會議方案合集七篇

為保證事情或工作高起點、高質量、高水平開展，通常會被要求事先制定方案，方案一般包括指導思想、主要目標、工作重點、實施步驟、政策措施、具體要求等項目。那麼優秀的方案是什麼樣的呢？以下是小編為大家收集的會議方案7篇，歡迎大家借鑑與參考，希望對大家有所幫助。

會議方案 篇1

一、會前策劃

[第一步]--|明確會議需要做些什麼|

[第二步]--|確定由誰籌劃會議，策劃者的職責及任務|

1.會議籌劃者的職責

2.會議籌劃者的任務

[第三步]--|明確會議目的和目標|

[第四步]--|保持溝通|

[第五步]--|進行會議預算|

1.制定財務目標

2.制定預算

[第六步]--|安排會議召開日程|

[第七步]--|選擇最適合召開會議的酒店|

1.列出可供選擇的清單

2.選擇合適類型的場所

[第八步]--|邀請相關領導、專家與會|

[第九步]--|邀請相關人員參加會議，並做好回執統計工作|

二、會議策劃後的組織工作

[一]--|提供會務組人員的安排|

[二]--|提供會議資料的印刷|

[三]--|提供會議資料、器材的存放及擺放|

[四]--|根據需要提供會議召開的慶典服務。充氣拱門、門前橫幅、氫氣球等|

[五]--|提供會議中特殊要求的視聽設備|

[六]--|提供會議人員的胸卡製作|

[七]--|根據會議性質和規模安排會議室的佈置|

[八]--|為會議室提供會議標語、及各種指示牌|

[九]--|邀請相關人員參加會議，並做好回執統計工作|

[九]--|會議期間提供簡單文具用品紙、白板等|

[十]--|提供會議人員的酒店房間分配、簽到工作|

[十一]--|會議期間提供茶水、礦泉水等飲料|

[十二]--|會議期間提供簡單文具用品紙、白板等|

[十三]--|提供會議要求，提供禮儀小姐、翻譯人員服務|

[十四]--|安排與會議人員餐飲|

[十五]--|為會議安排活動|

[十六]--|提供電腦、投影儀等的緊急維修服務|

[十七]--|安排記者招待會|

[十八]--|收集剪報|

三、會議結束後

[一]--|安排好會議人員的返程票務預訂及分發|

[二]--|安排提供會後觀光考察|

[三]--|安排好會議人員的送站工作|

會議方案 篇2

一、本學期根據《園務計劃》和《衞生保健工作計劃》，制訂了科學合理的膳食工作計劃。 成立膳食管理小組 ， 成立了由園長、保健師、廚師長及家長組成“夥委會”膳食管理小組，並且嚴格每週膳食會議制度，開展了幼兒園每週《平衡食譜》的研製與可行性實驗，我們虛心請教，認真學習科學的配菜方法，進行數據分析，我們遵循編制平衡食譜的科學性、合理性、季節性、弱性等原則。

二、科學安排膳食 ，保證營養平衡。

要保證幼兒健康成長，合理的營養是重要的條件，每天從膳食中供給幼兒必須的營養物質，才能滿足幼兒的生長髮育。我園食堂管理員在安排食譜的時候根據幼兒消化能力差、吸收能力強、對營養要求高的特點，力求營養搭配合理均衡、品種多樣化。每週的食譜由保健老師和食堂工作人員共同參與制定，保證食譜便於操作，易於烹製。

1、講究科學合理。主副食相互搭配、葷素之間科學組合，甜鹹、幹稀、粗細有機結合，每週大米、麪食交叉互補、花色多樣，如 雞蛋炒飯、麪條、米線、營養粥等，孩子們非常喜歡。

2、講究營養平衡。合理的營養是保證孩子健康最根本的物質基礎，3 ~ 6歲孩子攝入的營養除了必須供給維持孩子一天的活動所需的營養外，還得滿足其生長髮育的需要，合理的膳食是由糧食、蔬菜和水果、葷菜與豆製品、油與糖四大類食物組成供給人體所需的各種營養素，它是一個整體，缺一不可。因此《平衡食譜》中的有些食品是不能隨便增減的。例如，每週葷菜總量不可少，糧食更加不宜減，牛奶、油、糖、蝦皮、雞，都按照食譜中的份量，淺色蔬菜不能替換深色蔬菜等，以免破壞原有的食譜中的比較平衡的營養供給。所以科學、合理、平衡的營養對幼兒成長來説是至關重要的。

