總經辦文祕崗位職責

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總經辦文祕崗位職責

職責一：安排公司領導工作活動日程，完成領導交辦的日常工作

任務1：安排公司領導工作、活動日程，陪同協助領導工作活動

任務2：完成領導交辦的日常各項工作

職責二：協助本部門領導安排各種外事活動

任務1：接待到訪的總公司領導及其他客户

任務2：協助本部門領導安排公司領導班子例會及業務例會，督促會議決議的貫徹落實

職責三：起草各類公文

任務1：負責起草公司領導交辦的各種文稿

工作依據(與該崗位工作緊密相關的規範、制度、標準)：

企業管理獎實施細則、《中國遠洋物流公司、中國外輪代理公司公文管理規定》、《大連外代文件材料立卷歸檔辦法》

總經辦文祕崗位職責2

1、總經辦接待工作：接聽電話；引導客人進入會議室，倒茶，通知相關人員會見；簽收信件快遞等；

2、各類行政公文（通知、請示、呈報、發函、會議紀要、總結等、的起草、呈送、複印、分發、催辦、登記、清退、歸檔；

3、填報開發公司月報表，於次月12日上交報表；

4、編制房地產市場月報表；

5、填報統計（番禺統計、局房地產統計報表，每月月底前上交；統計年報於次年1月前上報；

6、公司各類檔案管理工作（歸檔、分發合同、借閲等、；

7、公司營業執照年審，填報年檢報告書，準備年檢材料；

8、聯繫保險公司，購買公司車輛強制險及商業險；

9、公司網絡、辦公設備（電腦、複印機、打印機、指紋機等、維護、管理與報修；

10、跟進各部門合同審批單審批流程，合同款付款申請；

11、負責打掃會議室、總經辦衞生，以及會議室與總經辦花草的護理；

12、核算工地後勤費用、每月辦公室物業水電費；

13、制定月度物資使用計劃，做好物資的採購、驗收、入庫、發放和管理工作；

14、公司固定資產的管理，定期進行盤點；

15、每週預定團隊活動場地，準備相關物資（球、水等、；

16、總經理（番禺總經理、、副總經理、各部門經理交辦的其他工作。

總經辦文祕崗位職責3

一、工作概述

負責總經理辦公室的整理維護、文件檔案管理、來訪人員接待及協助總經理對日常行政辦公事務的處理（如：行程安排、會議通知、文件上載下達等、。

二、崗位職責

1、職責一：辦公室內務

1、辦公環境：明亮整潔、一塵不染、傢俱擺放整齊、辦公桌無文件累積、文件整齊規範、圖書排放整齊。

2、每天準時上班、開窗通風。

3、清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件櫃、窗台擦拭一次。

4、清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒有枯葉、雜草。

5、為總經理備好茶水（總經理到辦公室的同時、。

6、每天下班前清理辦公桌一次，關閉好門窗、電源等。

7、及時清理辦公、生活垃圾，不讓垃圾在室內過夜、每兩週吸塵一次。

2、職責二：文件管理（流程齊全、分類合理、處理及時、管理規範、

1、對所有文件先進行識別，並分類登記，再分別辦理。

2、外來公函、通知及文字資料：及時送交總經理閲示，根據總經理批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內、。

3、公司內部文件：及時送交總經理閲示，根據總經理批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內、。

