常用通知的書寫格式

1。 標題

（1）全結構式。由發文機關、事由和文種三部分組成。

（2）省略結構式。可以省略發文機關和事由，直接用文種“通知”，這類通知主要用於內容簡單，發文範圍很小的事務性通知。

（3）根據特殊情況和具體要求，可以在文種前加表示範圍、程度的詞語。例如，“聯合通知”、“補充通知”、“重要通知”等。

（4）發佈性通知。由“發文機關”、“發佈與被髮布公文標題”、“通知”組成。

（5）批轉、轉發通知。由“發文機關”、“批轉（轉發）”、“始發機關文件標題”、“通知”組成。

2。 正文

（1）指示性、批示性通知的正文

一般由緣由、事項、執行要求三部分構成。

①緣由。説明發通知的原因、目的、根據、意義或當前存在的問題。這部分要簡明扼要，精練概括，然後用承啟語“特作如下通知”、“現將有關事宜通知如下”等轉入通知事項部分。

②事項。主要是部署工作任務，要明白具體地闡述工作意見、措施、辦法以及需要注意的問題。這部分多采用分段式或分條列項寫作。要求寫得具體明確，條理清楚，便於下級機關領會和貫徹執行。

③結尾。寫執行要求，一般以“以上通知，望認真執行”、“特此通知，請認真貫徹執行”、“本通知自發布之日起實行”等慣用語作結。

（2）轉發（批轉）性通知的正文

①寫明被轉發（批轉）文件名稱，然後闡明轉發（批轉）該文件的必要性和意義等；寫明轉發（批轉）機關的態度、目的及評價，後面的被轉發文件作為通知的具體內容，即通知的“主件”。

②有針對性地發出指示，提出貫徹執行的意見、要求，常用“請遵照執行”、“請認真貫徹執行”等，對轉發（批轉）的文件精神加以補充、強調或説明。

（3）發佈性（規定性、頒發性）通知的正文

這類通知正文部分較簡短，一般由緣由、事項構成。

①緣由。用簡要文字交待制文目的、依據，即用“現將……”句式引出被髮布的文件名稱。②事項。寫政策性的原則規定，並提出貫徹執行的希望和要求，如果內容較多，可以分條列項進行寫作。

（4）事務性通知的正文

多采用段篇合一或總分條文式結構，直陳其事，簡明扼要，一般由緣由、事項、結尾三部分構成，其寫法是：

①緣由。直接簡明地寫出行文的原因或依據，然後用過渡句“現將有關事項（事宜）通知如下”、“為此，特作如下通知”等，後用冒號，開啟下文。

②事項。寫受文單位需要了解、知照的事項，主要包括：任務、措施、辦法、要求、希望等。

③結尾。一般以“特此通知”作結，如果緣由和事項兩部分之間用了過渡句則不用此句作結。

（5）會議通知的'正文

一般採用總分條文式或條文式結構寫作，許多在條首標明“會議時間”、“會議地點”、“出席人員”、“主要議題”和“會議要求”等語。會議通知一般由緣由、事項構成。其寫法是：

①緣由。寫召開會議的依據、目的或背景等，然後用過渡句承上啟下。

②事項。必須寫清楚：會名，由何單位組織召開或主辦；安排，開會的依據、目的、背景、主要議題、會期、會址、出（列）席人員、日程安排、報到時間、地點；要求，會前擬參會人員應做何準備，有什麼希望、要求，組織會議的單位如何接待或安排等事宜，如：乘車路線、車、船、飛機班次，聯繫人姓名、電話、傳真、E—mail地址等。

（6）任免通知的正文

這類通知因涉及人事任免問題，要特別審慎，提法、措詞、人員排列順序等十分考究，要認真細緻。其寫法規範、單一，只簡明扼要寫清楚任免的緣由和內容即可。

①緣由。寫通知依據、原因等。這部分內容宜粗不宜細，宜簡不宜繁，儘可能使用模糊詞語。因任免的具體原因、依據等只宜上級、領導或組織掌握，有的不宜成文公開。故多寫：“根據工作需要，經xxx（廣泛徵求羣眾意見、考核）研究決定……”或“經xxx（會議、黨組、黨委、局務會等）研究決定……”。

②事項。要明確具體，排列要有序，所任、免的職務不能出一點錯漏，絕不能自作主張。