3、按季節制定食譜。一年四季蔬菜上市不同，氣候變化和幼兒生長髮育、活動量的情況有別，因此四季食譜也應不同，春季太陽日照好、幼兒活動量增加，所以需鈣量也多，食譜安排就需含鈣豐富的食物，如排骨、蝦皮、海帶、牛奶、而且必須是幼兒得到足夠的熱量和優質蛋白以滿足幼兒生長髮育和活動的需求；夏季天氣炎熱，幼兒食慾欠佳，活動和睡眠相對減少，膳食在粗細葷素、乾濕搭配的基礎上要以鮮豔的色彩、多種形式、豐富的品種、要以清淡為主、不能過於油膩、利用色、香、味、型來刺激幼兒的食慾，另外加些清熱、解毒、消暑的食品和瓜果，如綠豆、冬瓜、番茄、西瓜等。秋季天氣乾燥，多給幼兒加些生津潤肺的蔬菜，如蘿蔔、藕等。冬季活動量減少，由於寒冷，自身消耗熱量較多，就需要從食物熱量中得到熱量補充。幼兒膳食中可是當加些高熱量，高蛋白的食物，還可用紅燒等烹調方法，使菜餚的味豐厚一些使幼兒愛吃，另外應吃些紅棗、木耳等。

三、注重調查瞭解，優化食物結構。

保健人員和食堂工作人員除了按照食譜精心製作幼兒膳食外，還經常深入班級，實地觀察幼兒的進餐情況，直接感受幼兒是否喜歡吃自己製作的食物。尤其是食堂工作人員每天在午餐時間進班觀察幼兒的進食情況，觀察飯菜的數量是否恰當、質量是否保證、幼兒是否喜歡。以及檢查幼兒的生活常規和飲食情況，老師也經常教育幼兒要有良好的用餐習慣，能做到進食量與供給量基本上持平、不存在浪費食物的現象。平時每週發放“伙食記錄表”向老師們徵求伙食意見，如發現問題及時調整與改進。

四、重視科學烹調重視科學烹調重視科學烹調重視科學烹調，防止營養流失，增進幼兒食慾 。

烹調可以使食物發生一系列變化，提高食物的本質，增強食慾，是促進營養的消化和吸收，但是如果烹調不科學，也會使營養遭到破壞和流失，減少和喪失食物的使用價值，通過科學的烹調方法做成的飯菜，既色、香、味、形兼備，又合乎衞生的要求。 科學烹調六要求：

1、洗：菜餚整顆洗滌，選去黃葉、爛葉，在分辨洗滌，然後用清水沖洗，這樣能減少表面微物，除去寄生蟲卵殘留農藥。

2、切：根據小兒消化機能，尚未發育健全的特點，製作菜餚時原料要切得細、碎，但是有易造成原料的營養與空氣的接觸機會和接觸面增多，導致營養素的氧化，損失增加，所以具體操作時應儘量做到現切現烹，以減少營養素的損失。

3、配：既要講究配色、香、味、形，也要注意營養，注重葷素搭配，粗細搭配（如炒肉加土豆、胡蘿蔔、豆腐、蔬菜、青菜心等），這樣可利用蛋白質的互補作用，提高其生物價值。

4、燙：根據菜餚的屬性，有些原料常需要水燙處理 ，蔬菜在沸水中翻個身就撈起，既能保持鮮豔的色澤，又不影響口味。

5、烹：減少營養素流失的烹調，原則是旺火急燒，即常説火大油旺急炒時，加熱時間不宜過長，以免水溶性蛋白質流失，如蛋、雞、鴨、豬血中均含豐富的水溶性蛋白質，在加熱過程中這些水溶性蛋白質會逐漸凝固，加熱時間越長，凝固的越硬，會影響口感及營養的利用。

