訂之日起開始計算檔案保管期限。

二、合同金額在50萬元（不含）以下的保存10年；合同金額在100萬元（不含）以下的保存15年；合同金額在5000萬元（不含）以下的保存50年；合同金額在5000萬元以上的永久保存。

三、檔案銷燬：

1．任何組織或個人未經允許無權隨意銷燬公司檔案材料。

2．各檔案管理人員應定期對檔案進行檢查。

3.合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

4．凡是超過保管期限又確無保存價值的檔案應在《檔案銷燬清單》上登記，經主管業務負責人批准後，專人監銷，由檔案管理專員銷燬，並由《檔案銷燬清單》立卷永久保存。

第六章檔案借閲

一、公司合同原件，一般不予借出。

二、特殊原因需要借閲公司檔案的，若借閲本部門簽訂的合同，應填寫借閲申請單，經部門經理審核後，到檔案管理員處辦理借閲手續。若借閲非本部門簽訂的合同，則除本部門經理簽字外，還要報公司主管業務負責人批准方可借閲。檔案材料的複印手續同借閲。

三、借出檔案借用期限為一週。

借閲人應到期歸還。確因工作需要繼續借用的，必須再次辦理借閲手續（續借）。對逾期1周仍不歸還者，由檔案管理員下發催還單，此後一週內仍不歸還者。

四、借閲人應注意檔案安全和保密，嚴禁塗改，轉借、損壞、遺失。

第七章責罰制度

一、公司各部門凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款200元，並予以通報批評。

二、公司所有員工凡違反第六章第四條，泄露公司檔案機密的，塗改、拆散或未經經營管理部批准轉借、複印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款200-1000元，並予以通報批評；

三、公司所有員工違反第六章第三條，不按借閲期限歸還的，限期歸還並責令其當事人寫出書面檢查，並對借閲人進行績效處罰100元；

四、一般檔案資料若出現丟失、損壞、缺頁等情況，應立即報告檔案歸檔部門並辦好補辦手續，同時對借閲人進行績效處罰100元；如因遺失檔案，泄露公司商業祕密，造成惡劣後果者，扣除借閲人及部門負責人一個月績效工資，並視情況嚴重程度追究其相關責任。

五、不按規定存放電腦檔案，不按規定接收檢查者給予相應的紀律處分並給予通報批評。

六、對借閲公司檔案用於非工作需要造成重大損失或影響的，公司將追究其法律責任。

第八章附則

一、本制度由行政部門負責解釋及修改，由總經理辦公會批准後執行。該規定可以依據實際情況進行隨時或定期修訂,修訂的版本獲得總經理辦公會批准後生效,且自動替代以前的版本。公司全體員工應遵循最新版本的規定。

二、本制度自下發之日起執行。

三、附件

附件1《檔案移交單》

附件2《檔案借閲單》

附件3《檔案銷燬清單》

附件4《合同登記本》

合同檔案管理制度2

公司為進一步規範銷售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實現銷售合同管理工作的規範化、制度化、科學化，特制定本制度。

一、制度

所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種來往合同、協議、訂單、確認書、價格變動函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內貿、外貿）。

二、公司在業務經營過程中，收取相應客户的資質、往來的調查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。

三、合同檔案管理原則

1、公司經營產品的採購、銷售均須訂立合同。

2、業務合同歸檔、保管、建立檔案，由銷售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

3、銷售部指定專人負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有銷售業務合同文檔。

四、合同章管理原則

1、公司統一發放合同章，屬銷售業務使用的合同章發放到銷售部。

2、業務合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其餘均由指定人員保管。

3、各業務部門、業務人員用章時應填寫用章登記表，並附上用章的文本原件或複印件，交由銷售部經理簽字後方可使用。若因工作需要帶合同章外出時，須辦借用手續，使用完畢後即行交回。

五、合同文檔的管理要求

1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規定進行分類編號。

2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理並追究相關人員責任。

3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監督工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。