4、公司各部門（單位、送交總經理簽字的，根據送交人的意見給予及時傳遞辦理。

5、重要的和緊急的文件，須提醒總經理。

6、每天將送交總經理批示、看閲的文件清理一次，並核對登記記錄。

7、根據文件積累的情況及時進行存檔，並作好相應記錄，便於查閲。

3、職責三：來賓接待（彬彬有禮、熱情接待、

1、笑臉相迎，茶水相待。

2、詢問來賓情況：來訪目的，有無預約及身份情況等。

3、必要時需索要名片並對來賓身份進行識別。

4、及時向總經理請示。

5、按總經理意見引見，接待（按情況給予續茶水、。

6、根據客人來訪時間、事宜重要性及職務等級，徵詢領導意見後確定是否客餐、宴請。

4、職責四：日常事務

1、公司內外文件的呈送、取件、複印、打印、分發、歸檔、整理及保管。

2、會議通知、會場佈置，參加例會，為會議進行記錄以及會議紀要的起草工作。

3、督促檢查工作計劃、會議決議、總經理交辦事項的落實情況，並將瞭解的情況及時反饋。

4、協調總經理的日常工作時間安排（如：出差、來訪、會議、洽談、面試、宴請等、，並做好到點提醒。

5、配合總經理日常行政事務性工作，和出差前後的工作處理（如：日程安排、酒店預定、禮品準備、費用報銷等、。

6、總經理辦公室辦公設備、傢俱、各類辦公用品的領取、登記、管理、分發和維護工作。

7、處理總經理臨時交辦的其他工作，做好各項信息統計彙總、呈報和管理。

8、嚴格執行保密制度，不在私人交往、通信和通話中泄漏公司各類文件祕密，不通過其他任何方式傳遞文件祕密。

三、工作流程

四、任職條件

1、學歷背景：

以文科類為主，大專以上學歷。

2、培訓及資歷：

接受過行政管理、禮儀、文書寫作、管理學、公共關係等方面的培訓。

3、工作經驗：

1、有2～3年以上相關工作經驗。

2、有一定的獨立工作能力。

4、基本技能和素質：

1、知識素養較高，知識面較廣，知識結構合理。

2、熟悉公司文檔管理，能獨立完成文書及檔案管理工作。

3、良好的組織、協調、溝通能力，具備較強的交往能力。

4、具備一定的時間管理能力、工作效率較高。

5、具備一定的洞察力及分析、解決問題的能力。

6、熟悉公文寫作、思路清晰，熟練使用辦公軟件、設備。

7、品格高尚，道德素養好。

5、個性特徵：

1、外向型性格、富有親和力、主動積極、豁達樂觀、有耐心。

2、忠誠守信、工作嚴謹、敬業、責任心強。

3、做事果斷、條理性強、保密意識強、具有團隊合作精神。

五、如何做好總經辦行政祕書工作

沒做到位的表現是：上司認為你應該知道，問你時你卻不知道，這就説明你這祕書做得還不到位，還沒做好。那麼要怎麼做到位呢，具體如下：

1、必須有更多的.付出精神，不能太計較工作和個人報酬、時間。

2、常用電話號碼、重要客户和合作者的聯繫電話儘可能熟記。

3、要學會擺弄文件，學會檔案管理，重要文件能隨時拿出來，所保存的文件能在2分鐘之內找到，近期（半月內、過手的文件要迅速知道其去處。

4、學會記住認人，凡是見過一次面或找過你上司一次的人，一定要記住其容貌和姓名，最好能在下次見到時，能立即知道這人姓什麼，做什麼的。

5、應酬活動，場合允許要站在總經理身邊，輕聲提醒上司對面過來準備與你上司打招呼的人姓什麼、做什麼的。

6、學會記錄，只要在場能記錄的一般都要記錄詳細，説不定什麼時候有用。

7、開會一般你只是列席，要記住儘量少發言，如非上司問及，一般不發言，但是一定要將會議記錄記全面，尤其是重要發言和會議決議。

8、對內部各部門和人員有調查研究和了解情況的權力，但沒有指令權，若轉達上司的指令一定要在下達之前説明。

9、為了寫東西，多做標準文本，以備不時之需。

10、對其它同事不可有驕嬌之氣。

11、無論對上、對下，多用“請”和“謝謝”。

12、不做與工作無關的事。

13、手機永遠是振動，網上QQ也不要有唧唧的叫聲。

14、要細心，學會在小事情上為上司補缺，必要時候需要為上司圓場。