6、調：烹調適應注意加鹽不宜過早，過早會滲透壓加大，使水溶性營養素物質氧化或流失，而煮豆、炒肉時加鹽太早，會使原料中的蛋白質凝固過早，不能溶於湯中，影響湯汁的濃度，味精則在菜餚起鍋時放入最好。

五、健康的膳食環境

進餐環境的優劣直接影響到幼兒的膳食質量，進餐環境包括物理環境和心理環境兩個方面，健康環境（物理）是指光線充足，空氣流通，温度適宜、多餐與食具清潔美觀、大小適宜，室內佈置優雅整潔。健康的心理環境是指膳食氣氛和諧，不強迫幼兒進餐，不體罰或批評，使幼兒愉快進餐。還可播放一些輕鬆、優美的音樂，以促進幼兒的食慾。另外，我們還對孩子進行餐前3分鐘教育，講一些進餐時的安全知識，今日飯菜營養等，讓幼兒瞭解食物的營養，注意進餐的安全與衞生。

六、幼兒的食品衞生與選配幼兒的食品衞生

1、做好衞生宣傳工作，定期對保教人員培訓和考核，定期為幼兒上衞生教育活動，利用 “家長會”、“夥委會”、園際網絡、幼教園地、宣傳欄等形式向家長宣傳幼兒食品衞生知識，取得幼兒家長對衞生保健工作的支持與配合。

2、預防為主，常規消毒。每日幼兒做到飯前便後洗手（肥皂、流水），餐具每餐消毒，專人專用，活動室、寢室用紫外線消毒，每週兩次，流行病流行季節一日一消毒，廁所、盥洗室每日沖洗、消毒，被褥每週日光曝曬一次，環境每日小掃，每週大掃，定期評比，獎罰兑現，使幼兒有個良好的生活衞生環境。

3、幼兒的食品可分為六大類，糧穀類、動物食品類、豆類及其製品、蔬菜和水果類、烹調油類和調味品類，各類食物均符合一定的衞生要求，才能滿足幼兒的健康需要。 七、

七、展示菜譜 、家園相互溝通。

我們將每週的食譜公佈在學校外的食譜欄上，讓家長清楚孩子在園的膳食結構。並通過“膳管會”這座幼兒園與家長溝通互動的橋樑，努力作好幼兒園的膳食管理工作。通過家園的有效溝通，更好的提升幼兒的膳食質量，使幼兒健康成長。 幼兒正處於身體、大腦的發育期，所以，充足、合理的營養對她們顯得尤為重要。孩子有一個健康的體魄，是每一位家長的心願，每一位家長都希望孩子能健康、茁壯地成長。

會議方案 篇3

在雲南省全面推進高中新課程改革背景下，為促進全市教學科研工作發展，為進一步優化規範保山市教育科學研究工作，交流各縣區、各完中在教科研課改及課堂教學模式選擇實施方面的研究成果和研究經驗，研討在教研教改實施中的有關問題，全面提升教研教改工作的水平，保山市教育教學研究所決定召開保山市20xx年教科研工作會議。會議方案初擬如下：

