如何寫會議邀請函

一、會議邀請函的含義

會議邀請函是專門用於邀請特定單位或人士參加會議，具有禮儀和告知雙重作用的會議文書。

邀請函用於會議活動時，與會議通知的不同之處在於：邀請函主要用於橫向性的會議活動，發送對象是不受本機關職權所制約的單位和個人，也不屬於本組織的成員，一般不具有法定的與會權利或義務，是否參加會議由對象自行決定。舉行學術研討會、諮詢論證會、技術鑑定會、貿易洽談會、產品發佈會產等，以發邀請函為宜。

而會議通知則用於具有縱向關係(即主辦方與參會者存在隸屬關係或工作上的`管理關係)性質的會議，或者與會者本身具有參會的法定權利和義務的會議，如人民代表大會、董事會議等。對於這些會議的對象來説，參加會議是一種責任，因此只能發會議通知，不能用邀請函。學術性團體舉行年會或專題研討會時，要區別成員與非成員。對於團體成員應當發會議通知，而邀請非團體成員參加則應當用邀請函。

二、會議邀請函的基本內容

會議邀請函的基本內容與會議通知一致，包括會議的背景、目的和名稱;主辦單位和組織機構;會議內容和形式;參加對象;會議的時間和地點、聯絡方式以及其他需要説明的事項。

三、會議邀請函的結構

1.標題

由會議名稱和“邀請函(書)”組成，一般可不寫主辦機關名稱和“關於舉辦”的字樣，如：《亞太城市信息化高級論壇邀請函》。“邀請函”三字是完整的文種名稱，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜拆開寫成“關於邀請出席××會議的函”

2.稱呼

邀請函的發送對象有三類情況：

(1)發送到單位的邀請函，應當寫單位名稱。由於邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱(統稱)，以示禮貌和尊重。

(2)邀請函直接發給個人的，應當寫個人姓名，前冠“尊敬的”敬語詞，後綴“先生”、“女士”、“同志”等。

(3)網上或報刊上公開發布的邀請函，由於對象不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統稱。

3.正文

正文應逐項載明具體內容。開頭部分寫明舉辦會議的背景和目的，用“特邀請您出席(列席)”照應稱呼，再用過渡句轉入下文;主體部分可採用序號加小標題的形式寫明具體事項;最後寫明聯繫聯絡信息和聯絡方式。結尾處也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。

4.落款

因邀請函的標題一般不標註主辦單位名稱，因此落款處應當署主辦單位名稱並蓋章。

5.成文時間

寫明具體的年、月、日。

【範文一】

感謝各位領導長期以來的關心和幫助!______________自從2012年____運行以來，在貴局的關心支持下，工作開展正常有序。為了更好地推進______________補充醫療保險工作，總結20____年上半年工作，特邀請貴局領導參加我公司在綏江縣舉辦的20____年上半年工作分析會，會議相關事宜安排如下：

一、會議內容

分析20____年上半年度全市__________________工作和下半年工作部署。

二、邀請參會人員

________局長，__________副局長，__________副局長，____________科長及相關人員，______科長及相關人員;各縣區____長、____________長，________股長，______股長。

四、座談會時間及地點

會議時間：20____年____月____日14:00~18:00在__________酒店報到，會議20____年____月____日，會期一天。

會議地點：__________酒店 樓會議室

住宿地點：__________酒店

五、聯繫方式

聯繫人：______ 電話：135________________

______ 電話：186________________ 傳真：________-______________

安排相關參會事宜。

______________________公司 20____年__月____日

【範文二】

20____年春節聯歡晚會邀請涵

在我們中華民族傳統節日——春節即將到來之即。首先，我代表____單位全體工作人員，

向默默地關懷、厚愛、支持____單位的各位同仁表示感謝!

在此，____單位為答謝您長期以來的支持，精心準備了一場精彩的春節聯歡晚會。 真誠邀請您屆時捧場。

活動時間：20____年____月____日晚____點

活動地點： ____單位文體廣場

____單位 20____年____月____日