電子檔案管理工作經驗總結範文

隨着信息技術迅猛發展，計算機被廣泛應用到各個領域，包括工程設計領域。這樣以來，工程設計過程中形成的大量電子文件也就成為電子檔案管理的重要對象。電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經成為工程設計單位正常運營的重要環節。所以，全方位做好工程設計中的電子檔案管理工作對相關單位維持正常是極為重要的。鑑於此，本文主要就如何做好電子檔案管理工作進行了認真探討。

一、電子文件歸檔前的準備工作分析

充分做好電子文件歸檔前的各項準備工作是實現高效電子檔案管理的重要前提。電子文件的非直讀性特徵決定了相關工作人員應該首先制定健全的電子文件歸檔驗收制度，並做好制度的宣傳工作，進而為電子文件的歸檔、驗收工作提供可靠的制度保障。以cad文件的歸檔為例，歸檔人員首先要按規定填寫電子文件歸檔通知單，通知單上必須有工程負責人、經手人以及審核人的簽名。嚴謹的歸檔程序和詳盡的規章制度保證了歸檔的準確性。但是，由於部分工程的工期較為緊張，遵從嚴格的程序需要花費大量時間，這將會與工作時效產生矛盾。所以，可以採用先進的計算機技術手段，將歸檔前的準備工作也納入到自動化管理的進程中。這樣就可以在提高歸檔質量的基礎上，提高電子文件歸檔的效率。

由於一個工程可能形成成千上萬個電子文件，倘若規章制度存在漏洞，執行不嚴，勢必會造成反覆歸檔，浪費人力財力的現象，甚至會導致文件歸檔混亂，輸出的產品為次品，造成工程質量事故和嚴重的經濟損失。因此，做好電子文件歸檔前的準備工作，尤其是規章制度的建設、宣傳以及推廣應用，為後續的電子文件歸檔工作奠定良好基矗

二、電子文件歸檔過程中應注意的問題分析

在電子檔案管理的電子歸檔過程中，歸檔人要注意將不同種類、不同格式的電子文件梳理整齊。眾所周知，在工程設計中，從工程投標書、招標書、可行性研究報告、初步設計、委託書、計算書到技術説明書等形成了不同種類不同格式的電子文件，有ecel表格、world文件、掃描形成的tif文件等等。並且，這些文件大都在工程設計正式開始之前形成，不僅涉及面廣，而且內容繁雜，給電子歸檔帶來一定的困難。為了使這些電子文件有條理地歸檔，文件蓋章生效要以電子文件歸檔通知單為依據，從而提高這些電子文件的歸檔率。

對於cad電子文件的歸檔可以採用dwg格式，因為這種格式可以在cad中直接打開，接受直觀檢查，尤其是對檔案標識的檢查，而且對歸檔後期的整理、編輯、利用、輸出及圖紙保管工作都非常重要。同時，對於製作過程中的錯誤如文字線形、擴大紙形等問題也可以做到及時的糾正，大大提高cad出圖合格率。但它也存在着一定的問題，如勞動強度大、費時費工等。

對於plt格式的文件，恰巧與dwg格式的文件優缺點相反。plt格式的文件在歸檔時圖像不能直觀顯示，但是文件內容保持不變，不隨閲讀、輸出平台的改變而改變。

對於pdf格式的文件，其一般為只讀模式，不能實現對設計的任何修改。實質上就是在計算機上閲讀紙質文件的電子版，有一定的保護知識產權的作用。

三、電子文件歸檔後的檢查驗收工作分析

電子文件是形成紙質文件的源頭，而對歸檔電子文件的檢驗是產品設計的最後一個重要的環節。檢查力求全面，兼顧電子圖中的檔案標識和電子圖信息處理過程中的物理結構、邏輯結構的變化問題。主要工作包括：一是檢查圖紙目錄及其格式、目錄列表、會籤欄、案卷名稱、標識名稱、圖號、日期、施工階段、序號、複用圖的排列、圖框的格式等；二是檢查本卷的其他電子圖，包括文件是否存在垃圾、字符大孝文本位置、符號標識、對角號、圖號、名稱以及圖框的格式等。但是，需要注意的一點是，電子文件對設備及其標準有較強的依賴性，加之數據類型、文件格式的多樣化，文件很可能在經過製作、保存、載體轉換等信息處理之後，在歸檔檢查時出現問題，例如使用的字形存在差異；同種字形但是版本有所區別；電子圖正常，但是歸檔後部分文字發生串位、變形，甚至出現亂碼。

以鋼結構的電子圖為例，如果使用日本的製圖軟件，而不加專有字形，那麼二級鋼筋符號就會全部丟失。此外，許多軟件經過研發出現了由低級到高級的很多版本，這樣也會為電子檔案管理工作帶來一些問題。例如，由cad14到cad，各種版本的軟件都在使用。但是，如果利用低版本的電子圖在高版本中作圖，則會導致電子圖保存後會出現實線、點畫線、標註線以及線寬的差異。尤其是在機械製圖中，如果部件實體的外圍輪廓線粗細不均，混同於標註線，那麼設備製造的現場審圖的難度將大大增加。因此，採用不同軟件、同一軟件的不同版本都會導致文件在格式、編碼、讀取方式和編輯方式的眾多區別，進而直接影響到文件跨平台的閲讀和輸出工作。總之，實現一個單位內部操作系統、應用軟件及版本的規範統一，成為電子文件歸檔最後關口的重要任務。

四、電子文件修改後的歸檔工作分析

在工程設計單位內部，各個專業部門之間必定會進行大量的信息交換和圖紙會審工作，以適應各種變化，例如施工現場出現的新情況、客户方提出的新要求等。這其中必然會涉及到電子文件的不斷修改和完善。當前，大多數單位採用的是保留最終版本的方式，即以第二次修改的版本覆蓋起初版本，以第三次修改的版本覆蓋第二次的版本，這樣的方式極易產生最終版本電子圖與實際變更過程記載的丟失。國外的一些工程，如土耳其工程中，每次電子圖的修改版本都加以歸檔保存，編號為abc等，藉此對工程修改的全過程有一個完整的記錄。但是，由於兩次修改之間的時間間隔難以確定，之前修改的圖紙已達到施工現場，紙質文件與變更通知單一旦收集不完整，就會導致電子文件和紙質文件的不一致。由此可見，如果直接採用覆蓋的最終版本歸檔形式反映不出整個的變更過程，可能會為將來電子文件、紙質文件的利用帶來了極大地不便。

綜上所述，電子文件歸檔管理工作已經成為工程設計單位不可或缺的重要組成部分。在此之前，過去設計一項工程可能需要一年甚至一年半的時間，現在則只需要半年甚至更短的時間，而人力資源卻只佔了以前的三分之一左右。有些類似工藝流程及設備只需在電子文件上更改編號就可轉化為設計產品，勞動效率和產品質量也將得到成倍的提高。所有這些成效的取得都離不開電子檔案管理帶來的便利。在充分認識到電子檔案管理成效的基礎上，我們要切實關注電子檔案管理過程中的各個細節，包括歸檔前的準備工作、不同格式、不同類型文件歸檔時應注意的問題，電子文件歸檔後的驗收檢查工作以及電子文件修改後的歸檔工作等等，將工程設計過程的電子文件歸檔管理納入到一個完整的系統之中。