一、會議擬出席人員：

1、各縣區教育局分管教研領導；

2、各縣區教研室主任、副主任；

3、全市各完中教科室（教務處）主任。

4、市教研所教研員。

（以上合計參會人員約60人）

二、會議主要內容

1、市教育局分管教研工作的李存升調研員作全市教科研工作的指導性講話。

2、各縣區根據之前上報的**年教研工作總結和**年教研工作計劃（要點）做有針對性的交流發言（時間建議在20分鐘內）。

3、暫擬兩所在教研教改工作開展有活力、有特色的完中做經驗交流發言（時間建議在20分鐘內）。

4、擬請省教科院有關專家做新課改背景下的教科研工作輔導講座。

三、會議時間、地點及其它事項

1、會議時間：待定，會期一天

2、會議地點：待定

3、所需經費：

四、會議相關要求

1、各縣區教研室應按要求做好與會人員的組織工作，並在會議開始前一週內將本縣市區出席會議的人員名單（註明性別職務、帶隊領導）報市教研所。

2、各縣區和參與交流發言的完中與會時需指定交流發言人，做好發言準備，並提前提交發言材料（紙質和電子文檔）。

3、各縣區帶隊領導要負責好參會人員的往返和會議期間的安全，遵守會議紀律。

會議方案 篇4

　一、總體方案

（一）會議總體方案的含義會議總體方案是對所要舉辦的'會議進行總體安排的策劃文案，是會議預案的一種。

（二）會議總體方案的基本內容

1．會議的名稱。會議名稱的確定一般採用揭示會議主題、主辦者、功能、與會者、範圍、時間和屆次、地點、方式等特徵的方法。

2．會議的目標和指導思想。

3．會議的主題、議題和議程。

4．會議的對象、規格和規模。會議對象要分清正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。

5．會議的時間。包括會議時機的選擇，會議的起訖時間，會期和日程安排。

6．會議的地點。一是選擇合適的舉辦地，如國際性會議要考慮選擇在什麼國家或地區以及什麼城市舉行；二是選擇合適的場館（包括會場、賓館的規格及佈置要求等）。

7．主辦、協辦單位以及擬設立的會議組織機構，如主席團、組織委員會、指導委員會、執行委員會、學術委員會、祕書處、籌備組的構成等。

8．會議的舉行方式、配套活動以及輔助活動的日程安排，如參觀、遊覽、娛樂、聚餐等。

9．會議的接待、後勤保障措施和技術手段。

10．會議的宣傳方式，如召開新聞發佈會、編寫會議簡報、邀請記者採訪、發送新聞稿件等。

11．會議經費的預算以及籌集經費的渠道和方式。

12．其他應當説明的事項。

（三）會議總體方案的結構與寫法

1．標題。寫明會議的全稱和策劃書或方案（預案），如“xx國際學術會議籌備（總體）方案”。“總體”二字也可以不寫。

2．主送機關。直接上報上級機關，應當寫明上級機關的名稱。以請示的附件上報的，可不寫主送機關。

3．正文。正文部分應當逐項載明總體方案的具體內容，結構安排上一般採用序號加小標題的結構體例。開頭部分可用一段文字寫明制定方案的目的和依據，然後用序號編排各個層次。表述有兩種方法：一種是詳述法，詳細表述各項具體安排。另一種是簡述法，對所涉及的各方面的計劃作原則性的安排，具體實施的要求通過各個專題策劃文案來表述。直接上報請求批准的方案，結尾處要寫“以上方案請審批”等字樣。

正文寫作要做到總攬全局、目標清楚、思路清晰、分工明確、綜合協調。

4．附件。如有附件，在正文下方寫明附件的名稱和序號。

5．落款。署制定機構名稱。經審批下發執行的總體方案也可署審批機關的名稱。

6．成文時間。寫正式提交的日期。

　二、會議開幕式方案

（一）會議開幕式方案的含義

開幕式是宣佈各種會議活動正式開始的具有象徵性和標誌性的儀式。會議開幕式方案是對開幕式的各項安排進行策劃的文案。

（二）會議開幕式方案的基本內容

1．開幕式的名稱、時間、地點。

2．主辦單位。

3．參加範圍。包括上級機關的領導人，會議活動的承辦單位、協辦單位、贊助單位的領導或代表，東道主以及與會議活動有關的機關、企事業單位的領導或代表，有關國家、地區、組織的代表（如有關國家的使節、領事、參贊等），羣眾代表，有關新聞單位。【專題會議方案】

4．主持人、致辭人和剪綵人的身份和姓名。開幕式通常由主辦方主持。主持人應當有一定的身份。聯合主辦的會議可採取共同主持的形式，各方主持人身份應大體相當。致開幕詞人的身份一般應當高於主持人。儀式較為簡單的，可由主持人直接致開幕詞；也可以先由主辦單位的領導發表主旨講話或歡迎詞，然後由來賓代表先後致辭。來賓代表致辭的順序按身份高低安排。最後請在場身份最高的人士宣佈：“我宣佈，xx活動開幕”。聯合主辦的活動，也可用共同剪綵的形式代替致開幕詞。