4、合同檔案管理人員應根據實際需要編制合同檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

5、各業務員可查閲合同文檔，確因工作需要須借出查閲，須經部門領導簽字同意後方可辦理借閲手續，合同原件無特殊情況不得外借。

五、附則：

1、本制度自審批通過之日起實施。

2、本制度由銷售部負責解釋。

六、附件：《合同檔案登記表》。

合同檔案管理制度3

1.目的：加強採購部檔案的收集和管理，提高工作效率，全面規範採購管理體系，制訂本制度。

2.適用範圍：適用於採購部對內部文件及檔案的控制。

3.職責：

3.1採購檔案管人員：負責採購部所有文件的.整理及歸檔。

3.2採購經理：負責採購檔案文件調閲、銷燬等事項的審批。

4.檔案管理辦法：

4.1歸檔內容分類：

4.1.1採購內部文件的歸檔。

採購部工作中需存檔的文件，採購訂單、應付賬款對賬單、工作計劃、採購計劃、入庫單、退貨單及採購部門相關管理文件資料。

4.1.2公司其他部門提供的文件歸檔。

公司其他部門提供的圖紙、採購申請單、原材料質量返饋單等相關資料。

4.1.3外來或外放文件的歸檔。

供應商資料、採購合同、報價單、對賬單聯絡函或其他與供應商有聯繫的文件資料。

4.1.4存儲在電腦或其它介質上的資料。

採購部的台賬、電子檔的文件記錄。

4.2檔案保存期限：

4.2.1公司內部往來文件需保存3年。

4.2.2公司外部往來文件需保存5年。

4.2歸檔要求：

4.2.1歸檔文件材料應齊全完整，按照文件的自然形成規律保持文件之間的歷史聯繫及真實性。

4.2.2所有文檔均要編號，並建立目錄，逐項填寫清楚，書寫工整。

4.2.3所有存檔文件格式統一，而且有相關部門領導簽字或蓋章，是有效文件。

4.2.4採購部檔案要有專人、專位的保管。

4.2.5採購部檔案要分類保管並劃分檔案保管期限。

4.3檔案調閲：

4.3.1需查閲或借閲採購部文件時，需向採購部領導彙報，得到批准後借閲，查閲保密文件時，需履行審批手續，得到採購領導簽字批准。

4.3.2查閲檔案人員要求嚴格執行安全和保密制度，不得泄露。

4.3.3查閲檔案應當日歸還；摘抄和複製檔案資料需經採購經理批准，檔案原件不得借出公司外部，如特殊情況借出，必須經理採購經理審批簽字。

4.3.4採購檔案管理人員，要及時收取借閲的檔案，避免遺失。

4.4檔案銷燬

4.4.1採購檔案保管期限已滿或已失效，需要銷燬時由採購部檔案管理人員提出銷燬意見，編制銷燬清單，該清單永久保存。

4.4.2辦理銷燬手續，必須經由採購經理批准備，方能銷燬。

4.4.3採購檔案保管期已滿，但其中未了結的債權債務和合同文件，應單獨抽出，另行建立檔案，由檔案管理人員保管到結清債權債務和合同改造完畢為止。

合同檔案管理制度4

一、勞動合同管理制度

1、簽訂勞動合同的原則

（1）本着平等自願和協商一致的原則。要求勞動合同的內容必須公正、誠實、守信。

（2）遵守國家法律、法規和政策。

（3）以書面形式明確規定雙方的責任、權利和義務。

（4）雙方嚴格執行。勞動合同簽訂後，雙方都應嚴格按照合同規定的內容遵照執行，任何一方違約，都將按規定追究違約責任。

（5）以酒店經營目標為中心。

2、勞動合同的訂立

（1）原在冊的勞動合同制員工以及新進酒店的人員。

（2）酒店的法人代表或委託人，代表酒店與其他人員簽訂勞動合同。

（3）勞動合同期限分為有固定期限、無固定期限和完成一定的工作為期限三種。其中有固定期限的勞動合

同是指：簽訂一年以上有期限的勞動合同；無固定期限的勞動合同是指：在簽定勞動合同時不明確終止期；完成一定的工作為期限的勞動合同是：指合同當事人雙方完成某一工作為期限的勞動合同是指合同當事人雙方或某一工作的起訖的時間為條件的。

（4）新進員工應根據簽訂勞動合同的年限與有關規定，確定試用期，試用期最長不得超過2個月。

（5）勞動合同的變更、續訂、終止和解除，均應按《勞動法》的有關規定辦理。

3、簽訂後的勞動合同甲乙雙方各持一份。人事部將員工合同書按部門、按序編號歸檔保存。

4、合同到期不續簽的或已解除的勞動合同書均保存2年。

二、員工檔案管理制度

根據《中華人民共和國檔案法》及有關法規的規定，酒店的人事部做好有關檔案的管理工作。檔案管理實行“統一領導，分節管理”的原則，維持檔案的真實、完善與安全，便於將來使用。

