口頭報告方法

在學習、工作生活中，報告的適用範圍越來越廣泛，報告包含標題、正文、結尾等。你還在對寫報告感到一籌莫展嗎？下面是小編為大家整理的口頭報告方法，供大家參考借鑑，希望可以幫助到有需要的朋友。

口頭報告的基本方法

文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什麼要求？

(1)不要失去報告的適當時機。報告時機原則上最好是在完成被指示工作之時，但有時也要在尚未完成之時先作期中報告。有時因上司太忙，不妨預先約好時間。

(2)不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人(上司)報告；

(3)報告的順序基本上是先説結論，接着依照必要説明理由及經過，如：“結果是這樣，理由有三個，一是……。” （4）一定要簡短、扼要、流暢；

(5)如報告過於複雜，應事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；

(6)如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明瞭，或者報告項目很多時，可以製作“報告備忘錄”提出來。

口頭報告技巧

從前的人會覺得嘴上功夫是不好的，其實在這個重視溝通的社會，嘴上功夫也是一門真功夫。所以要學好口頭報告的技巧，必須先做好幾項心理建設，例如學習將口頭報告當作是個值得把握的難得機會。雖然現代人聊天機會很多，但是站在台上、別人都很專心地聽你發表意見的機會並不多，所以有這種機會就要好好把握；有時別人還會加入互評的活動，這正是你進步的難得機會，所以不要覺得口頭報告是一件很討厭、很難搞的事，而該當作是成長的契機。另外，要相信成功的口頭報告是可以訓練出來的。有的人一拿到麥克風就可以口若懸河，這很可能是後天訓練出來的能力，而平常口齒伶俐的人不一定就會做口頭報告。 3P情境分析—People、Place、Purpose

首先，在口頭報告的事前準備工作中，必須針對3P做情境分析。你要先分析聽眾 (People) 的人數、性別、年齡、地位、態度、知識和需求。你的聽眾羣如果是同學，就比較單純，大都以班上同學為主，但即將就業的高年級同學就要注意其它點，特別是進入商業界工作後你會發現一天到晚都要做簡報，某些口頭報告到這個公司可能很成功，到下一個公司就不一定了，重點在於要找出聽眾中的關鍵人物。在學校，關鍵人物當然就是打分數的老師，你要説服他，迎合他的需求，這就是成功報告的

關鍵。再來你要分析場地 (Place) ，選擇最適合的環境。對同學來説，大部份場地就是教室，但教室有很多種，報告前你需要分析哪種場地較適合你，不適合的話該作什麼調整。最後要分析目的 (Purpose) ，也就是你為什麼要做這次報告。你要以達成聽眾期待為目標進行報告，這樣聽眾才不覺得時間被浪費了。

建立自信的方法

如果真的很不喜歡做口頭報告，以下有一些幫助你建立自信的方法：

第一，自我鼓勵（自我催眠）法，你可以告訴自己我已經準備的很充分了，或是我的題材很有趣，同學一定會很喜歡。當全世界的人都説你不好，一定要有一個人説你好，那就是你自己。

第二是要點記憶法，有的人上台很緊張，只好把要報告的東西從頭背到尾，這樣報告就會變得很死板。其實只要記下你的重點，報告時不管發生什麼狀況，只要重點有出來你就會很篤定、報告就有內容。另外要熟讀記憶，因為PPT的內容一定比你要報告的東西少，所以你必須熟記你要講的東西，報告時再用自己的話流利地説出來。

第三是情緒調節法，就是深呼吸 1…2…3…

第四是目光迴避法，雖然老師們都説要有 eye contact 才有禮貌，但非常緊張時做 eye contact 反而會弄巧成拙。這時可以使用虛視法，就是把視線放在後排上方緩緩移動，讓觀眾以為你正看着他 (雖然你並沒有)。

最後是試講練習法。不管將來做什麼報告，請一定要反覆練習。獨自練習也可以，但因為你要在眾人面前報告，最好找家人朋友來試聽，這樣也有助於報告時間與觀眾反應的掌控。除此之外，報告時記得要穿適宜的衣服。中國人很講求隨性和隨意，但報告時穿自己最舒服的衣服來，是萬萬不可的。請記得一個原則：要穿的比主持人還正式。對同學而言主持人就是老師，要穿的比老師正式有點困難，但只要正式就好了，例如穿個襯衫，避免牛仔褲和拖鞋，倒不必標新立異。穿的正式也是在向聽眾釋放一個訊息，就是你很重視今天的報告。給眾人這樣的第一印象是很重要的。