剪綵人應當是主辦單位出席開幕式身份最高的人士，也可安排上級領

導、協辦單位領導與主辦單位領導共同剪綵。

5．開幕式的形式。開幕式的形式主要有兩類，一類是以致辭為主的形式；另一類是文藝晚會的形式。

6．邀請方式。凡外單位的領導和代表應當書面邀請。書面邀請分為請柬、邀請信。請柬用於邀請重要來賓，邀請信用於一般的列席對象或較為特殊的對象。

7．現場佈置和物品準備。如主席台、會標、國旗、花卉、彩旗、標語、剪綵工具、擴音設備等，有的還安排文藝表演。

8．接待。如簽到、為來賓佩帶胸花、贈送禮品、留言題詞等。

9．開幕式、閉幕式程序。如介紹出席開幕式的領導人和主要來賓、致開幕詞、升國旗和會旗、奏國歌或會歌、代表致詞、剪綵、參觀、植樹紀念、頒獎、文藝體育表演等活動。

10．接待任務分工。必要時可設立專門的接待工作機構。

11．經費安排。

（三）開幕式方案的結構和寫法

1．標題。寫明開幕式的名稱和文種（策劃書、方案）

2．主送機關。直接上報上級審批的開幕式方案，應當寫明主送機關。以請示的附件上報的，不必寫主送機關。

3．正文。開頭先闡明舉行開幕式的目的意義，指導思想，然後用列小標題的方式逐項説明方案的各項內容。全篇要突出主題，層次分明，每個創意點要説明意義和效果。直接上報請求批准的方案，結尾處要寫“以上方案妥否，請審批”等字樣。

4．落款。寫提交方案的機構名稱。

5．成文時間。寫正式提交的日期。

三、會議閉幕式方案

（一）會議閉幕式方案的含義

會議閉幕式是宣佈各種會議活動結束的具有象徵性和標誌性的儀式。會議閉幕式方案是對開幕式的各項安排進行策劃的文案。

（二）會議閉幕式方案的基本內容

1．閉幕式的名稱、時間、地點。

2．主辦單位。

3．參加範圍。

4．主持人、致辭人的身份和姓名。閉幕式通常由主辦方主持。主持人應當有一定的身份。致閉幕詞人的身份一般應當高於主持人。

5．閉幕式的形式。

6．邀請方式。書面邀請分為請柬、邀請信。請柬用於邀請重要來賓，邀請信用於一般的列席對象或較為特殊的對象。【專題會議方案】

7．現場佈置和物品準備。如主席台、會標、國旗、花卉、彩旗、標語、剪綵工具、擴音設備等，有的還安排文藝表演。

8．接待。如簽到、為來賓佩帶胸花、贈送禮品、留言題詞等。

9．閉幕式程序。如介紹出席閉幕式的領導人和主要來賓、致閉幕詞、降會旗、會旗交接、黨的代表大會唱國際歌等。有的閉幕式還安排文藝體育表演等活動。

會議方案 篇5

一、會議時間：11月9日(週五)上午8時15分前報到，會議半天，中飯後離會。

二、會議地點：越秀外國語職業學院

三、參加會議對象：縣(市、區)組織部分管領導、組織科長，教育局分管領導、人事處領導和組織員，市直每個縣(市)有代表性的社會力量舉辦學校董事會負責人和黨組織負責人。會議代表約60人。

四、會議議程：

主持人：

1、典型發言：(8時30分)、(每個代表發言時間15分鐘)

①諸曁市委組織部

②越秀外國語職業學院黨委

③諸曁海亮外語學校黨總支

2、市委組織部領導和市教育局領導講話。(9時15分)

3、市委領導講話。

4、參觀越秀外國語職業學院校園。(11時15分)

5、就餐(11時半)(地點：)

五、會議材料準備。

1、典型材料：

①諸暨市委組織部(請市委組織部落實)

