傳真書信來往和簽訂合同制度簡介

1．傳真

（1）接傳真後瞭解其內容，向領導匯導，請求處理的.具體方式；

（2）回覆傳真時，要注意檢查電文，特別是報價傳真，一定要審核價格是否準確，以防止出現錯漏。

（3）回覆傳真後，凡要求訂房並需經領導確認的，要複印一份交預訂部訂房後存檔。

2、書信

（1）接到書信後，要了解其內容，針對具體的情況，向領導彙報；

（2）覆信寫好後，要認真檢查交領導審閲，上級領導認可後蓋上本部門的印章，複印一份留檔，把原稿寄出。

3、合同

（1）制訂合同前，先要了解該年度的團體房價、餐價，司防房價、餐價及散客價、回扣率；

（2）做好合同後，先呈領導批閲，批覆後送打字室打印。

（3）合同取回後，要認真審核，確保準確無誤後，蓋上本部印章，呈領導簽署；簽好後複印一份存檔，把簽好的合同寄發（或讓對方旅行社到酒店簽署）；

（4）收到籤複合同後，在登記冊上分類登記，複印一式三份，交預訂部門一份，財務部門兩份。