上台前的確認

上台前要做最後的確認：

第一，早點到達會場熟悉環境，注意一下講台和時鐘的位置，如果當天要和聽眾做活動，記得要特別注意你和聽眾的距離以及座位排放的方式。

第二，確認報告過程中要使用的設備，例如注意麥克風是有線或無線（這會影響你控制音量的大小和移動性）、計算機的電源線是否找得到插座、投影機的效果好不好、喇叭有沒有聲音、有沒有網絡連線等。

第三，要準備好自己的小道具，例如講義、水杯、手錶、光筆。光筆是很好的工具，但未必每個人都能用的很好。典型光筆的移動方式是畫圈、在底線移動，但如果到處點來點去、眼花撩亂地亂移，會讓聽眾看了眼睛抽筋，非常吃力。因此，如果要使用光筆請先多練習，並請記得只挑PPT上的重點強調，不需要每個東西都點，也可以利用聲音或手勢來輔助。另外一個講者緊張時常犯的錯誤，就是直接用手在計算機熒幕上指來指去，但這樣聽眾根本看不到。最後要確認的，就是先準備好報告的相關檔案，例如先打開簡報檔。做好這些準備，你就可以上台了。

報告小技巧

報告是有一些小技巧的，理想的報告結構應該長這個樣子：開場白佔 10% ，主體佔 85% ，結語佔 5% 。首先就開場白的部份，開場白有很多種方式，最常見的就是致意或問候，例如中午時段可以問同學吃飽了沒，或是一邊測試麥克風一邊問：後面的同學聽的到嗎？等問題。自我介紹也是很好的開場白，或者做個背景介紹（為什麼做個報告？引起問題意識）、流程簡介、利用輕鬆幽默的話開場（不強求，這和個性有關）、引用古

今名言，或是使用一張漂亮的圖片等。一個好的開場就成功了一半，因為它可以吸引老師和同學的注意力。

就主體的部份，你應該組織報告的內容，強調邏輯性，使段落和結論相呼應，並且插入流程。第一，報告的內容可以用故事腳本或理論兩種方式來組織，故事腳本的方式可依時程（過去、現在、未來）、地理環境（亞洲、歐洲、美洲）或階段（實施的階段、注意事項、驗證的階段）來陳述；依時程的方式陳述會給聽眾一個較完整的故事性，依地理環境及階段來陳述則須在總結時作説明會比較清楚。

若用理論來組織報告可使用歸納法、演繹法或辯證法這三種科學方法。

歸納法可以用來説服公司老闆，例如A公司用我們公司產品，B公司用，C 公司也用，代表我們產品很好，所以結論就是你們公司也可以用我們的產品。

辯證法通常用來處理較具爭議性的問題，通常會有一方持正方意見，另一方持反對意見，結論是你的看法如何。

演繹法方面，典型例子是薪資結構和勞動意願的關係，例如先假設前提：薪資越高勞動意願越高，經由事實證明的確如此，進而得到結論。第二，報告的邏輯性非常重要，切忌天馬行空地給很多事實、例證或資料，卻讓人摸不清主題。

口頭報告的原則

一、把握時機去彙報。

什麼時候去彙報，這是彙報時機的問題。挑個好時機，會起到錦上添花的效果。簡單講，無非分事前、事中、事後三個節點，當然了，並不是每一件工作都得分這三個階段，需要具體問題具體分析。

事前彙報，把自己的想法和思路講明白，聽取領導的意見和建議，確保方向不偏、原則不錯。

事中彙報，把工作開展的進度、成效以及工作中的問題説清楚，爭取領導的支持和肯定，協調處理工作中的難題。切記，有問題自己處理不了一定要彙報，千萬不能置之不理。

事後彙報，主要是心得、體會和不足，給工作收尾，聽取領導的綜合評價，以進一步提高自己的能力和水平。口頭彙報不僅要把握時機，還要注意場合，儘量不要不分場合的臨時彙報。