②越秀外語職業學院黨委

③諸暨海亮外語學校黨總支

④託普信息技術學院(籌)黨總支

⑤諸暨天馬實驗學校黨委

2、組織部和教委聯合下發《關於加強社會力量主辦學校黨建工作的意見》。

會議方案 篇6

一、 活動目的：

為了加強公司員工的凝聚力，豐富公司文化生活，表達公司對員工節日的關懷與問候，同時對20xx年工作進行總結、表彰先進。

二、活動主題：20xx年工作總結和20xx年公司規劃，表彰先進

三、活動時間：20xx年X月X日 7:30—9:00

四、活動地點：公司餐廳

五、與會人員：公司全體員工

六、活動主持人：XXX

七、活動方案：

(一)會場佈置：

負責人：行政後勤科：王**、洪**

橫幅標題：XXX有限公司20xx年度工作總結暨表彰大會

具體準備：桌牌、照相機獎狀證書、筆記本電腦、音響、麥克風、茶水、水果；

（二）總結和表彰大會

1、 主持人宣佈：宣讀會場紀律

2、 主持人宣佈：由公司總經理致新年賀詞；

3、 主持人宣佈：請生產副總為我們作20xx年工作總結，大家熱烈歡迎

4、 主持人宣佈：請總經XXX宣讀20xx年度規劃

5、 主持人宣佈：請總經XXX宣讀員工表彰決定：

(1)、對先進部門進行表彰：由XXX進行頒獎，大家表示熱烈祝賀，由部門負責人發表獲獎感言（大約15分鐘）

(2)、對先進個人進行表彰：由XXX進行頒獎，大家表示熱烈祝賀，由獲獎者發表獲獎感言（大約30分鐘）

(3)、對特殊貢獻者進行表彰：由XXX進行頒獎，大家表示熱烈祝賀，由獲獎人發表獲獎感言（大約15分鐘）

6、總經理對大會進行會議總結；

7、主持人宣佈：會議結束。

公司年終總結會議主持詞

第1項 主持人發言（1分鐘）

各位領導、各位同事：

今天，在新春佳節即將到來之際，我們在這裏歡聚一堂，召開“XXX年度總結表彰大會”，主要目的是為了總結一年來的工作，總結經驗，吸取教訓，共商公司發展大計，並對為公司各項工作的發展作出貢獻的員工進行表彰和獎勵。

為保證會議的有序進行，在會議正式開始之前，我提幾條要求：

1、請大家暫時關閉手機（或將手機調至靜音或振動狀態），不要接打電話；

2、不要在會場內來回走動，大聲喧譁，或與人交頭接耳；

3、不要隨地吐痰，亂扔垃圾，不要抽煙；

4、會議結束以後，依次退場。現在會議正式開始。

第2項：XXX致新年賀詞（5分鐘）

首先有請XXX有限公司總經理**先生致新年賀詞，大家熱烈歡迎。

感謝王總的精彩新年賀詞，振奮人心。

第3項：XXXX講話（10分鐘）

下面有請生產副總作20xx年工作總結，大家熱烈歡迎。

正如XXX所言，20xx年我們取得了一定得成績，同時也存在不同程度的不足，對所取得的成績，我們不能沾沾自喜，對存在的問題，我們也不能迴避，針對現狀，公司高層領導認真研究，對明年的目標和政策進行了系統的規劃。

第4項：XXX講話；（10分鐘）

下面有請公司XXX就明年的部署與規劃進行發言。

感謝王主任的發言，讓我們對明年更有期待，更有信心。

第5項：頒獎與合影；（25分鐘）

每年最為激動人心的時刻到啦，優秀部門與員工的表彰，請大家打起精神，端正坐姿。本次頒獎與往年不一樣，今年所有獎項由總經理親自頒發。

下面有請XXX宣讀表彰決定。

第6項：獲獎員工代表講話（15分鐘）

有請獲獎員工代表***發表感言

再次把掌聲送給他們。剛剛聽了各位的發言，深有感觸，大家談的可能不僅僅是獲獎感言，可貴的是他們把這份榮譽送給了班組，送給我們這個集體，而且都認識到身上擔負着更重的責任。

第7項：總經理總結性講話（5分鐘）

感謝王總。

第8項：主持人結束致辭：（1分鐘）

今天上午的會議開的很圓滿，也很成功，幾位領導的總結報告，既對公司一年來的發展進行了全面、客觀、公正的總結，也提出了公司明年計劃的發展思路，描繪了公司美好的未來，讓我們每一個人都能感受到公司的前途，員工代表的發言也更加堅定了我們每個人的信心。我相信在王總的領導下，有這樣一支優秀的團隊，明年的目標的實現會更順利、更結實。

