怎麼策劃會議方案

怎麼策劃會議方案?下面就由小編給大家講講吧，希望對大家有幫助。

一、引入案例

能幹的王祕書，嘉慶公司是一家知名企業，一直領導着打印及成像領域的技術和市場的發展，並在以拄的市場競爭中取得了驕人的戰果;這次司準備召開一次科技成果彙報會，擬定出席人員約30人，會期3天。公司辦公室將策劃會議方案的任務交給了小王祕書，小王祕書經過深思熟慮，拿出了一份完整具體、可操作的策劃方案，辦-/A`室主任看後對小王祕書大加讚賞。

問題:

1.知果你是小王祕書，會怎樣策劃這次會議呢?

2.會議策劃方案包括哪些內容?

3.怎樣擬寫會議策劃方案?

(一)會議策劃方案的內容

會議策劃方案是會議活動各項策劃意圖的書面形態，是會務工作機構根據領導者的意圖和指示制定的詳細周密的書面方案。它是會議籌備工作的依據，是會議籌備工作有序進行的保障。會議策劃方案經領導者審核批准後由會務工作機構具體實施。

會議策劃方案主要包括會議概要(會議主題、會議時間、會議地點、與會人員等)、會議日程及相關事務、會議預算以及其他需要説明的事項。

1.會議概要

在會議概要部分，要確定會議主題。速記會議主題應該與會議目標一致，同時具有號召力，能夠引起注意力和共鳴，比如區域合作會議可以“展望未來”作為主題，公司年會可以“營銷整合提升績效”為主題。又如TCL王牌高頻電子有限公司召開的中期銷售會議，就以“認清形勢、轉變觀念、提高品質、保障效益”為中心議題。為讓主題更加生動形象及深人人心，可以通過圖形標誌來表達主題，表現“展望未來”的標誌可以是未來風格的設計，“營銷整合”的主題可以用“涓涓細流，匯成奔騰的河流”之類的圖形表示。當然，也可以用會議主題的字母縮寫作為會議標誌。

在會議策劃方案中還應寫明具體的召開時間、召開地點。如果會場有多個，也應一一註明。同時，最好寫明所設立的會議組織機構，如主席團、祕書組、宣傳組、會務組和保衞組等。並且還應確定各組的負責人，分別負責落實各項會議工作。

如果對會議所需設備有特殊要求，還應在策劃方案中寫明品種、規格和具體要求。

2.會議日程及相關事務

會議日程是會議方案的主體部分。這裏要考慮的是與會者的到達和離開時間、每一時段的活動安排、會議主題內容、活動地點等，除正式會議議程外，括與會者用餐、參觀、娛樂和中間休息等，都需要儘可能詳盡準確的考慮禾安排。此外，開幕式和閉幕式是需要重點考慮的環節。湖南速記會議日程經常是一侶由時間和事件組成的`表格，但是很多會議重要事項，不能在日程表中詳細扒舉，因此，對於會議策劃人員來説，一份詳盡的包含了會議從策劃、實施到評倪反饋每一個環節的相關事務列表是必需的。這實際上是會議組織的一份藍自，如果能夠按圖索驥，會議自然能夠組織得井井有條，達到預定的目標。

3.會議預算以及其他需要説明的事項

會議預算要從實際出發，預算會議所需的交通費用、餐宿費、場地租用費-A柳格魁笠一此閡寧古出.湧常潭照“節約、高效”的會議原則操作。

　會議方案例文：

一、會議主題：生態保護與旅遊發展國際研討會

二、會議時間：20xx年5月6日—9日

三、會議地點：柳州麗晶大酒店xx廳

四、參加會議人員：中國聯合國教科文組織全國委員會、中國廣西世界歷史文化名城博覽會組委會，柳州市旅遊局、柳州職業技術學院，廣西文化廳、廣西旅遊局等單位及我國該領域內的著名學者、專家、業界精英和旅遊等相關政府部門的領導及各大傳媒記者

　五、會議前需準備的工具用品：

橫幅1條

鮮花盆栽10盆

桌子U型1個

長形20桌(5位/1桌)

椅子120張

席位牌35張

便箋120份

筆120支

茶杯120個

礦泉水120瓶

話筒

小蜜蜂35個

移動話筒6個

多媒體、音響設備

記者席椅子20把

六、佈置會場：

1. 在酒店會展中心門口擺放歡迎牌、指示牌，並鋪紅地毯從會展門口到會展廳

2. 把印有“生態保護與旅遊發展國際研討會”的橫幅掛在席幕上方

3. 在會議廳中間放一張“馬蹄”形桌，擺放椅子，在桌子的後面空地擺好媒體記者席

4. 在桌子中間漏空處擺放適當的萬年青盆栽，桌面上擺放便箋、會議相關資料，席位牌放在椅子正對面的相應位置，筆擺在便箋的上面，茶杯擺在便箋右上方，小蜜蜂擺在便籤左上方與茶杯平行放置

5. 在會議廳四個角落擺上月季、棕櫚盆栽

6. 調節好燈光、音箱、攝影機、控制好冷暖氣

7. 全面的檢查一下會議現象，看是否有東西漏擺

七、服務流程：

5號：

1. 專人負責接機

2. 酒店領導到酒店門口迎接，警務人員各自站好各自的崗位

3. 前廳部安排好房間，記住房號，發放房卡，房間水果等服務，餐飲部安排就餐

6號：

1. 酒店為客人安排早餐 (7：30)

2. 8：40 簽到並引領客人進入會場

3. 在會展門口安排3名禮儀人員引領客人及記者媒體

4. 保安人員要做好人員檢查，以防外人進入會場，保證會議正常進行

5. 9:00會議正式開始

6. 11:30安排午餐

7. 13:30繼續開會

8. 15：30-16:00安排茶歇

9. 17:30會議結束

10. 18:00安排晚餐

7號，8號，9號大致相同

　八、會議服務：

安排4個服務員在會展中心進行服務，每人分別站會場的四個角落，以便進行隨時服務。會議經理、會議主管等領導在會場進行監督，服務員要注意觀察會場，提供及時服務，如有事必須離開，必須找人替崗，保證會議有人值班，服務員精神要集中，保持會場安靜，注意室內温度，合理調節空調，茶水服務在會議開始前5分鐘泡好，並準備足夠的熱水，設備組和保安組各自站好自己的崗位

九、茶歇服務：

會議休息開始前5分鐘，將各種飲品、茶品、用具準備齊全，人員做好服務準備，茶歇結束時整理餐枱，恢復原貌，撤走並送洗餐具，會議繼續並繼續提供服務員，保持會議的繼續進行

十、會後收尾：

1. 會議結束將所有門打開，禮貌送客，並引領到餐廳就餐

2. 賓客全部離場後，檢查會場有無客人遺漏物品，如有須及時歸還

3. 清掃衞生，回收可利用的物品，分類歸位，桌椅歸位，撤下會議所有設施設備用品

4. 清洗會議用杯，分類整齊擺放

5. 檢查安全隱患，清理工作間衞生，確保無誤後，關閉所有燈光、空調，撤出鎖門