會議方案錦集十篇

為確保事情或工作順利開展，常常需要提前進行細緻的方案准備工作，方案是書面計劃，是具體行動實施辦法細則，步驟等。方案應該怎麼制定呢？以下是小編為大家收集的會議方案10篇，僅供參考，大家一起來看看吧。

會議方案 篇1

一、會議的主要任務及目的

傳達市20xx年“雙創雙建”工作推進大會精神，總結水城縣20xx年“雙創雙建”工作，進一步動員並安排部署20xx年全縣“雙創雙建”工作。

二、會議時間、地點

1、會議時間：20xx年3月15日

2、會議地點：宣傳文化中心一樓大會議室

三、參會人員

1、縣四大班子領導（邀請市“雙創雙建”領導小組領導參會）

2、各鄉鎮黨委、政府一名主要領導，分管“雙創雙建”工作的領導，“雙創雙建”辦主任；

3、縣委各部委、縣級國家機關各部門、縣人武部、各人民團體、省市駐縣有關企事業單位主要負責人、副股級以上幹部；

4、駐雙水城區各衞生責任主體主要負責人；

5、縣“雙創雙建”領導小組主要成員單位全體人員。

四、會議議程

（注：大會由縣人大主任趙慶周主持）

（一）、縣“雙創雙建”領導小組副組長祿褘傳達市“雙創雙建”工作推進大會精神；

（二）縣“雙創雙建”領導小組副組長陳依良通報20xx年“雙創雙建”工作開展情況；

（三）縣“雙創雙建”領導小組副組長劉純宣讀對20xx年“雙創雙建”工作先進集體和先進個人表彰決定；（縣領導小組領導頒獎）

（四）縣“雙創雙建”領導小組副組長王亞軍宣讀對20xx年“雙創雙建”工作滯後單位給予黃牌警告的決定；（縣領導小組領導授牌）

（五）縣委縣政府主要領導與各責任主體簽訂20xx年“雙創雙建”工作目標責任狀；

（六）大會交流發言

1、玉舍鄉黨委政府

2、順場鄉黨委政府

3、縣政協辦

4、縣人民法院

（七）大會表態發言

1、野鍾鄉黨委政府

2、化樂鄉黨委政府

3、市一中

4、煙草局

（八）部分主要成員單位彙報工作

1、濫壩鎮黨委政府

2、縣執法監督管理局

3、縣衞生和食藥監局

4、縣公安局

5、縣交通運輸局

6、縣工商行政管理局

7、縣教育局

8、雙水新區辦

9、縣住房和城鄉建設局

（九）縣委副書記、縣人民政府縣長付國祥宣讀《水城縣20xx年“雙創雙建”工作意見》；

（十）市人大副主任、縣委書記楊龍政同志講話。

五、會議準備

1、領導講話由縣委辦負責

2、會務由縣政府辦負責

3、會議通知由縣委辦、政府辦、雙創辦分別通知

六、會議經費預算

1、會標費用200元

2、鮮花費用20xx元

3、獎牌費用800元

4、先進個人證書費用100人1000元

5、資金先進單位50000X4=200000元

6、先進個人資金100X1000=100000元

7、禮儀費20xx元

8、資料費5000元

合計：312000元

會議方案 篇2

一、 會前準備

1、確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準備解決的問題更有效地獲得解決？

2、確定會議的目的。試圖達成什麼樣的結果？會議準備做出什麼樣的決定？準備取得什麼的行動方案？

3、準備議事日程。列出與會議目的有關的項目。依重要程度進行項目排序。把有關項目歸併為一組。 限定每個項目的商議時間。

4、收集所有與會議所議項目有關的信息。如果太長、太多，將其要點摘錄出來。

5、會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閲。

6、根據要討論的問題限定與會人員。

7、在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。

二、會議期間控制

1、敍述會議的目的。

2、核對並記錄與會者。

3、根據議事日程順序提出每個項目，然後進行討論，徵求有關與會者的意見。

4、給每一個人表述自己意見的機會。

5、控制討論過程。如果發生與論題無關或深入到不必要的細節上，應及時引導到議題本身。

6、如果討論變得複雜，出現各種不同的見解時，你要根據自己的理解將各種觀點加以概括。

7、堅持預定的時間，不要拖延。

8、在每個項目討論結束後加以概括，以便決策或達成結論。

9、在會議結束時，對已取得的結果進行概括。如確有必要進一步討論，可以推遲到下一次會議。

10、確定下次會議的議題和時間。

三、會後工作

1、在與會和未與會的人中間傳閲會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。

2、根據會議，對執行進行監督和檢查。

會前工作：

1、與會議主辦者洽談。

2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。

3、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。

4、與會議主辦者確認會議接待方案。

