正式報告的內容

正式報告的內容

1) Long report

①正文前書頁部分：包括主題頁，傳遞信，目錄表，圖表和摘要。

主題頁：報告標題要能準確概括報告的主題和目的。報告的名稱要用大寫字母打印，並在報告的主題頁開頭標明。然後標明報告所呈送人的姓名、頭銜及所在部門名稱。在主題頁的下方標明作者的姓名及呈送日期。

傳遞信：傳遞信的格式與商業信函的格式相同，包括作者的地址、郵編和傳遞日期。傳遞信能提供有關報告所要研究的問題的必要信息，特別是介紹報告的主題，陳述怎樣被授權寫此報告；對所研究的問題進行簡要的描述；強調報告的調查結果、結論和建議。

目錄表：目錄表通常以提綱的.形式出現。所有的標題和副標題都要列出，還要附圖表標題及頁碼，以便讀者查找。

插圖表：插圖表放在目錄表的後面。一般情況下有幾個插圖或圖解，每一個都標有標題和頁碼。

摘要：當報告的其他部分完成之後，就應該寫摘要了。摘要應寫出整個報告的要點。陳述報告所研究的問題以及為何要寫這個報告。摘要的長度由報告的長度決定，一般每15頁為摘要1頁。

②正文部分：由前言、正文、結論和建議組成。

前言：包括與報告有關的背景，陳述主題、目的和解決問題的辦法，總結調查結果。

正文：正文是長篇報告中最大的一部分，應該易讀、易懂。正文總是接在前言之後，由許多一級標題的段落組成。每一個段落按邏輯順序和輕重順序排列。段落之間的邏輯順序為：從主要到次要，從部分到整體，從第一到最後。或者運用演繹法和歸納法來進行討論、分析和評價研究結果或解決方案，用足夠的證據來支持你的結論和建議。標題在正文部分中很重要，清楚的標題有助於段落闡釋，或幫助讀者確認段落的目的。

結論：結論是一個非常重要的部分，它總結報告主要的調查結果，陳述調查結果的內容，解決報告最初提出的問題。

建議：建議必須以結論為基礎，需要在報告正文中清楚地陳述所提建議的根據。建議如果是可行的、合理的，就會大有用處。

③附錄部分：由附錄和參考文獻或參考書組成。

附錄：包括示意圖、圖表和圖解。

參考文獻或參考書目：包括作者、標題、出版社、出版日期以及其他在報告裏所引用的重要數據和觀點。

2) Short report

①A letter/memorandum report looks like a letter/memorandum, but it is longer than a business letter/memorandum. In a letter report, a letter head should be written on the writing paper, and the heading report consists of concluding remarks, signature,

title, reference initials and any necessary special parts. The letter/memorandum style and punctuation style may be any of those used for a business letter/memorandum.

書信式或備忘錄式短篇報告看上去與商業書信或備忘錄差不多，但是前者篇幅要比後者更長一些。兩者在格式與標點符號用法方面是一樣的。

②A formal short report consists of the title page, table of content, body, graphic aids and bibliography. It may be informational or analytical, in which the writer only transmits information with very little analysis or interprets the information submitted.

A summary of relevant data should be concluded and the recommendations on actions to be taken may also appear in the short report.

When we plan to write a short report, direct order may be used in your writing. That means the conclusions or recommendations are placed at the beginning of the report. The main idea is followed up by supporting information. Section headings should also be used in your writing, because it can guide the reader through the information presented.