發邀請函的步驟

1. 建立聯繫人

excel列表，把每個“元素”：都拆細，例如姓名（若需要單獨用到姓，例如“陳先生”，則還要把姓和名各自放一列），單位，職務，稱呼，郵箱地址（一格只放一個），地址，郵編等。這是一切數據的來源，可用來生成任何格式的文檔。

2. 建立邀請信

word文檔，和之前的excel放在同一個文件夾裏。調整好格式等。如需打印信封，也一樣制 作一個word文檔。

3. 郵件合併功能。

（1）選擇形式，是信函，還是電子郵件。

（2）選擇收件人，“使用現有的'表”，選擇剛才做好的excel（word2010似乎可以選擇任意文件夾的excel表，2003的好像不行）。

（3）編輯收件人列表，選擇要插入的聯繫人，若是全部都要使用，就略過這一步。

（4）插入域。在需要插入“內容”，例如姓名的地方點擊“插入合併域”，選擇插入“姓名”，這時在word文檔 出現<<姓名>>類似的標誌。

（5）預覽結果。點擊預覽結果後，可以看到<<>>被替換成excel裏的第一個姓名，在預覽結果的菜單欄那裏有箭頭，可以前後地查看結果。

（6）完成合並。選擇發送批量電子郵件，或者批量打印。甚至可以保存成一個一個獨立的文檔。

4. 高級功能。

如果安裝了acrobat（不是reader），就有一個合併到pdf的按鈕。對於發送不可編輯的文檔，最好是存成pdf，防止瀏覽的時候出錯或者對方打不開高版本的word。例如這次我要發給許多港澳人士，邀請函轉成繁體字，但是有時word會在對方電腦上顯示出錯，所以我都用pdf批量發送電子郵件。

【總結】

1. excel做數據庫

——2. word做模版——3.數據用“郵件合併”插入word. ——4. 批量生成所需的文件。

附圖：在2010裏很直觀方便，按從左往右的圖標一步一步做就好了。