5、與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。

6、確認會議主辦者預付會議訂金事宜。

7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。

8、準備會議資料。（含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文祕服務。）

會中工作：

9、機場、碼頭、車站：專人、專車分批分時段按要求接站。

10、會議酒店現場：會議祕書分發會議資料，來客接待。

11、會議祕書協助會場佈置及會場的會務服務。

12、會議祕書在會議接待（報到）處協助會務組確認和分發房間，確認VIP用房及整理記錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。

13、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。

14、提前確認會議代表（客户）的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。

15、確認旅遊公司為該會議提供的旅遊考察的吃、住、行、遊、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導遊等安排）。

16、確認並保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。

17、確認特殊客人（含領導、少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。

18、協調會議期間的交通工具的安排。

19、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委託代辦服務。

會後工作：

20、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

21、會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的彙總結書工作及印刷代表通訊錄。

22、與會議主辦者的費用結算工作。

會議方案 篇3

一、會議主題：xx公司年終總結大會

二、會議時間：12月31日下午14點00分至21點30分

會議時間：14:00——17:30

晚宴時間：18:00——21:30

三、會議地點：西國貿酒店一層多功能宴會廳

四、會議參會人員：公司全體員工(41人)

五、會議流程與安排本次年會的流程與安排包括以下兩部分：

(一)年終大會議程安排13:50全體參會員工提前到達指定會堂，按指定排座就位，等待員工大會開始;14:00—15:30大會進行第一項，各部門及各項目負責人上台分別做年終述職報告。15:30—15:45大會進行第二項，由行政人事部負責人上台宣讀公司各部門及項目主要負責人人事任命決定書。15:45—16:00大會進行第三項，副總經理宣讀優秀員工獲得者名單;優秀員工上台領獎，總經理為優秀員工頒發榮譽證書及獎金;優秀員工與總經理合影留念;優秀員工代表發表獲獎感言。16:00—17:30大會進行第四項，總經理做總結性發言。17:30大會結束，員工散會休息，酒店佈置晚宴會場

(二)晚宴安排18:00晚宴正式開始，晚宴主持人引導大家共同舉杯，祝福大家新年快樂，祝願公司的明天更加美好。(背景音樂)

18:00—19:00用餐時段：公司領導及員工到各桌敬酒，同事間交流溝通，拉近彼此距離。19:00—21：00娛樂時段：文藝節目(2—3個節目)

遊戲1：坐氣球比賽，用具：3把椅子、各裝20支氣球的3個箱子;遊戲規則：2人一組，共3組，一個人遞球，一個人坐球，限定時間為3分鐘，3分鐘後，箱子內省的球最少的勝出;文藝節目(2—3個節目);

遊戲2：搶凳子;用具：5把椅子，圍成一圈;遊戲規則：將椅子圍成一圈，響音樂，6個人轉圈圍着椅子走，音樂停，6個人搶坐，沒有搶着的輸;文藝節目(2—3個節目)

遊戲3：筷子運鑰匙鏈;用具：12支筷子、2個鑰匙鏈;遊戲規則：6個人一組，分為兩組，每個人嘴裏叼一隻筷子，將鑰匙鏈掛在第一個人的筷子上，第一個人將鑰匙鏈傳給第二個人，必須用筷子傳，不能用手，哪個組最先將筷子傳到最後一個人的筷子上，為贏。

遊戲4：呼啦圈傳區別針;用具：呼啦圈3個、曲別針18個;遊戲規則：3個人，每人一個呼啦圈，手裏6個曲別針，每個人在轉呼啦圈的同時，要將手裏的6個曲別針連在一起，誰先將6個曲別針連在一起，誰就勝出;

遊戲5：踩氣球;用具：100個氣球遊戲規則：分為兩組，一組5個人，每個人球上綁10個氣球，主持人限定時間3分鐘，互相踩對方隊員腿上的氣球，3分鐘後，看哪個組隊員總署氣球省的多，就勝出。幸運抽獎活動：用具：抽獎箱、卡片49張、乒乓球49個每個人手裏有一張帶數字的卡片，將乒乓球上寫上相應的數字，放進抽獎箱，指派專人分別來抽一至四等獎。最後主持人邀請全體員工上台合影留念