另外，當領導公務繁忙或者工作中出現困難、心情不好時，除非有緊急事件，可以稍緩一緩彙報，以達到更好的預期效果。

二、做好功課去彙報。

雖是口頭彙報，不需要形成文字材料，但也要提前做好功課，不能想到哪裏説到哪裏，更不能信口開河。

第一，要準備好筆和筆記本，好記性不如爛筆頭，這個道理大家都懂的，空着手去彙報總覺得有失偏頗。

第二，要換位思考，保持前瞻性，學會站在領導的角度提前去思考，如果你是領導，你會關注什麼，你會對什麼感興趣，據此列一個提綱，事前把功課做足，特別是一些關鍵事項、關鍵數據和複雜問題的處理應對，一定要做到心中有數、心中有底。

第三，要對比分析，同一項工作，與以往相比有哪些進步，與兄弟單位相比有哪些不足，都要分析清楚，無論是橫向還是縱向，該用數字的用數字，該舉例子的舉例子。

第四，要熟悉手頭的其他工作情況，單獨彙報完一件事後，領導可能會關係你部門的其他事情，所以，功課不僅要做還要做足、做全，以不變應萬變。

三、獨立思考去彙報。

領導平時較忙且水平較高，聽取彙報的目的是獲取高質量、有價值的信息，而不是大路邊都能聽到的套話，這就要求自己的彙報要有重點、有邏輯、有見解。

第一，有重點。不能鬍子眉毛一把抓，領導平時已經掌握的內容不需要詳細彙報，領導平時可能不瞭解或者瞭解不全面的，需要重點彙報，重點彙報的內容還需要根據輕重緩急劃出優先級，最重要的、最緊急的先彙報。

第二，有邏輯。彙報講求有條不紊，先説什麼後説什麼，開頭、中間、結尾講哪些內容，都需要提前謀篇佈局。前因後果、時間先後、並列關係、條件關係，要做到層次分明、條理清晰，能分得出一、二、三來。

第三，有見解。彙報貴有新意、彙報的內容要融入自己的見解，即使一項工作多次提及，也要像剝洋葱一樣一層層進行深入研究，直到提出有一定的思想、有一定的深度看法，達到耳目一新的感覺。當然，不能為了刻意出新而出新，有見解的看法還得有實效，不能是花架子，不能是空中樓閣。

怎樣做好口頭報告

1.與觀眾的交流

我們不是指直接面對觀眾，儘管當你口頭髮言時，與更多的觀眾進行目光交流非常重要，因為這樣使得氣氛更加融洽和舒適。我們的意思是當你準備口頭髮言時，應該考慮面對的觀眾。確定你瞭解你的觀眾-他們的背景，他們對你口頭報告的瞭解水平，以及他們希望從你的發言中學到什麼。脱離主題的演講常常是乏味的，也無法讓你贏得觀眾的鐘愛。請表達觀眾想聽的內容。

2.越少則越好

缺少經驗的演講者常犯的錯誤就是試圖説得很多。他們認為有必要向觀眾證明自己懂得很多。結果導致主要信息經常缺失，並且使得有價值的提問時間通常被削減。你對主題的認識程度是通過你清晰且簡短的口頭髮言來完美的表達，這種形式的表達通常具有煽情性，從而提高觀眾參與積極性，增強提問-回答互動性。只有那樣，你對主題的認知才能清晰的表達。如果你沒有把握其中的任何問題，你很可能沒有遵守其它原則。更糟糕的是，你的口頭演講既讓人費解，又顯得陳腐。過多的材料，還會導致你説得太快，同時更多的信息會被遺失。

3.講有價值的信息

即使時間合適，也不要過分激情的發表你當時的所想。研究並不像你想象的那樣發展。請時刻牢記聽眾的時間是很寶貴的，而不能被一些無趣的初級內容所佔用。

4.使聽眾牢記獲取的信息

經驗認為，如果你能使你的聽眾1周後仍能記得你的口頭演講，他們可能只會記住其中3點。如果這些正好是你準備闡明的要點，那你做的就盡善盡美了。如果這些只是非重點，那你演講是失敗的。如果他們不能回憶起3點來，這意味着什麼已經很明顯了。