1、員工檔案

員工檔案由酒店的人事部統一管理，人事部全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑑別、管理和利用工作。為做好考察培養使用工作提供重要的依據。員工檔案主要分以下二類：

（1）員工人事檔案員工人事檔案是人事部從個人為單位集中保存起來的、反映個人一定時期的社會經歷和德才表現的文件資料。主要包括以下基本內容：員工履歷、自傳、鑑定、考核、考察資料，學歷和評聘專業技術職稱及專業工種技術等級考核或鑑定材料；黨團、獎勵處分材料；任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關重要材料。

a、員工人事檔案的收集、整理和保管

員工人事檔案整理應按有關方面規定的十個大類進行。整理、裝訂成冊的材料必須具有一定保存價值，還要符合進入員工人事檔案的規定。員工人事檔案必須存放在可靠安全的場所，做好防黴、防潮、防火、防蛀、防盜工作。並實施專人保管。

b、員工人事檔案的查閲和借用

查閲人事檔案，必須辦理查閲登記手續，查閲一般員工人事檔案，由人事主管批准；查閲管理人員人事檔案按管理權限辦理審批手續。

外單位人員需要查閲、借用人事檔案時，必須出示有效的證明，並經有關領導批准。查閲和借用人事檔案的人員必須嚴格遵守保密制度，不準向無關人員泄露或向外公佈檔案內容，違反者視情況輕重，予以批評教育直至紀律處分。

c、員工人事檔案的傳遞

在員工錄用和離店時，人部部及時辦理員工人事檔案的傳遞，做到傳遞手續完備，材料完整。員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。

（2）員工的工作檔案

從員工進入飯店開始，記錄員工在為酒店工作過程中各個階段的個人經歷，思想品德；業務表現、教育培訓、獎懲記錄的綜合情況。材料包括：員工求職申請、招聘錄用、勞動合同和有關離店記錄等資料；教育培訓記錄、專業特長與愛好的資料；工資福利資料；勞動業績、服務工作評估資料；出勤記錄、工作崗位流動等資料。

對員工的各種資料進行彙總、鑑別、分類和歸檔。

2、人事部工作檔案

人事部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓檔案和行政人事檔案等四個部分，分別記錄人事部的工作。

（1）人力資源檔案

有關請示、批覆、報告、通知等文件、工作計劃，以及員工招聘錄用或離店的審批材料，勞動合同資料（包括簽訂、續簽、變更、解除、終止勞動合同的有關資料），崗位變更資料等。

（2）工資福利檔案

有關請示、批覆、報告、通知等文件、工作計劃，以及工資、獎金分配辦法、考核資料，福利發放及變更記錄、月度員工考勤彙總等。

（3）教育培訓檔案

有關請示、批覆、報告、通知等文件、工作計劃，教育培訓工作、教育管理等活動中產生的，經整理並保存下來的具有價值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。

（4）行政人事檔案

有關請示、批覆、報告、通知等文件、工作計劃，衞生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衞生檢查資料、員工餐廳有關管理資料等。

（5）人事部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。

3、檔案保存期

離職人員檔案保存2年。

三、檔案管理工作流程

酒店檔案工作的主要流程是：

1、接收：凡酒店經營管理活動中形成和使用的，業已辦理完畢並具有查考價值的文件、報告、規定、通知及有關資料、圖片、會議記錄等均應列入酒店檔案的接收範圍。

酒店檔案一年接收一次，酒店各部門應於次年一月底前將檔案資料統一移交人事部。

2、整理：

（1）、酒店檔案按年綜合整理，一般在每年第一季度整理歸檔。

（2）、酒店各部門的檔案按其形成的各種門類和體裁列為一個全宗。

（3）、辦公室檔案，按其不同內容和體裁，製成統一的分類檔案。

（4）、按照案卷的排列順序編制卷號，案卷目錄上應區別情況標明不同保管期限。

3、保管及利用

（1）、酒店檔案應由專人負責保管，並定期進行檢查。

（2）、凡使用檔案應辦理借閲手續，填寫檔案借閲單。重要檔案的借閲應經總經理批准。

（3）、借閲結束後，請借閲者在檔案借閲單上簽名。

4、鑑定和移交

（1）、檔案鑑定工作在相關領導的領導下，組成鑑定小組，按規定進行。

（2）、檔案員調動工作，須辦完檔案移交手續後方能離崗。

（3）、銷燬失去保存價值的檔案由鑑定小組提出意見，登記造冊，經酒店領導批准，由兩人在指定地點監銷。

（4）、檔案移交要按國家有關規定執行。