六、會議準備及相關注意事項

(一)年會的通知與宣傳：公司辦公室於今天向機關各部門及各項目部發出書面的《關於年終總結會的通知》，對本次年會活動進行公示和宣傳，達到全員知悉。

(二)條幅的製作：紅底黃字字幅，具體文字內容：“北京七分公司年終總結會”(條幅規格：)

(三)物品的採購：抽獎禮品、生肖禮品、遊戲獎品、大會席位人名牌(會議用)、筆、紙、員工席位卡(晚宴用)、會場佈置所需氣球、拉花、花籃;遊戲所用乒乓球拍、乒乓球;抽獎箱;會議所需礦泉水、晚宴所需酒水、各類乾果小食品。

(四)現場拍照：提前安排好相關人員攜帶數碼相機，做好大會及晚宴活動現場的拍照工作。

七、會議籌辦任務任務與分工責任人會務前期、中期協調工作會議階段主持人晚宴階段主持人物品購置(抽獎禮品、生肖禮品、遊戲獎品、席位卡片、筆、紙、氣球、打氣筒、拉花、花籃、乒乓球拍、乒乓球;抽獎箱、酒水、各類乾果小食品)

會議方案 篇4

一、會議時間：20xx年x月x日上午8:30-12:00，下午15:00-18:00。

二、會議地點：城區政府第二會議室

三、參加人員：

(一)城區四家班子領導，兩院、公安分局、直屬機關工委主要領導;

(二)城區各部委辦局、各人民團體，城區直屬各事業單位，駐城區有關單位黨政主要領導;

(三)各鄉(鎮)黨委書記、鄉(鎮)長;

(四)城區規模口企業各1名主要負責人(由經貿局負責通知並報名單給兩辦)。

四、會議議程：

主持人：何東就常務副區長

(一)x月x日上午

1、温達勤書記講話;

2、黃寧區長講話;

3、傳達全區20xx年年中工作會議精神、市委十屆七次全會精神(書面);

4、邕寧區20xx年主要經濟指標完成情況、爭取十佳鄉鎮各項指標完成情況、邕寧區20xx年固定資產投資完成情況、邕寧區招商引資完成情況。(表格、書面)

(二)x月x日下午

分組討論(具體見分組討論安排)

五、其他事項：

(一)温達勤書記講話稿由區委辦楊建軍副主任負責;黃寧區長講話稿由政府辦蘇元列副主任負責;何東就常務副區長主持詞由政府辦張春喜副主任負責。

(二)城區機關後勤服務中心負責制掛會標(會標：南寧市邕寧區20xx年年中工作會議)、會場佈置、會議簽到、材料發放等工作;

(三)傳達全區20xx年年中工作會議精神、市委十屆七次全會精神書面材料由政府辦鄭程負責;邕寧區20xx年主要經濟指標完成情況、爭取十佳鄉鎮各項指標完成情況由統計局負責;邕寧區20xx年固定資產投資完成情況由發改局負責;邕寧區20xx年招商引資完成情況由招商局負責。上述材料於8月3日上午下班前將電子版送到政府辦張春喜副主任。

(四)城區政府辦負責會議材料的打印、裝訂、裝袋等工作。

(五)請區委宣傳部、信息化辦派員做好宣傳工作。

會議方案 篇5

1.會議主題：

貫徹落實中央經濟工作會議精神。重點是討論研究全市經濟發展的一些突出問題，分析原因、理清思路、確定重點、提出對策，做好明年的工作。

2.會議的時間、地點：

擬定於×月×至×日(4天)，在“祕書工作”×招待所召開。×月×日下午或晚上報到。

3.會議規模：1。參加會議人員(正式代表);2。特邀代表和列席人員：工作人員(含服務人員)共計××人。

4.會議議程：

會議由市委書記、市長分別主持。

第一天大會由市長主持，聽取市部分綜合職能部門關於本年度工作總結和貫徹中央經濟工作會議精神的具體措施的發言;

第二天分組討論(圍繞會議確定的討論題目進行);

第三天繼續分組討論;

第四天上午繼續分組討論，下午大會由市委書記主持會議，市長作會議總結，書記講話。

5.會議材料準備。

(1)大會發言單位材料;

(2)會議日程表、參加會議人員名單、主席台座次安排、分組名單(分組討論地點)、討論題目、作息時光表;會議須知等;