讓我們共同期待着明年的輝煌！謝謝大家！

第9項：主持人會後佈置：（5分鐘）

（1）各班組負責人再次檢查並確保水、電、氣、門窗的關閉。

（2）春節值班事宜。值班安排已經公佈，希望值班人員堅守崗位，確保公司財產安然無恙。

（3）會議現場歸位（音響、主席台等）。

編制： 審核： 批准：

日期： 日期： 日期：

會議方案 篇7

該如何指定一場完善的會議室計劃呢？讓我們一步一步的來看看吧！

明確職責任務：

會議有多種類型，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的計劃。制訂完善的會議計劃確定必須要做的事項以滿足會議的需要並達到會議預期目標。

制訂預算：

制定可行預算或按既定預算安排有關工作；確定各項工作的時間安排。

交通費用：

1、出發地至會務地的交通費用――包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通；

2、會議期間交通費用――主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

3、歡送交通及返程交通――包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

會議室費用：

1、會議場地租金――通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施並不涵蓋在內――比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席台發言線路時也可能需要另外的預算。

2、會議設施租賃費用――此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求（通常可向專業的會議服務公司諮詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由於品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

3、會場佈置費用――如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。

4、其他支持費用――這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、祕書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關係等。基於這些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。對於這些單項服務支持，主辦方應儘可能細化各項要求，並單獨簽訂服務協議。

住宿費用：

住宿的費用應該非常好理解――值得注意的只是住宿費裏面有些價格是完全價格，而有的是需要另外加收政府税金的。對於會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關――譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及範圍。

餐飲費用：

會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很複雜，這取決於會議議程需要及會議目的。

早餐：

通常是自助餐，當然也可以採取圍桌式就餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算――而改為按預定人數收取費用）

中餐及午餐：

中餐及午餐基本屬於正餐，可以採取人數預算――自助餐形式，按桌預算――圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行採購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。

酒水及服務費：

通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15％左右的服務費。

會場茶歇：

此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種――西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

聯誼酒會/舞會：

事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會複雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。

旅遊費用：

通常再會議結束以後會安排與會代表參加當地特色的旅遊活動，一般來説可以找一些旅行社來安排會議旅遊，費用由旅行社根據會議人數和天數報價。

設備視聽費用：

除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關係效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較複雜，包括：設備本身的租賃費用，通常按天計算；設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理；音源――主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委託代理。

宴請及演出費用：

通常可以選定節目後按場次計算――預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看錶演的人數正相關――專場或包場除外。

預計外支出：

指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括各類文祕、禮儀、司儀、勤雜、臨時採購、臨時司乘、嚮導打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯、臨時商務用車、匯兑、會議過程中的點心、水果及調製色酒等等。這些服務通常是臨時或者按時提供的，這些費用的預算很難計劃，在預算時通常按類別籠統計算，不在細分――可以按不可預計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作，那麼告訴代理公司作好隨時服務的準備很有必要。代理公司與主辦方之間的最後服務費用核算將通過雙方指定的聯絡人互相簽單認可，由雙方財務或者相關人員核定。

完成計劃（預計召開會議的日期；會議預計召開幾天；打算在什麼地方召開會議；會議形式或程序是什麼；需要多大的場地；將有多少人到會；會議預算是多少；打算選用什麼級別的酒店和設施；打算選用最高級的房間標準是什麼；誰來製作會議邀請函；會議是否需要向與會者打印相關資料和會議禮品；會議的發言人有哪些；會議需要什麼樣的視聽設備；需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；與會者是否可以攜帶家屬；如何為與會者安排一些特別活動；如何為與會者及其家屬安排一些特別活動；會議的整體流程安排；會後旅遊安排；會議代表的返程等等）

報批計劃（在完成會議整體計劃以後，提交上級主管部門審批，等待通過時候同時運作會議相關事宜，這樣在會議計劃通過以後馬上就可以投入運作）