(3)會議參閲文件。

6.會務工作由市委辦公廳、市政府辦公廳負責(具體分工略)。

附：(1)會議通知(包括會議材料準備通知)

(2)會議日程表

(3)參加會議人員名單

(三)注意事項：方案擬定後，須報經領導審核和批准。方案一經批准，需作下列工作：

(1)召集會務工作會議，明確分工。主要分工有：文件起草包括(文件準備);會務服務(住宿安排)生活保障，宣傳報到、交通疏導、醫療、保衞等，經費預算。

(2)草擬材料準備通知

(3)選定會場，並佈置會場(包括會標)

(4)準備會議所需用品

(5)會議材料準備。

會議方案 篇6

一、會議時間：“祕書工作”年××月××日×:×，會期半天

二、會議地點：縣人口計生委會議室

三、參會人員：縣委常委，縣政協主席，縣人大黨組書記;市委駐縣組織員，縣級理論教員;各鄉鎮黨委書記，分管黨務的副書記;縣委各部委室校主要負責人，縣級部門黨組織負責人，紀檢組長(員);××中、職中、進修校黨組織主要負責人。

四、會議主持：“祕書工作”

五、會議議程：

1、縣委常委、組織部長“祕書工作”總結安排全縣組織工作;

2、縣委常委、紀委書記“祕書工作”傳達省、市紀委全會精神，總結安排全縣黨風廉政建設和統戰工作;

3、縣委常委、宣傳部長“祕書工作”總結安排全縣宣傳思想工作;

4、縣委常委、縣政府副縣長“祕書工作”通報××年度執紀執法部門行風測評結果;

5、頒獎表彰

(1)頒發黨的建設單項目標獎××名(一等獎×名，二等獎×名，三等獎×名)

(2)對××年度執紀執法部門行風測評前三名單位(文體局、發改委、民政局)進行授牌頒獎

6、縣委、縣政府與鄉鎮黨委、縣級部門黨組織簽訂黨風廉政建設責任書;

7、縣委副書記、縣政府縣長“祕書工作”安排政府系統廉政建設工作;

8、縣委書記“祕書工作”作重要講話。

會議方案 篇7

一、會議時間：×××年××月××日××，會期半天

二、會議地點：縣人口計生委會議室

三、參會人員：縣委常委，縣政協主席，縣人大黨組書記；市委駐縣組織員，縣級理論教員；各鄉鎮 黨委書記，分管黨務的副書記；縣委各部委室校主要負責人，縣級部門黨組織負責人，紀檢組長（員）；××中、職中、進修校黨組織主要負責人。

四、會議主持：××

五、會議議程：

1、縣委常委、組織部長××總結安排全縣組織工作；

2、縣委常委、紀委書記××傳達省、市紀委全會精神，總結安排全縣黨風廉政建設和統戰工作；

3、縣委常委、宣傳部長××總結安排全縣宣傳思想工作；

4、縣委常委、縣政府副縣長××通報××年度執紀執法部門行風測評結果；

5、頒獎表彰

（1）頒發黨的建設單項目標獎××名（一等獎×名，二等獎×名，三等獎×名），

（2）對××年度執紀執法部門行風測評前三名單位（文體局、發改委、民政局）進行授牌頒獎，

6、縣委、縣政府與鄉鎮黨委、縣級部門黨組織簽訂黨風廉政建設責任書；

7、縣委副書記、縣政府縣長××安排政府系統廉政建設工作；

8、縣委書記××作重要講話。

會議方案 篇8

(一)安排方式：這裏有幾種方法來處理會議的團體住宿，最簡單的方法是由參會者自己安排住宿，但是更有效和考慮經濟利益來説最好是由主辦單位預定房間，如果不事先保留房間，會產生下列問題:

1.遇到旺季，飯店可能將房間賣出，這樣會迫使參會者住在距離會場較遠的地方。

2.參會者可能拿不到優惠價格，因為個人無法有講價的能力。

3.會場租金可能較高(如會場也在飯店)，通常飯店以預訂房間數多寡來考慮場租可否講價。

因為會議公司經常與酒店合作，酒店都有協議價給到會議服務公司，所以客房和會場預訂最好選擇會議公司合作，善達公關就是您理想選擇之一。

(二)住宿程序：一旦預訂的房間決定後，決定用哪4種基本住宿程序是你需要的：

1.告訴飯店所有參會者住宿經由團體(主辦單位)訂房卡或申請表為憑。

2.告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表為憑證。

3.經由專業會議服務公司代為處理。

4.經由主辦單位的住宿組人員負責。

(三)預定會議住宿的方式：會議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預訂，否則會造成住宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住，在此針對會議住宿的方式分別作説明。

訂房卡：如果會議需要住宿的人數不多的話，可以直接向飯店或會議中心索取訂房卡，是免費的。主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡再由參會者直接向飯店訂房。

這份訂房卡或申請表亦可按照基本格式事先印製，在印製前先做一份草案請飯店核對房價、訂金等事項是否有誤，通常飯店會希望註明如果訂金沒有收到前無法確認，另外也可以註明有任何税金或服務費。

另外還有一點也很重要，就是強調訂房截止日，以鼓勵參會者儘早預訂。截止日的訂定是與飯店在簽訂合約前同意的。

住宿單：住宿單通常使用在小型會議，由主辦單位支付房間費。將一份表格寄給你邀請的人，要求他填寫陪同人員名字，希望哪種房間，抵達與離開日期，將表格資料填在住宿單中給飯店，並告訴飯店收款方式，內容包括：

1.註明房間服務費和税金由個人或是邀請單位支付。

2.註明雜費由誰負責(如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話費等)。

3.房間只保留到抵達日的下午6時，還是由邀請單位全權負責。

4.要求飯店在寄上確認信前，先由邀請單位核對後再分別寄給他們。

一旦房數被確定後，住宿局/觀光局會提供你一份飯店資料，讓你參考與選擇，然後再由主辦單位與飯店業務代表談房價。

如果可能，最好實際去看一下使用飯店房間的設備，這不但有助於你房價的講價，同時提出一些參會者可能會問的問題，請飯店人員答覆，同時也可以瞭解飯店預訂作業和前台服務情形。

特別預訂：有些會議籌辦人在所有預訂房間中保留數間給特定的人或團體，並給予特別處理，例如：總計預訂400間，40間為VIPs(貴賓)使用，其餘360間為參會代表，使用特別預訂是因為有些記者和參展商都要特別小心接待。

詳細與飯店業務代表討論細節，並訴諸文字，彼此要了解：

1.特別預訂多少房間，什麼類別和房價。

2.預訂的作業程序。

3.什麼時限內未使用的房間轉到一般預約中。

在決定特別預訂前，可能需要不同表格，對參展廠商的表格可以用不同顏色或註明特別截止日，對於貴賓(VIPs)則註明不同身分並由你自己處理他們的住宿安排。

工作人員房間預訂和免費房間：在一般參會者住宿安排開始前，先分派好工作人員住宿和免費房間。

一般來説工作人員及免費房間的住房表直接送給飯店業務人員，包括名字和地址、職稱或註明他(她)在會議中的工作角色、需要什麼類型房間、抵達與離開日期、如果不是免費房間，由誰支付房間費和附帶費用(如電話、洗衣等)。工作人員所住的房價通常會提供較優惠價格，來降低主辦單位的成本。

最好註明他們的身分，因為飯店經常根據你這份住房表提供貴賓(逮VIPs)特別禮遇(如送水果、小禮物等)，你可能也希望將確認函直接給你，由你核對無誤後再寄給貴賓或工作人員。

(四)住宿表格的內容：住宿表格通常由會議籌辦人草擬、由主辦單位印製，但準備表格前先確認

有關作業原則，例如截止收件日、確認回函寄給主辦單位或飯店、是否接受電話詢問。

雖然有些住宿表格對某一特定團體要求一些額外資料，一般標準表格包括下列內容：

1.主辦單位名稱。

2.會議名稱。

3.會議日期。

4.會議地點。

5.收件截止日期。

6.確認函回信地址。

7.各飯店的房價。

8.税金明細。

9.飯店的地理位置圖。

會議方案 篇9

在雲南省全面推進高中新課程改革背景下，為促進全市教學科研工作發展，為進一步優化規範保山市教育科學研究工作，交流各縣區、各完中在教科研課改及課堂教學模式選擇實施方面的研究成果和研究經驗，研討在教研教改實施中的有關問題，全面提升教研教改工作的水平，保山市教育教學研究所決定召開保山市20xx年教科研工作會議。會議方案初擬如下：

一、會議擬出席人員：

1.各縣區教育局分管教研領導；

2.各縣區教研室主任、副主任；

3.全市各完中教科室（教務處）主任。

4.市教研所教研員。

（以上合計參會人員約60人）

二、會議主要內容

1.市教育局分管教研工作的李存升調研員作全市教科研工作的指導性講話。

2.各縣區根據之前上報的20xx年教研工作總結和20xx年教研工作計劃（要點）做有針對性的交流發言（時間建議在20分鐘內）。

3.暫擬兩所在教研教改工作開展有活力、有特色的完中做經驗交流發言（時間建議在20分鐘內）。

4.擬請省教科院有關專家做新課改背景下的教科研工作輔導講座。

三、會議時間、地點及其它事項

1.會議時間：待定，會期一天

2.會議地點：待定

3.所需經費：

四、會議相關要求

1.各縣區教研室應按要求做好與會人員的組織工作，並在會議開始前一週內將本縣市區出席會議的人員名單（註明性別職務、帶隊領導）報市教研所。

2.各縣區和參與交流發言的完中與會時需指定交流發言人，做好發言準備，並提前提交發言材料（紙質和電子文檔）。

3.各縣區帶隊領導要負責好參會人員的'往返和會議期間的安全，遵守會議紀律。

會議方案 篇10

該如何指定一場完善的會議室計劃呢？讓我們一步一步的來看看吧！

明確職責任務：

會議有多種類型，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的計劃。制訂完善的會議計劃確定必須要做的事項以滿足會議的需要並達到會議預期目標。

制訂預算：

制定可行預算或按既定預算安排有關工作；確定各項工作的時間安排。

交通費用：

1、出發地至會務地的交通費用――包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通；

2、會議期間交通費用――主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

3、歡送交通及返程交通――包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

會議室費用：

1、會議場地租金――通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施並不涵蓋在內――比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席台發言線路時也可能需要另外的預算。

2、會議設施租賃費用――此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求（通常可向專業的會議服務公司諮詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由於品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

3、會場佈置費用――如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。

4、其他支持費用――這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、祕書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關係等。基於這些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。對於這些單項服務支持，主辦方應儘可能細化各項要求，並單獨簽訂服務協議。

住宿費用：

住宿的費用應該非常好理解――值得注意的只是住宿費裏面有些價格是完全價格，而有的是需要另外加收政府税金的。對於會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關――譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及範圍。

餐飲費用：

會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很複雜，這取決於會議議程需要及會議目的。

早餐：

通常是自助餐，當然也可以採取圍桌式就餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算――而改為按預定人數收取費用）

中餐及午餐：

中餐及午餐基本屬於正餐，可以採取人數預算――自助餐形式，按桌預算――圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行採購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。

酒水及服務費：

通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15％左右的服務費。

會場茶歇：

此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種――西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

聯誼酒會/舞會：

事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會複雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。

旅遊費用：

通常再會議結束以後會安排與會代表參加當地特色的旅遊活動，一般來説可以找一些旅行社來安排會議旅遊，費用由旅行社根據會議人數和天數報價。

設備視聽費用：

除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關係效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較複雜，包括：設備本身的租賃費用，通常按天計算；設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理；音源――主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委託代理。

宴請及演出費用：

通常可以選定節目後按場次計算――預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看錶演的人數正相關――專場或包場除外。

預計外支出：

指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括各類文祕、禮儀、司儀、勤雜、臨時採購、臨時司乘、嚮導打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯、臨時商務用車、匯兑、會議過程中的點心、水果及調製色酒等等。這些服務通常是臨時或者按時提供的，這些費用的預算很難計劃，在預算時通常按類別籠統計算，不在細分――可以按不可預計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作，那麼告訴代理公司作好隨時服務的準備很有必要。代理公司與主辦方之間的最後服務費用核算將通過雙方指定的聯絡人互相簽單認可，由雙方財務或者相關人員核定。

完成計劃（預計召開會議的日期；會議預計召開幾天；打算在什麼地方召開會議；會議形式或程序是什麼；需要多大的場地；將有多少人到會；會議預算是多少；打算選用什麼級別的酒店和設施；打算選用最高級的房間標準是什麼；誰來製作會議邀請函；會議是否需要向與會者打印相關資料和會議禮品；會議的發言人有哪些；會議需要什麼樣的視聽設備；需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；與會者是否可以攜帶家屬；如何為與會者安排一些特別活動；如何為與會者及其家屬安排一些特別活動；會議的整體流程安排；會後旅遊安排；會議代表的返程等等）

報批計劃（在完成會議整體計劃以後，提交上級主管部門審批，等待通過時候同時運作會議相關事宜，這樣在會議計劃通過以後馬上就可以投入運作）